Déclencheurs

Le déclencheur est le point de départ d'une automatisation : le « quand ». Il se trouve tout en haut de chaque flux, sous le nom Quand ceci se produit. Un exemple : démarrer quand une occupation se termine. Il détermine aussi les données que les étapes suivantes peuvent utiliser. Un flux peut avoir plusieurs déclencheurs. Chaque déclencheur lance sa propre exécution, avec son propre filtre. Vous en ajoutez un depuis la liste à gauche. Vous ne pouvez pas supprimer le dernier déclencheur.

Ce qui lance l'automatisationCopier le lien vers cette section

Avec Démarrer par, vous choisissez l'un des sept points de départ.

Vous choisissez donc d'abord le type de point de départ, puis les détails. Si vous choisissez un autre point de départ, les filtres de Uniquement si sont vidés. Ils avaient été écrits pour le choix précédent et ne conviennent plus.

Quand quelque chose se passeCopier le lien vers cette section

Choisissez dans Événement ce qui doit lancer l'automatisation. Cliquez sur le champ et tapez pour chercher, par exemple occupation ou invoice. Les événements sont écrits dans la notation de Tillor, comme occupation:ended : d'abord de quoi il s'agit, puis ce qui s'est passé.

Voici les événements dont vous avez le plus souvent besoin :

C'est la même liste que celle des webhooks. Vous pouvez donc utiliser tout événement pour lequel Tillor peut envoyer un webhook. Quelques événements extrêmement fréquents, comme l'état physique des barrières, la saisie dans la boîte de réception, les journaux de contrôleur et la présence de véhicules, ne figurent pas dans la liste.

Quelles données vous recevezCopier le lien vers cette section

La plupart des événements s'accompagnent d'un enregistrement, comme une occupation, une facture ou une tâche. Cet enregistrement, ainsi que ceux auxquels il renvoie, sont ensuite disponibles comme variables dans les étapes. Avec occupation:ended, vous pouvez par exemple utiliser :

• {occupation.terrain.name} pour le nom de l'emplacement
• {occupation.customer.firstName} pour le prénom du client
• {occupation.reservation.displayId} pour le numéro de la réservation. Toutes les occupations n'ont pas de réservation : dans ce cas, la valeur reste vide

Il y a aussi toujours {triggeredBy.name} et {triggeredBy.id} : le collègue qui a provoqué l'événement. Si l'événement a été provoqué par le système, par exemple par une synchronisation bancaire, ces champs sont vides.

Sous les paramètres du déclencheur se trouve Données fournies par cet événement. Vous y voyez précisément quelles variables vous pouvez utiliser. Pour un événement dont les données ne sont pas décrites, Tillor indique qu'il n'y a rien à choisir. Les variables que vous tapez vous-même fonctionnent alors toujours. Voir Variables et modèles.

Une action de tâche est choisieCopier le lien vers cette section

Certaines tâches ont des boutons de choix au lieu d'une case à cocher, par exemple issus de Demander une décision. Un bouton peut être lié à une automatisation. Avec ce déclencheur, cette automatisation démarre dès que quelqu'un choisit ce bouton. Voir aussi Tâches avec boutons de choix.

Lier un bouton à une automatisation ne se fait pas dans l'éditeur de flux. Si vous en avez besoin, demandez-le à votre administrateur Tillor ou au support.

Les étapes reçoivent les données de la tâche, par exemple {task.name} et {task.id}, ainsi que {action.label} (le nom du bouton choisi) et {note} (la note saisie par le collègue, si le bouton la demandait). Sous Données fournies par cet événement, vous voyez la liste complète.

Facture échueCopier le lien vers cette section

Ce déclencheur démarre pour chaque facture qui :

• est comptabilisée (les brouillons et les factures annulées ne comptent pas)
• n'est pas une note de crédit
• a encore un montant ouvert
• a une date d'échéance antérieure à aujourd'hui

Pour chacune de ces factures, une exécution propre démarre. Les données de la facture et du client sont disponibles sous la forme {invoice.…}, par exemple {invoice.displayId}, {invoice.amountOutstanding} et {invoice.customer.firstName}.

Si vous désactivez Exécuter une fois par enregistrement, l'automatisation démarre au plus une fois par jour pour la même facture tant qu'elle est échue. Si vous le laissez activé, elle démarre exactement une fois pour chaque facture. C'est généralement ce que vous voulez pour un rappel.

