Aperçu
Laissez Tillor agir tout seul quand quelque chose se produit, comme créer une tâche ou envoyer un rappel de paiement
Dernière mise à jour le
Avec les automatisations, vous laissez Tillor agir sans qu'un collègue ait à y penser. Vous définissez une règle : quand ceci se produit, faites cela. Quelques exemples :
- Une occupation se termine sur une caravane résidentielle, donc Tillor crée une tâche de contrôle avec des sous-tâches et l'assigne au collègue qui a mis fin à l'occupation
- Une facture est échue, donc Tillor envoie un rappel de paiement et, une semaine plus tard, crée une tâche pour appeler le client si la facture est toujours impayée
- Une nouvelle réservation arrive, donc Tillor envoie les données à votre propre système
- Chaque lundi à 08:00, Tillor crée une tâche pour le contrôle hebdomadaire
- Une nouvelle réservation arrive, donc Tillor crée un code QR pour le client et l'envoie par e-mail
Vous construisez une automatisation vous-même sur un canevas, sans code. Vous choisissez un moment de départ, ajoutez des étapes et les reliez par des lignes.
En termes simples
Une automatisation comporte trois types de blocs. Vous n'avez besoin de connaître les détails techniques que lorsqu'ils vous servent.
- Le moment de départ (déclencheur) est le « quand ». Il se passe quelque chose dans Tillor, comme la fin d'une occupation, ou c'est une certaine heure ou une certaine date. Voir Déclencheurs
- La logique est le « si ». Ici, le flux examine les données et choisit un chemin, ou attend que quelque chose se produise. Par exemple : la facture est-elle toujours impayée après une semaine ? Voir Conditions, aiguillages et délais
- Les actions sont le « alors faites ». Créer une tâche, envoyer un message, comptabiliser une facture. Voir Actions
En plus, les variables sont les données du moment lui-même, comme le nom du terrain ou du client. Vous les placez entre accolades dans un texte, et Tillor remplit la vraie valeur. Voir Variables et modèles.
Qui peut l'utiliser
Réservé aux administrateurs
Les automatisations travaillent avec tous les droits dans votre organisation. Les consulter demande l'autorisation Voir les automatisations, les construire et les modifier Gérer les automatisations. Les administrateurs avec Toutes les autorisations peuvent faire les deux. Voir Qui peut utiliser les automatisations ?.
Vous trouvez la page dans le menu latéral sous AdministrateurAutomatisations.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Chaque automatisation se compose d'étapes que vous reliez pour former un flux. Une automatisation travaille avec les tâches : elle crée des tâches, attend qu'un collègue choisisse un bouton, ou démarre dès qu'une tâche change. Voir Tâches. Chaque fois qu'une automatisation démarre, nous parlons d'une exécution. Une exécution commence au moment de départ et suit les lignes vers le bas.
| Élément | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Quand ceci se produit (déclencheur) | Le moment de départ. Un événement dans Tillor, un webhook, une action de tâche choisie, une facture échue, une date comme l'arrivée d'un client, une heure fixe ou un planning personnalisé. Un flux peut avoir plusieurs déclencheurs. Chaque déclencheur lance sa propre exécution |
| Uniquement si | Un filtre sur le déclencheur. L'automatisation ne démarre que si les données correspondent, par exemple uniquement pour les caravanes résidentielles |
| Si / sinon | Divise le flux en Oui et Non selon une ou plusieurs conditions |
| Aiguillage | Divise le flux en plusieurs branches, selon la valeur d'un champ |
| Délai et autres étapes d'attente | Font attendre le flux, jusqu'à une heure, une date, les heures d'ouverture, une condition, un événement ou une décision d'un collègue |
| Ouvert maintenant ?, Rechercher un enregistrement, Pour chaque | Vérifient si vous êtes ouvert, récupèrent un enregistrement ou exécutent les étapes suivantes pour chaque élément d'une liste |
| Actions | Font vraiment quelque chose : tâches, messages aux clients et aux collègues, factures, paiements et mandats, accès, compteurs et appareils, webhooks et requêtes API |
Les étapes avec plusieurs sorties, comme Oui et Non, Terminé et Ignoré ou Réussi et Échoué, vous permettent de choisir une suite différente selon le résultat. Pour chaque action, vous pouvez aussi activer une sortie Erreur, afin que le flux continue si l'étape échoue.
