Scans d'identité
Créer rapidement des clients à partir d'un scan d'identité, avec durée de conservation et responsabilités
Dernière mise à jour le
Avec un lecteur d'identité, tu scannes des passeports, cartes d'identité, permis de conduire, visas et titres de séjour. Tillor reconnaît le type de document, lit les données et s'en sert pour créer rapidement un client, sans que tu aies à tout retaper. Le lecteur envoie le scan à ton organisation via le connecteur Tillor sur ton réseau local. La suite, la création d'un client, est décrite dans Créer un client à partir d'un scan.
Bon à savoir
- Un scan sans client associé est supprimé automatiquement par Tillor après 7 jours, avec les fichiers qui s'y rattachent.
- Un scan associé est conservé jusqu'à ce que tu le dissocies ou le supprimes. C'est toi qui fixes la durée de conservation.
- Créer un client à partir d'un scan nécessite au moins un prénom dans le scan.
- S'il existe déjà un client avec le même numéro de registre national, associe le scan à ce client plutôt que de créer un doublon.
- Les fichiers de scan sont stockés sous forme chiffrée. Les images de page portent un filigrane Not valid as ID. Le portrait reste sans filigrane.
- Le connecteur écoute par défaut sur le port 8765.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Un scan commence comme scan en attente. Si tu l'associes à un client ou à un contact, il reste conservé chez ce client.
Créer un client à partir d'un scan
Avant de commencer :
- Le scan doit figurer dans Tillor comme scan en attente. S'il n'y est pas, voir Un problème ? en bas de page.
- Le scan doit avoir un prénom.
Ouvre la liste des clients
Va dans ClientsAperçu et clique sur Créer un nouveau client. Tant qu'il y a des scans en attente, le bouton affiche un menu : choisis Manuel ou un scan dans la liste.
Vérifie le scan
Après avoir choisi un scan, une confirmation s'ouvre avec un aperçu du document et les données de la zone de lecture. Clique sur Créer le client.
Le même chemin fonctionne via Commencer une réservation (Nouveau client…) et via le panneau en bas à droite avec Créer un client à partir de la numérisation.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Tillor crée le client, associe le scan et renseigne si possible prénom, nom, date de naissance, adresse et autres champs.
- Tu arrives sur le nouveau profil client.
- Le scan ne figure plus dans la file d'attente et reste conservé chez le client.
- L'association figure dans l'onglet Événements du client.
Associer à un client ou un contact existant
Outre un nouveau client, tu peux aussi associer un scan à un client ou un contact existant.
Sur le profil client apparaît une carte en pointillés Associer une numérisation en attente tant qu'il y a des scans en attente appropriés. Choisis un scan avec Choisir une numérisation… et clique sur Associer à ce client.
Après l'association, Tillor complète si possible les données du client ou du contact. Comme prénom, Tillor ne reprend que la première partie du prénom, par exemple Andy pour Andy Adhemar R. Sur le scan, tous les prénoms restent visibles.
Dissocier, exporter ou supprimer un scan
Pour un scan associé, des actions sont disponibles : Télécharger, Exporter en PDF, Découpler le scan et Supprimer le scan. La suppression retire définitivement le scan et tous les fichiers chiffrés et ne peut pas être annulée.
Durée de conservation et ta responsabilité
7 jours pour les scans en attente
Les scans qui ne sont pas encore associés à un client sont supprimés automatiquement par Tillor après 7 jours (le scan et les fichiers qui s'y rattachent). Associe ou traite les scans en attente à temps via Créer un nouveau client, le panneau en bas à droite ou la carte en pointillés sur un profil client.
Pour les scans associés, une autre règle s'applique : ils sont conservés jusqu'à ce que ton organisation les dissocie ou les supprime. C'est toi qui décides si, quand et sur quelle base juridique des pièces d'identité sont scannées et combien de temps les scans associés sont nécessaires. Tillor traite les scans en tant que sous-traitant, sur ton instruction. Le respect de la législation sur la vie privée, des durées de conservation des scans associés et de la suppression en temps utile lorsque le stockage n'est plus nécessaire relève de ta responsabilité en tant que responsable du traitement.
Un problème ?
Termes
- Scan d'identité : les données lues et les images d'une seule pièce d'identité.
- Scan en attente : un scan qui n'est pas encore associé à un client et qui disparaît après 7 jours.
- Zone de lecture (MRZ) : les lignes de lettres et de chiffres en bas du document que le lecteur interprète.
- Connecteur : le petit boîtier sur ton réseau local qui transmet les scans à Tillor. Voir connecteur.
- Client : l'enregistrement dans Tillor. Voir client.