Avec À relancer, vous choisissez depuis combien de temps la facture doit être ouverte, selon la même règle que dans la liste des factures. Activez Ignorer les clients exclus des relances automatiques pour ignorer les clients qui l'ont indiqué dans leurs paramètres de facturation. Une facture qui a elle-même été retirée des rappels automatiques ne lance pas non plus le flux.

Webhook entrantCopier le lien vers cette section

Un webhook est un message qu'un autre système envoie à une adresse. Avec ce déclencheur, ce système lance l'automatisation, par exemple votre site web, un formulaire ou une plateforme de réservation. Chaque automatisation reçoit sa propre adresse secrète.

1. Choisissez Webhook entrant dans Démarrer par
2. Enregistrez l'automatisation. L'URL apparaît dans Adresse
3. Cliquez sur Copier et saisissez l'adresse dans l'autre système
4. Activez l'automatisation

L'autre système envoie un POST avec du JSON à cette adresse. Le contenu est ensuite disponible sous la forme {body.…}, par exemple {body.email} ou {body.reservering.nummer}, et les paramètres de l'URL sous la forme {query.…}. Avec Uniquement si, vous pouvez aussi filtrer sur ces champs.

Voici le reste du fonctionnement :

• L'adresse est le secret. Quiconque la connaît peut lancer l'automatisation. Ne la partagez donc qu'avec le système qui en a besoin
• Si l'adresse fuite, cliquez sur Nouvelle adresse et enregistrez. L'ancienne adresse ne fonctionne alors plus
• Une automatisation désactivée ou une mauvaise adresse renvoie une erreur 404
• Le contenu ne doit pas dépasser 100 Ko
• Chaque appel lance une exécution par déclencheur webhook du flux. L'adresse appartient au premier déclencheur webhook. Nouvelle adresse sur ce déclencheur la remplace
• Aucun enregistrement n'y est lié, donc Exécuter une fois par enregistrement n'a aucun effet

Ignorer les répétitionsCopier le lien vers cette section

Si l'autre système envoie parfois deux fois le même appel, Ignorer les répétitions évite que le flux démarre deux fois. Tillor mémorise une clé de l'appel. Si la même clé revient, rien ne démarre.

Avec Mémoriser la clé pendant, vous choisissez combien de temps la clé reste valable, en heures, jours ou semaines. Passé ce délai, la même clé lance de nouveau le flux. Avec 0, la clé reste valable jusqu'à la suppression de l'automatisation. Un appel sans l'en-tête choisi ou sans le champ choisi est refusé.

Une date est atteinteCopier le lien vers cette section

Ce déclencheur démarre à la date d'un enregistrement. Avec Date, vous choisissez n'importe quel champ de date d'un enregistrement que Tillor envoie aussi avec les événements, écrit sous la forme enregistrement et champ. Quelques exemples :

Par défaut, le déclencheur démarre une seule fois, à la date elle-même. Activez Répéter chaque année pour ne tenir compte que du jour et du mois : le flux démarre alors chaque année, comme à l'anniversaire avec contact.birthday. Un 29 février tombe le 28 février les autres années.

Vous pouvez aussi choisir des données enregistrées comme champs supplémentaires d'un enregistrement. document.userMetadata.insuranceExpiryDate est la date d'échéance d'un document, comme une preuve de paiement de l'assurance. Une telle date sans heure compte comme minuit (UTC, le temps universel). Avec Uniquement si, vous limitez alors le déclencheur à un type, par exemple document.userMetadata.documentType est INSURANCE_PAYMENT_PROOF, et aux documents actifs avec document.status est ACTIVE.

Avec Durée et Avant ou après, vous décalez le moment. 1 jour et Avant avec reservation.checkIn lancent le flux un jour avant l'arrivée. Avec 0, il démarre à la date elle-même. Une date sans heure compte comme minuit.

Avec Heure, vous choisissez à quel moment de la journée le flux démarre. L'heure de la date utilise le moment indiqué dans le champ, comme l'heure d'arrivée d'une réservation. Heure fixe de la journée démarre le jour de la date à l'heure et à la minute que vous choisissez, dans le fuseau horaire de votre organisation. Ainsi, contact.birthday avec Répéter chaque année démarre chaque année à 09:00 le jour de l'anniversaire. Durée compte alors à partir de cette heure : 1 jour et Avant démarrent la veille à 09:00, même si l'horloge change cette nuit-là.

Pour chaque enregistrement, une exécution propre démarre, avec les données de cet enregistrement comme variables, par exemple {reservation.displayId} et {reservation.customer.firstName}. Avec Uniquement si, vous le limitez, par exemple aux seules réservations au statut comptabilisé.

