Premiers pas
L'aperçu, les modèles et l'éditeur, et comment enregistrer et activer une automatisation
Dernière mise à jour le
Sur cette page, vous construisez votre première automatisation et vous découvrez l'éditeur, l'écran où vous dessinez vos flux. Vous avez besoin de l'autorisation Gérer les automatisations, ou de Toutes les autorisations. Voir l'Aperçu pour le contexte.
L'aperçu
Allez dans Administrateur > Automatisations. Vous voyez une liste avec une ligne par automatisation :
- le nom et une étiquette telle que 2 problèmes s'il reste quelque chose à corriger dans le flux (voir Problèmes et activation)
- la description
- le déclencheur choisi, le nombre d'étapes et la personne qui a créé l'automatisation (par)
- une série de petites barres avec les dernières exécutions, accompagnée de l'heure de la dernière exécution ou de Pas encore exécutée. Une barre rouge est une exécution échouée
- un interrupteur pour activer ou désactiver l'automatisation, et un menu à trois points
En haut de la liste, vous filtrez avec Toutes, Activées et En pause. Si une automatisation a des problèmes, un filtre Problèmes s'ajoute. Avec Rechercher des automatisations, vous cherchez par nom ou description.
Cliquez sur le nom pour ouvrir l'éditeur. Avec l'interrupteur, vous activez ou désactivez une automatisation. L'activation est impossible tant qu'il y a des problèmes. Le menu Actions de l'automatisation propose deux choix :
| Choix | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Dupliquer | Crée une copie nommée [nom] (copie). La copie est en pause |
| Supprimer | Supprime l'automatisation et l'historique des exécutions. Tillor demande d'abord une confirmation |
Les exécutions qui attendent à ce moment-là dans un délai s'arrêtent si vous supprimez l'automatisation.
Créer une nouvelle automatisation
Cliquez sur Nouvelle automatisation. Une galerie s'ouvre avec six points de départ. Vous pouvez ensuite modifier chaque étape.
| Point de départ | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Partir de zéro | Un flux vide avec uniquement un déclencheur |
| Contrôler le terrain après le départ | Crée une tâche de contrôle pour le terrain lorsqu'une occupation se termine, avec une priorité élevée et attribuée à la personne qui a arrêté l'occupation |
| Suivre les factures impayées | Attend la fin de la date d'échéance, envoie un rappel de paiement et, une semaine plus tard, crée une tâche pour appeler le client si la facture est toujours ouverte |
| Envoyer les réservations vers un autre système | Envoie pour chaque nouvelle réservation une charge utile propre à votre point de terminaison webhook et crée une tâche si l'envoi échoue |
| Vérifier un compteur qui ne compte plus | Crée une tâche pour la réception lorsqu'un compteur reste à l'arrêt alors que le terrain a été utilisé, avec des sous-tâches pour la vérification sur place |
| Appeler la Tillor API | Ajoute un commentaire à chaque nouvelle tâche via la Tillor API |
Dès que vous choisissez, Tillor crée l'automatisation et ouvre l'éditeur. L'automatisation est en pause jusqu'à ce que vous l'activiez.
L'éditeur
L'éditeur occupe tout l'écran et comporte trois parties : à gauche la liste des étapes, au milieu le canevas et à droite le panneau. Le nom de l'automatisation figure en haut dans le fil d'Ariane et vous pouvez le modifier directement à cet endroit.
Survolez les repères ℹ pour une courte explication de chaque partie.
Liste des étapes (à gauche). Recherchez une étape avec Rechercher des étapes. En haut se trouve le groupe Outils avec Commentaire et Cadre (voir Commentaires et cadres). En dessous figurent les étapes en six groupes, avec Documents au milieu :
- Logique : le déclencheur Quand ceci se produit et les conditions, attentes, recherches et parcours, comme Si / sinon, Aiguillage, Délai, Ouvert maintenant ?, Rechercher un enregistrement, Pour chaque et Demander une décision. Voir Conditions, aiguillages et délais
- Tâches : créer, rechercher et mettre à jour des tâches
- Documents : rechercher et mettre à jour des documents
- Clients et messages : messages aux clients et aux collègues, commentaires, la boîte de réception, les clients et les réservations
- Factures et paiements : factures, liens de paiement, mandats et consommation
- Accès et appareils : moyens d'accès, barrières, électricité, tags NFC et tablettes
- Intégrations : Envoyer un webhook et Requête API
Ce que fait chaque action est décrit sous Actions. En bas se trouve Demander une étape si une étape vous manque.
