Gestion des clients
Gérez les clients et leurs données dans Tillor
Dernière mise à jour le
Un client est l'endroit dans Tillor où tout ce qui concerne une personne ou une entreprise se rassemble : données, contacts, factures, occupations, réservations, documents et accès. Vous créez un client, vous le retrouvez dans la liste et vous mettez à jour ses données sur le profil client. Commencez par Ajouter un nouveau client.
Bon à savoir
- Lors de la création, seul le Prénom est obligatoire. Vous complétez toutes les autres données plus tard sur le profil client.
- Tillor vous avertit d'un client en double possible si le prénom et le nom ensemble, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone figurent déjà chez un autre client. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone compte à partir de 4 caractères.
- Des suggestions d'adresse apparaissent à partir de 3 caractères saisis dans le champ Rue.
- Les scans de pièces d'identité sans client lié sont supprimés par Tillor après 7 jours.
- Supprimer un client supprime aussi toutes les données associées et est irréversible.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Tout ce que vous enregistrez dans Tillor est rattaché à un client. Une occupation relie le client à un terrain, et donc aussi aux compteurs de ce terrain. La consommation de ces compteurs figure sur la facture du client.
Ajouter un nouveau client
Avant de commencer :
- Un scan d'identité si vous voulez créer le client avec celui-ci. S'il n'y a pas de scan dans la file d'attente, choisissez simplement la saisie manuelle.
- Vous ne savez pas si le client existe déjà ? Cherchez-le d'abord dans la liste, voir Rechercher et filtrer des clients.
Ouvrez la liste des clients
Allez dans ClientsAperçu et cliquez en haut à droite sur Créer un nouveau client. Tant qu'il y a des scans d'identité en attente, le bouton affiche un menu avec Manuel et les scans de la file d'attente.
Choisissez comment créer le client
Choisissez Manuel. Un formulaire s'ouvre avec Prénom, Nom, Adresse e-mail et Numéro de téléphone. Renseignez ce que vous savez et cliquez sur Créer le client. Si un client aux données similaires existe peut-être déjà, un message jaune avec un lien vers ce client apparaît en bas.
Vérifiez s'il s'agit d'un client en double
Si un client avec le même nom, la même adresse e-mail ou le même numéro de téléphone existe peut-être déjà, Tillor affiche Client en double possible avec le nom et le numéro de client. Cliquez sur Utiliser ce client pour ouvrir ce client, ou sur Créer quand même si c'est bien une autre personne.
Durée de conservation et responsabilité
Tillor supprime automatiquement après 7 jours les scans sans client lié. Traitez-les à temps.
Pour les scans liés, c'est votre organisation qui détermine la durée de conservation et la base juridique. Tillor les conserve jusqu'à ce que vous les dissociiez ou les supprimiez. Le respect de la législation sur la vie privée et de durées de conservation appropriées relève de votre responsabilité en tant que responsable du traitement.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Vous arrivez sur le nouveau profil client, où vous renseignez le reste : adresse, numéro de TVA, contacts et champs personnalisés.
- Si le client a été créé à partir d'un scan, ce scan appartient au client et ne figure plus dans la file d'attente.
- La création apparaît comme première ligne de l'onglet Événements du client.
- Si vous voulez qu'une action se déclenche immédiatement pour un nouveau client, par exemple un e-mail de bienvenue, utilisez une automatisation.
Vérifier un numéro de TVA
Dans l'onglet Aperçu, dans le bloc Détails du client, vous saisissez le Numéro de TVA. Tillor vérifie le numéro auprès du registre européen VIES dès que le Pays est aussi renseigné et que le numéro est assez long.
- Si le numéro est valide, vous voyez une coche verte et une fenêtre avec le nom officiel de l'entreprise et l'adresse de VIES. Cliquez sur Appliquer l'adresse de l'entreprise pour reprendre cette adresse dans le formulaire.
- Si le numéro est invalide, vous voyez une icône rouge et un message d'erreur.
Le profil client
Lorsque vous cliquez sur un client, vous voyez le profil client. En haut figurent les données récapitulatives du client, avec en dessous les remarques épinglées. Les onglets vous mènent au reste.
