Détails d'une tâche

Dans la fenêtre de détail d'une tâche, vous enregistrez tout : qui s'en occupe, pour quand elle doit être terminée, combien de temps elle représente et à quoi elle est liée. Cliquez sur une tâche pour ouvrir la fenêtre. À gauche se trouvent le nom, la description et des éléments comme les sous-tâches et les commentaires. À droite se trouvent les propriétés comme le statut, la priorité et l'échéance. Les modifications d'une tâche existante sont enregistrées immédiatement. Vous n'enregistrez vous-même que la description, avec Enregistrer.

Vous pouvez aussi ouvrir une tâche directement avec un lien. Copiez-le via le menu à trois points en haut à droite de la fenêtre, voir Le menu de la tâche.

Créer une tâcheCopier le lien vers cette section

Vous créez des tâches à différents endroits : en haut d'une colonne d'un tableau (Nouvelle tâche), dans la carte Tâches pour vous du tableau de bord, sur la page d'un client, ou depuis une conversation, une facture ou un autre élément, voir Tâches sur d'autres pages.

1. Cliquez sur Nouvelle tâche
2. Saisissez un Nom. Le reste est facultatif
3. Ajoutez éventuellement des sous-tâches avec Ajouter une sous-tâche : saisissez un nom et appuyez sur Entrée. Vous pouvez en ajouter jusqu'à 50
4. Cliquez sur Créer, ou appuyez sur Cmd ou Ctrl avec Entrée

En haut de la fenêtre se trouve la vue dans laquelle la tâche sera placée. Si vous créez la tâche depuis une colonne d'un tableau, elle reçoit automatiquement cette vue et cette colonne. Vous pouvez en choisir une autre ou retirer la vue.

Vous êtes indiqué vous-même comme personne assignée. Si vous vous retirez et ne choisissez personne, la tâche n'a aucune personne assignée. Vous ajoutez les blocages et le temps passé une fois la tâche créée.

PropriétésCopier le lien vers cette section

• Statut et Priorité : voir l'aperçu
• Assigné à : un ou plusieurs collègues ou groupes. Cherchez avec Rechercher des personnes ou des groupes.... Si vous assignez un groupe, la tâche concerne tous ceux qui font partie du groupe à ce moment-là
• Clients : liez un ou plusieurs clients avec Ajouter un client
• Labels : voir Labels. Vous créez directement un label manquant en saisissant son nom et en choisissant Créer [nom]
• Date d'échéance : la date limite, avec l'heure. Si l'échéance est dépassée, le temps relatif devient rouge
• Rappel : une date et une heure auxquelles vous souhaitez une notification, éventuellement récurrente
• Notifications : dès qu'un rappel ou une échéance est défini, vous choisissez si vous voulez un E-mail et/ou une Notification push. Les deux sont activés par défaut
• Créée par : la personne qui a créé la tâche
• Champs personnalisés : des champs que votre organisation a elle-même ajoutés aux tâches. Les modifications sont enregistrées immédiatement. Voir Champs personnalisés
• Vue : cliquez en haut à gauche sur le nom de la vue pour choisir dans quelles listes la tâche se trouve et dans quelle colonne. Pour une vue filtrée, vous ne choisissez qu'une colonne
• Privée : si un petit cadenas avec Privée est affiché, la tâche ne se trouve que dans des vues personnelles, voir Tâches privées

Une tâche peut aussi avoir une Description. Elle prend en charge Markdown pour la mise en forme.

Rappels récurrentsCopier le lien vers cette section

Un rappel peut se répéter jusqu'à ce que la tâche soit terminée :

1. Définissez d'abord un Rappel (date et heure)
2. Cliquez sur le champ de répétition en dessous (par défaut Ne se répète pas)
3. Choisissez Quotidien, Tous les jours ouvrés (lun – ven), Hebdomadaire, Mensuel, Annuel ou Personnalisé…

Avec Personnalisé…, vous composez votre propre planning :

• Répéter tous les : un nombre de jours, de semaines, de mois ou d'années
• Répéter le : pour un planning hebdomadaire, les jours de la semaine où le rappel peut arriver
• Se termine : Jamais, À une date ou Après un certain nombre de fois

Si un rappel tombe un jour que vous avez exclu, il passe sans notification au prochain jour autorisé. La répétition s'arrête dès que la tâche est Terminé ou que le planning se termine.