Canevas (au milieu). Vous y voyez le flux. En haut se trouve le déclencheur, en dessous les étapes avec des lignes entre elles. En bas à gauche, vous zoomez avant et arrière.
Panneau (à droite). En haut se trouvent l'interrupteur Actif, en cas de problèmes un bouton tel que 1 problème, un bouton Réorganiser qui range les étapes proprement les unes sous les autres (les commentaires restent où ils sont) et un bouton Masquer le panneau. Si vous masquez le panneau, Afficher le panneau le fait réapparaître. En dessous, vous choisissez un onglet :
| Onglet | Ce que vous y faites |
|---|---|
| Configurer | Modifier l'étape sélectionnée. Si vous ne sélectionnez rien, vous pouvez saisir une Description pour l'automatisation |
| Exécution de test | Essayer le flux, voir Tests et exécutions |
| Exécutions | Revoir ce qu'ont fait les exécutions réelles |
| Historique | Consulter et restaurer les versions enregistrées précédentes, voir Versions précédentes |
Si vous avez fait des modifications, Modifications non enregistrées apparaît en bas du panneau avec les boutons Annuler les modifications et Enregistrer. Annuler les modifications remet le flux dans sa dernière version enregistrée. Si le panneau est masqué, ces boutons se trouvent en haut à droite du canevas.
Tant que vous n'avez sélectionné aucune étape, la personne qui a créé l'automatisation est indiquée sous la description. Les exécutions échouées lui sont envoyées par e-mail, au maximum une fois par heure et par automatisation.
Sur un téléphone, le panneau est d'abord masqué afin que le canevas occupe tout l'écran. Touchez une étape ou Afficher le panneau pour l'ouvrir.
Ajouter et relier des étapes
Il y a quatre façons d'ajouter une étape :
- Cliquez sur une étape dans la liste à gauche. Elle apparaît au milieu du canevas
- Faites glisser une étape de la liste vers le canevas
- Cliquez sur le petit plus sous une sortie qui ne mène encore nulle part (Ajouter une étape après "[sortie]") et choisissez une étape. La nouvelle étape est reliée immédiatement
- Faites glisser une étape sur une ligne. Elle se place alors entre les deux étapes (Insérer une étape ici)
Pour relier des étapes entre elles, faites glisser depuis la sortie sous une étape vers une autre étape. Les règles suivantes s'appliquent :
- Chaque sortie mène à une seule étape. Si vous reliez à nouveau une sortie, la nouvelle ligne remplace l'ancienne
- Une ligne qui formerait une boucle est refusée. S'il y a quand même une boucle, vous ne pouvez pas activer l'automatisation. Une exécution s'arrête dès qu'elle devrait refaire une étape
- Une étape sans ligne entrante n'est jamais exécutée. Tillor le signale comme un problème (Non connectée, cette étape ne s'exécute donc jamais.)
- Vous pouvez modifier un déclencheur, le dupliquer et en ajouter d'autres depuis la liste à gauche. Vous ne pouvez pas supprimer le dernier déclencheur. Un déclencheur n'a pas sa place sur une ligne : il lance sa propre exécution
Donnez un nom propre à une étape dans le champ Nom de l'étape. Cela aide quand votre flux grandit. Avec les boutons Dupliquer l'étape et Supprimer l'étape en haut du panneau, vous copiez ou supprimez l'étape sélectionnée.
Commentaires et cadres
Avec un commentaire, vous expliquez sur le canevas ce que fait une partie du flux, par exemple pourquoi une condition s'y trouve. Un Cadre est une ligne en pointillés avec un nom que vous placez autour d'un groupe d'étapes.
- Dans le groupe Outils, cliquez sur Commentaire ou Cadre et saisissez votre texte
- Faites glisser le commentaire ou le cadre vers les étapes qu'ils expliquent. Sélectionnez-les pour les agrandir ou les réduire avec les coins
- Supprimez un commentaire avec Supprimer le commentaire ou un cadre avec Supprimer le cadre, ou sélectionnez-les et appuyez sur Suppr
- Les commentaires et cadres ne sont jamais exécutés et ne comptent pas dans les problèmes. Vous pouvez en placer au maximum 50 au total. Ils sont conservés avec Enregistrer, comme les étapes, et Ctrl/Cmd + Z annule une modification
Versions précédentes
Chaque fois que vous enregistrez une modification, Tillor conserve la version précédente. Dans l'onglet Historique, vous voyez les versions avec ce qui a changé, par exemple 1 étape ajoutée ou Disposition ou connexions modifiées, et par qui ou par quoi la modification est venue (par exemple Via l’API). Avec Restaurer, vous placez une version sur le canevas. Cela compte comme une modification non enregistrée : enregistrez pour conserver la version, ou annulez.