| Onglet | Ce que vous y trouvez |
|---|---|
| Aperçu | Détails du client (formulaire modifiable), communication récente, factures, index des compteurs, remarques, occupations et notifications |
| Facturation | Toutes les factures de ce client, et le solde par compte |
| Contrôle d'accès | Droits d'accès et plaques d'immatriculation |
| Contacts | Contacts supplémentaires |
| Badges NFC | Badges NFC liés |
| Réservations | Toutes les réservations |
| Communication | Messages et historique de communication |
| Outlook | E-mails du client et vers le client depuis vos boîtes aux lettres Outlook. Cet onglet n'apparaît que si Outlook est connecté et que vous avez le droit de Consulter la boîte de réception |
| Événements | Chronologie des modifications, y compris la création d'un client ou d'un contact, l'attribution ou la dissociation d'une pièce d'identité, et l'avant/après pour les mises à jour du client, du contact, des paramètres de facturation et des méthodes d'accès |
| Documents | Fichiers et pièces jointes enregistrés, et les demandes de signature |
| Tâches | Tâches liées à ce client |
En un coup d'œil
Dans l'onglet Aperçu, la carte En un coup d'œil se trouve en haut à gauche. Elle n'affiche que ce qui demande de l'attention à ce moment et se replie lorsqu'il n'y a rien à montrer :
- Réservations actives et Réservations à venir, avec un bouton Voir la réservation
- Compteurs actifs avec alarmes
- Tâches ouvertes de ce client
- Scans d'identité de ce client
Vous voyez les mêmes données dans la carte d'un appel entrant. Une remarque que vous épinglez figure directement sous les détails du client en haut du profil. Voir Remarques.
Anniversaires
Si le client ou son ou sa partenaire fête son anniversaire aujourd'hui, un bloc vert Anniversaire aujourd'hui apparaît en haut du profil client, avec le nom et l'âge, et des confettis tombent sur la page. Pour le client, la date provient du champ Date de naissance. Le ou la partenaire est le contact ayant la relation Partenaire. Une date de naissance du 29 février compte le 28 février les années non bissextiles.
Modifier les détails du client
Dans l'onglet Aperçu, dans le bloc Détails du client, vous modifiez les champs. En bas du formulaire figurent Annuler et Enregistrer. Chaque modification apparaît dans l'onglet Événements, avec un aperçu Avant / après par champ, pour que vous puissiez voir précisément ce qui a été modifié.
Si votre organisation a créé des champs personnalisés pour les clients, ils apparaissent comme champs supplémentaires dans le même bloc.
Renseigner l'adresse
L'adresse se compose de Rue, N° et Boîte, suivis de Code postal, Ville et Pays.
- Si vous saisissez au moins trois caractères de la rue, Tillor propose des adresses. Choisissez-en une : la rue, le numéro, le code postal, la ville et le pays sont alors renseignés. Les suggestions proviennent d'OpenStreetMap, une base de données cartographique gratuite.
- Si vous saisissez Kerkstraat 5 dans le champ Rue, le chiffre passe dans N°. Une espace après le numéro vous amène à Boîte. Si vous collez une adresse complète, elle est également répartie. Dans les pays où le numéro précède la rue, le numéro n'est pas déplacé automatiquement.
- Si le code postal ou la ville sont déjà renseignés, Tillor vérifie l'adresse. Une coche verte avec Adresse trouvée signifie que l'adresse existe. Une icône jaune avec Orthographe suggérée montre l'orthographe usuelle. Cliquez sur Mettre à jour l'adresse pour la reprendre.
- L'adresse est conservée sur une seule ligne, par exemple sur les factures et dans les exports.
Les suggestions sont une aide, pas une obligation. Vous pouvez toujours saisir vous-même une adresse.
Rechercher et filtrer des clients
Allez dans ClientsAperçu. En haut figure une barre de recherche.
- Saisissez un nom, une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou un numéro de client.
- Les résultats sont mis à jour pendant que vous tapez, avec un court délai.
- Vous pouvez aussi filtrer par Création (plage de dates), Statut et Type.
Supprimer un client
Utilisez Supprimer le client dans le menu en haut du profil client. Tillor demande Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce client ? Si vous confirmez, toutes les données associées disparaissent aussi. Cette action est irréversible.
Scénarios courants
Un nouveau client réserve pour la première fois
- Le client téléphone ou réserve en ligne.
- Vous ajoutez le client avec Créer un nouveau client.
- Vous renseignez l'adresse et les autres données sur le profil client (onglet Aperçu > Détails du client).
- Vous créez une occupation sur le terrain souhaité, voir Occupations.
- Tillor suit automatiquement la consommation des compteurs liés. Vous la voyez sous Index des compteurs dans Aperçu.
Modifier les données d'un client
Ouvrez le profil client, modifiez l'adresse dans le formulaire et cliquez sur Enregistrer.
Un problème ?
Notions
- Client : l'enregistrement dans Tillor d'une personne ou d'une entreprise. Voir client.
- Contact : une personne supplémentaire chez un client, par exemple un ou une partenaire ou un contact d'urgence.
- Occupation : un client sur un terrain pour une période. Voir occupation.
- Réservation : une réservation pour un séjour. Voir réservation.
- Événements : la chronologie de toutes les modifications chez un client. Voir événement.
- VIES : le registre européen dans lequel Tillor vérifie un numéro de TVA.