Éléments liésCopier le lien vers cette section

Sous Éléments liés, vous voyez à quoi la tâche est rattachée. Vous pouvez y lier plusieurs éléments de chaque sorte : terrains, factures, réservations, compteurs, appels téléphoniques, transactions bancaires, produits et conversations de la boîte de réception. Une tâche peut aussi être liée à un commentaire. Vous créez une tâche à propos d'une transaction bancaire depuis le menu de la transaction sous Transactions bancaires avec Créer une tâche. Vous créez une tâche à propos d'un produit, par exemple la vérification du compte du grand livre, sur la page du produit via le menu ⋯ avec Créer une tâche ; les tâches ouvertes du produit se trouvent en haut de cette page.

Vous liez un élément supplémentaire avec le petit plus à côté de Éléments liés (info-bulle Lier un élément). Cherchez un client, un terrain, un compteur, une facture, une réservation ou un produit. Si l'élément choisi appartient à un client, Tillor demande Lier aussi [client] ? :

• Lier les deux : la tâche apparaît aussi chez le client
• Seulement cet élément : le client n'est pas lié à la tâche

Avec Dissocier, vous supprimez à nouveau un lien. Les tâches liées qui sont encore ouvertes apparaissent sur la page de l'élément sous Tâches ouvertes.

Pièces jointesCopier le lien vers cette section

Sous Pièces jointes, vous ajoutez des fichiers à la tâche. Cliquez sur le petit plus, ou collez un fichier avec Cmd ou Ctrl et V n'importe où dans la fenêtre.

Sous-tâchesCopier le lien vers cette section

Une tâche peut avoir des sous-tâches, une checklist dans la fenêtre de détail. Il n'y a qu'un seul niveau : une sous-tâche ne peut pas avoir elle-même de sous-tâches.

1. Ouvrez la tâche parente, ou remplissez-les déjà pendant que vous créez une tâche
2. Sous Ajouter une sous-tâche, saisissez un nom et appuyez sur Entrée
3. Cochez une sous-tâche pour la passer à Terminé. Cochez-la à nouveau pour la remettre en arrière
4. Cliquez sur le nom pour la renommer, ou sur la corbeille pour la supprimer
5. Faites glisser une sous-tâche par la poignée pour modifier l'ordre. Avec Ajouter une description, vous donnez aussi une description à une sous-tâche

Pour une nouvelle tâche, les sous-tâches sont créées en même temps que la tâche, dans l'ordre où vous les avez saisies. Les sous-tâches n'apparaissent pas comme carte distincte dans les tableaux, les tables ou le calendrier. Sur la tâche, vous voyez un compteur comme 2/5. Si vous passez la tâche parente à Terminé, toutes les sous-tâches ouvertes sont aussi terminées. L'inverse n'est pas nécessaire : vous pouvez terminer la tâche parente alors que des sous-tâches sont encore ouvertes.

Blocages et dépendancesCopier le lien vers cette section

Parfois, une tâche ne peut démarrer ou se terminer que si une autre est terminée. Vous l'enregistrez dans la fenêtre de détail :

• Bloquée par : les tâches qui doivent d'abord être terminées. Ajoutez-les avec Ajouter une tâche bloquante
• Bloque d'autres tâches : les tâches qui attendent cette tâche. Ajoutez-les avec Ajouter une tâche bloquée

Pour chaque groupe, vous voyez combien de tâches sont encore ouvertes (par exemple 2 encore ouvertes). Cherchez des tâches avec Rechercher des tâches... et supprimez un lien avec Supprimer le lien. Sur la carte de la tâche, une ligne comme Bloquée par 1 tâche figure sous le nom. Vous pouvez filtrer sur les tâches bloquées, voir Filtrer.

Un blocage ne vous arrête pas. Si vous essayez de cocher une tâche bloquée, Tillor demande Terminer une tâche bloquée ? et ne la termine que si vous choisissez Terminer quand même.

Vous ajoutez aussi un blocage via le menu à trois points en haut à droite de la fenêtre, avec Ajouter une tâche bloquante et Ajouter une tâche bloquée.