Raccourcis clavier
| Touche | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Ctrl/Cmd + S | Enregistrer |
| Ctrl/Cmd + Z | Annuler |
| Ctrl/Cmd + Shift + Z ou Ctrl/Cmd + Y | Rétablir |
| Ctrl/Cmd + C, Ctrl/Cmd + V | Copier et coller les étapes sélectionnées |
| Ctrl/Cmd + D | Dupliquer les étapes sélectionnées |
| Ctrl/Cmd + A | Tout sélectionner |
| Suppr ou Retour arrière | Supprimer les étapes ou lignes sélectionnées |
| Échap | Désélectionner |
Enregistrer et activer
Tillor n'enregistre pas automatiquement. Cliquez sur Enregistrer (ou appuyez sur Ctrl/Cmd + S) pour conserver vos modifications. Le bouton est actif dès que quelque chose a été modifié et que le nom n'est pas vide.
Si l'automatisation est activée, vous ne pouvez enregistrer que s'il n'y a plus de problèmes. Un flux en cours doit toujours rester valide. Corrigez les problèmes, ou mettez d'abord l'automatisation en pause.
Avec l'interrupteur Actif, vous activez l'automatisation. Cela enregistre aussi le flux immédiatement. L'interrupteur ne fonctionne pas tant qu'il y a des problèmes, avec l'explication Corrigez d'abord les problèmes en cours. Ensuite, l'automatisation démarre à chaque événement correspondant. Il peut falloir une demi-minute pour qu'une modification prenne effet partout.
Si vous modifiez plus tard un flux activé, ces modifications ne valent que pour les nouvelles exécutions. Les exécutions déjà en cours ou en attente dans un délai se terminent avec le flux tel qu'il était à leur démarrage.
Votre première automatisation : une tâche après le départ
Cet exemple crée une tâche lorsqu'une occupation se termine.
- Cliquez sur Nouvelle automatisation et choisissez Contrôler le terrain après le départ
- Cliquez sur le déclencheur. Sous Événement figure
occupation:ended - Cliquez sur l'étape Créer une tâche. Modifiez le Titre, la Description et la Priorité, ou choisissez sous Ajouter au tableau un tableau et une Colonne
- Ouvrez l'onglet Exécution de test et cliquez sur Lancer le test. Vous voyez quelles étapes le flux parcourrait
- Cliquez sur Enregistrer et activez Actif
- Terminez une occupation et consultez dans l'onglet Exécutions ce qui s'est passé
Demander une étape ou un événement
Il vous manque un déclencheur, une condition ou une action ? Cliquez sur Demander une étape sous la liste des étapes. Dans la liste des événements du déclencheur figure aussi un lien Il manque un événement ? Demandez-le.
- Sous De quoi avez-vous besoin ?, choisissez entre Un déclencheur ou un événement, Une condition ou un filtre, Une action ou Autre chose
- Sous Que doit-elle faire ?, décrivez ce que vous voulez automatiser. Écrivez au moins 10 caractères, au plus 1000
- Cliquez sur Envoyer la demande
Votre demande part à l'équipe Tillor, avec votre nom et le nom de votre organisation. Vous recevez une notification indiquant que la demande a été envoyée.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Une nouvelle automatisation est en pause. Rien ne se passe tant que vous n'activez pas Actif.
- Après l'activation, l'automatisation démarre à chaque événement correspondant. Il peut falloir une demi-minute pour qu'une modification prenne effet partout.
- Chaque démarrage est une exécution. Vous les voyez dans l'onglet Exécutions, avec le statut Terminée, En attente, Échouée ou Annulée.
- Si une exécution échoue, la personne qui a créé l'automatisation reçoit un e-mail, au maximum un par heure et par automatisation.
- Si vous modifiez un flux en cours, les modifications ne valent que pour les nouvelles exécutions. Ce qui est déjà en cours ou en attente se termine avec l'ancien flux.
- Les tâches et commentaires créés par l'automatisation sont au nom de Flux de travail. Voir Qui exécute une automatisation ?.