Documents
Stockez des fichiers chez les clients et gérez des documents tels que contrats, permis et pièces jointes
Dernière mise à jour le
Avec la gestion des documents, vous conservez des fichiers chez un client, comme des polices d'assurance, des cartes d'identité, des contrats, des permis et d'autres pièces jointes. Les fichiers qui n'appartiennent encore à personne restent dans la liste centrale des documents jusqu'à ce que vous les reliez à un client. Commencez par Documents d'un client ou par La liste centrale des documents.
Bon à savoir
- Un fichier peut peser 250 Mo au maximum.
- Vous pouvez téléverser des PDF, des documents Word, des messages Outlook (.msg), des fichiers Excel, PowerPoint, des images (JPEG, PNG, GIF) et des fichiers texte.
- Tillor convertit les images en PDF après le téléversement. Les autres types de fichiers restent tels quels, avec un aperçu PDF à côté.
- Lorsqu'un document est supprimé, vous recevez une copie en pièce jointe sur votre adresse e-mail, si le fichier a pu être sauvegardé.
- Un PDF lié à une demande de signature, ainsi que le PDF signé, peuvent être archivés mais pas supprimés.
- Un document archivé est conservé, mais ne figure plus parmi les documents actifs.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Un document se trouve à un seul endroit : soit dans la liste centrale, soit chez un client. Si vous le reliez à un client, il disparaît de la liste centrale. Les PDF signés et les mandats signés rejoignent automatiquement les documents du client.
Documents d'un client
Consulter les documents
- Allez dans ClientsAperçu et ouvrez la fiche du client.
- Cliquez sur l'onglet Documents.
- Vous voyez les documents de ce client, répartis entre Actif et Archivé.
- Cliquez sur un document (ou sur l'œil) pour le voir à droite dans l'Aperçu. L'icône de téléchargement l'enregistre.
Modifier, déplacer ou archiver un document
Le menu … à côté d'un document contient Modifier, Déplacer vers un client, Télécharger, Archiver (ou Désarchiver) et Supprimer.
Supprimer un document
Avant de commencer : un document lié à une demande de signature ne peut pas être supprimé. Archivez-le alors.
Choisissez Supprimer
Choisissez Supprimer dans le menu … à côté du document.
Confirmez
Confirmez dans la boîte de dialogue avec Supprimer, ou annulez avec Annuler. La suppression ne peut pas être annulée.
Après la suppression, vous recevez sur l'adresse e-mail de votre compte un message avec le document supprimé en pièce jointe, de sorte que vous avez généralement une copie sous la main.
Faire signer un document
Sous les documents d'un client se trouvent les Demandes de signature. Avec Demander des signatures, vous faites signer un PDF en ligne par le client, une personne de contact, un collègue ou un tiers. Le PDF signé arrive dans les documents sous [titre] (signé), avec le type Accord signé si le PDF d'origine n'avait pas de type. Voir Signatures.
La liste centrale des documents
Outre les documents des clients, Tillor a une liste centrale. Y apparaissent les fichiers qui ne sont pas encore reliés à un client, par exemple des documents reçus par e-mail. Allez dans AdministrationDocuments.
Téléverser un document
Glissez un fichier vers la zone de téléversement, ou cliquez sur Sélectionner un fichier. Le fichier est enregistré automatiquement et apparaît comme nouvel élément dans la liste.
Relier un document à un client
Chaque document de la liste centrale a un formulaire de modification et un panneau d'aperçu.
Trouvez le document
Allez dans AdministrationDocuments et faites défiler jusqu'au document.
Remplissez les champs
- Nom du Document : le nom du document.
- Assigner au Client : le client auquel appartient ce document (facultatif).
- Type de document : par exemple Police d'assurance, Preuve de paiement d'assurance, Carte d'identité, Mandat SEPA, Accord signé ou Autre (facultatif).
- Date d'expiration de l'assurance : la date à laquelle une assurance ou un permis expire. Ce champ n'apparaît que pour les types de documents qui peuvent avoir une date d'expiration.
- Remarques : notes libres sur le document (facultatif).
Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer les Modifications.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Le document disparaît de la liste centrale et figure dans l'onglet Documents de ce client.
- Si vous avez renseigné une Date d'expiration de l'assurance, elle apparaît comme étiquette sur le document.
Suggestions de l'IA pour les documents
Lorsque vous téléversez un PDF, Tillor analyse son contenu en arrière-plan. Si Tillor reconnaît un nom correspondant à un client de votre administration, un bouton de suggestion apparaît à côté de Assigner au Client, avec le nom du client et un pourcentage indiquant le degré de certitude de Tillor. Une suggestion peut aussi apparaître pour une date d'expiration d'assurance.
Cliquez sur le bouton pour reprendre la suggestion, ou choisissez vous-même un autre client. Une suggestion n'est toujours qu'une proposition. Cliquez sur Enregistrer les Modifications pour valider votre choix.
Un problème ?
Notions
- Type de document : le genre de document, par exemple Police d'assurance ou Carte d'identité.
- Archivé : un document conservé mais qui ne figure plus parmi les documents actifs.
- Liste centrale des documents : les fichiers qui ne sont pas encore reliés à un client.
- Demande de signature : une commande pour faire signer un PDF. Voir demande de signature.
- Client : la fiche dans Tillor à laquelle un document est rattaché. Voir client.