Voici le reste du fonctionnement :

• Par enregistrement et par moment, le flux démarre une seule fois. Si la date est reportée, par exemple parce qu'un client arrive plus tard, il démarre de nouveau au nouveau moment
• Si le moment était déjà passé quand vous avez enregistré ou activé l'automatisation, elle ne démarre plus pour celui-ci
• Tillor rattrape encore les moments manqués, par exemple pendant une maintenance, jusqu'à une heure plus tard

Chaque jour à une heureCopier le lien vers cette section

Choisissez une heure (de 0 à 23) dans Heure et une minute de 0 à 59 dans Minute. L'heure est celle du fuseau horaire de votre organisation.

Les étapes reçoivent {now} : le moment où l'exécution a démarré.

Selon une expression cronCopier le lien vers cette section

Choisissez un rythme, comme tous les jours, tous les lundis à 08:00, ou les lundis impairs (les 1er, 3e et 5e). Avec Personnalisé, vous réglez l'intervalle, les jours de la semaine et l'heure, à la minute près. Avec Expression cron, vous écrivez vous-même le planning.

Une expression cron est une notation courte pour une heure répétée. Elle comporte cinq parties séparées par une espace : minute, heure, jour du mois, mois et jour de la semaine.

Dans chaque partie, vous pouvez utiliser un nombre, une liste avec des virgules (8,17), une plage (1-5), un pas (*/15) ou une étoile (*, toutes les valeurs). Les jours de la semaine 0 et 7 sont tous deux le dimanche. 1#2 est le deuxième lundi, 1L le dernier. Un sixième champ W2:2026-10-05 répète toutes les deux semaines, comptées à partir de cette semaine. Les noms comme MON ou JAN ne fonctionnent pas. Si vous renseignez à la fois un jour du mois et un jour de la semaine, l'automatisation démarre sur l'un ou l'autre.

Si l'expression n'est pas valide, Tillor le signale sur le déclencheur. Les heures s'appliquent dans le fuseau horaire de votre organisation.

À quelle heure démarre exactement un planningCopier le lien vers cette section

Par minute, un planning démarre au plus une fois. Une vérification qui ne s'exécute que la minute suivante ne rattrape pas la minute précédente.

Les événements démarrent immédiatement, sans ce délai.

Uniquement siCopier le lien vers cette section

Avec Uniquement si, l'automatisation ne démarre que si les données correspondent. Vous démarrez ainsi, par exemple, uniquement pour les mobil-homes, ou uniquement pour les factures supérieures à un montant. Laissez vide pour démarrer à chaque événement de ce type.

1. Cliquez sur Ajouter une condition
2. Choisissez le champ avec le bouton Variable (ou tapez le chemin, par exemple invoice.status)
3. Choisissez comment comparer
4. Saisissez la valeur. Pour les champs à choix fixe, comme un statut, un type d'emplacement ou un collègue, vous choisissez dans une liste

Vous pouvez utiliser les comparaisons suivantes :

Les majuscules n'ont pas d'importance. Les nombres sont comparés comme des nombres, donc 10 est supérieur à 9.

Si vous avez plus d'une condition, vous choisissez comment elles fonctionnent ensemble : Toutes doivent correspondre ou Au moins une doit correspondre.

Exécuter une fois par enregistrementCopier le lien vers cette section

Avec Exécuter une fois par enregistrement, l'automatisation démarre au plus une fois par facture, réservation ou autre enregistrement, quel que soit le nombre de fois que l'événement se produit pour lui.

C'est surtout utile pour les événements qui reviennent souvent, comme invoice:updated : une facture est modifiée des dizaines de fois, mais vous ne voulez envoyer qu'un seul rappel. Tillor retient, par enregistrement, que l'automatisation a déjà démarré. Cette mémoire disparaît si vous supprimez l'automatisation.

Cela ne fonctionne que pour les événements auxquels un enregistrement est lié, ainsi que pour Facture échue et Une date est atteinte. Avec Une date est atteinte, cela signifie : même si la date est reportée ensuite, le flux ne redémarre pas. Avec un planning comme Chaque jour à une heure, cela n'a aucun effet.

Que se passe-t-il ensuite ?Copier le lien vers cette section

• Chaque fois que le point de départ se produit et que le filtre correspond, une exécution démarre avec les données de ce moment comme variables.
• Un événement démarre immédiatement. Une date, une heure ou un planning démarre dans la minute où c'est son tour.
• Si le filtre ne correspond pas, rien ne démarre et il n'y a aucune trace dans l'onglet Exécutions.

Un problème ?Copier le lien vers cette section

Pour aller plus loinCopier le lien vers cette section