Variables
Les champs de texte d'une étape acceptent des variables entre accolades, comme {occupation.terrain.name}. Tillor y remplit le nom du terrain lié à l'événement. Vous créez ainsi des messages et des tâches différents selon le cas. Pour en savoir plus, lisez Variables et modèles.
Pour démarrer rapidement
- Allez dans Administrateur > Automatisations et cliquez sur Nouvelle automatisation
- Choisissez un modèle ou Partir de zéro
- Réglez le déclencheur et les étapes et cliquez sur Enregistrer
- Essayez le flux dans l'onglet Exécution de test. Rien n'est alors réellement envoyé ni créé
- Activez Actif quand vous êtes satisfait
La nouvelle automatisation est en pause tant que vous ne l'activez pas vous-même. Une explication pas à pas se trouve sous Premiers pas.
Bon à savoir
- Une nouvelle automatisation est en pause tant que vous ne l'activez pas vous-même
- Une automatisation compte au maximum 100 étapes. Les remarques et les cadres sur le canevas comptent à part, 50 au maximum
- Un Aiguillage a au maximum 8 branches, et Demander une décision au maximum 8 options
- Les plannings et les dates sont vérifiés chaque minute. Un événement démarre immédiatement
- Les modifications peuvent prendre une demi-minute avant de s'appliquer partout
- Une exécution échouée est envoyée par e-mail à la personne qui a créé l'automatisation, au maximum une fois par heure
- L'onglet Exécutions affiche les 20 dernières exécutions
- Un flux ne peut pas se lancer lui-même ni lancer un autre flux via ce qu'il crée lui-même
Les automatisations agissent pour de vrai
Une automatisation activée envoie de vrais rappels et crée de vraies tâches. Utilisez l'onglet Exécution de test et regardez les premières exécutions dans l'onglet Exécutions avant d'être certain que tout est correct.
Éléments
Premiers pas
L'aperçu, les modèles et l'éditeur, et comment enregistrer et activer une automatisation
Déclencheurs
Événements, dates, factures échues et plannings, plus les filtres et le démarrage unique
Conditions, aiguillages et délais
Diviser le flux et le faire attendre, rechercher des enregistrements, parcourir des listes et demander une décision
Actions
Tout ce qu'une automatisation peut faire, avec tous les champs
Variables et modèles
Utiliser les données de l'événement dans vos textes
Qui exécute une automatisation ?
Pourquoi les tâches et les remarques d'une automatisation sont au nom d'un utilisateur système fixe
Tests et exécutions
Faire une exécution de test et revoir les exécutions réelles
Problèmes et activation
Pourquoi une automatisation ne peut pas être activée et ce que signifient les messages
Exemple : contrôle d'une caravane de location
Construire un flux complet pas à pas
Questions fréquentes
Limites, explications sur la mise en pause et que faire quand il ne se passe rien
Pour les développeurs
La requête API, l'enveloppe du webhook, la signature et la gestion via l'API
Termes
- Automatisation : une règle du type « quand ceci se produit, faites cela », construite sous forme de flux
- Flux : le canevas d'une automatisation, avec ses étapes et ses lignes
- Déclencheur : le moment de départ d'un flux
- Exécution : une fois où une automatisation démarre et parcourt le flux
- Action : une étape qui fait vraiment quelque chose, comme créer une tâche
- Variable : une donnée du moment, entre accolades dans un texte
- Exécution de test : un essai où rien n'est réellement envoyé ni créé
- Flux de travail : l'utilisateur au nom duquel travaille une automatisation
Vous trouverez d'autres termes dans le glossaire.