Temps passéCopier le lien vers cette section

À côté de Temps passé dans la fenêtre de détail se trouve le total. Cliquez dessus pour enregistrer du temps.

Vous avez deux manières :

• Un chronomètre. Cliquez sur Démarrer, travaillez sur la tâche et cliquez sur le bouton d'arrêt quand vous avez terminé. Le temps est inscrit sur la tâche, secondes comprises
• Saisir après coup. Saisissez la durée, par exemple 1:30, 90 (minutes), 1u 30m ou 1.5h. Les quatre signifient une heure et demie. Ajoutez éventuellement une note sous Qu'avez-vous fait ? (facultatif) et cliquez sur Enregistrer

Le temps est enregistré au jour d'aujourd'hui. Dans la liste, vous voyez pour chaque enregistrement qui l'a fait, la date, la note et la durée. Les collègues voient les enregistrements des uns et des autres, mais vous ne pouvez supprimer que les vôtres, via la corbeille qui apparaît quand vous passez la souris sur la ligne.

Le chronomètreCopier le lien vers cette section

• Un chronomètre en cours continue de tourner si vous allez sur une autre page. Il apparaît alors sous forme de petite carte en bas à droite, avec des boutons pour mettre en pause (Mettre en pause), reprendre (Reprendre), Pointer et arrêter (Terminer). Cliquez sur le nom de la tâche pour y retourner
• Avec Pointer, vous enregistrez la partie écoulée jusqu'à maintenant, avec une courte note sur ce que vous faisiez, puis le chronomètre continue de tourner
• Vous ne pouvez suivre le temps que sur une seule tâche à la fois. Tant que votre chronomètre tourne, Démarrer est désactivé sur les autres tâches
• Si vous n'utilisez ni la souris ni le clavier pendant dix minutes, le chronomètre se met en pause au dernier moment où vous étiez actif
• Dans la fenêtre de la tâche, les collègues voient que vous êtes en cours (En cours) ou en pause (En pause). Ce temps ne compte dans le total qu'une fois enregistré

Commentaires et activitéCopier le lien vers cette section

En bas de la fenêtre se trouve la section Commentaires. Avec Ajouter un commentaire, vous écrivez un commentaire. Vous pouvez mentionner des collègues dans un commentaire, afin qu'ils reçoivent une notification. En dessous se trouve l'activité : une chronologie de la création et des modifications, avec, pour une modification, ce qu'il y avait avant et après.

Le menu de la tâcheCopier le lien vers cette section

En haut à droite de la fenêtre se trouve un menu à trois points.

• Ajouter une tâche bloquante et Ajouter une tâche bloquée enregistrent une dépendance
• Imprimer propose trois choix. Imprimer (A4) ouvre la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur avec un PDF de la tâche. Envoyer à l'imprimante A4 et Envoyer à l'imprimante thermique (POS) envoient la tâche à votre imprimante, par exemple une imprimante de tickets de caisse. Vous ne pouvez choisir ces deux options que si votre organisation a un connecteur avec imprimante, voir Imprimante
• Copier le lien copie un lien qui ouvre directement la tâche. Celui qui ouvre le lien doit avoir le droit de voir la tâche
• Supprimer se trouve tout en bas, voir Supprimer une tâche

L'impression montre le nom, le statut, la priorité, l'échéance et la description, et sous Éléments liés les clients, factures, réservations, terrains et compteurs auxquels la tâche est rattachée. S'il y a des blocages sur la tâche, les tâches qui la bloquent et celles qu'elle bloque y figurent aussi. Un groupe sans éléments est omis.

Tâches avec boutons de choixCopier le lien vers cette section

Certaines tâches, par exemple issues d'une automatisation avec l'étape Demander une décision, demandent une décision. À la place d'une case à cocher, la tâche affiche des boutons, avec au-dessus Choisissez une action pour terminer cette tâche. Vous cliquez sur un bouton et la tâche est terminée.

• Si le choix demande une raison, Tillor ouvre d'abord une fenêtre avec Pourquoi ce choix ? où vous saisissez une note
• Si le choix demande une confirmation, Tillor affiche d'abord une fenêtre. Un choix effectué ne peut plus être annulé depuis la tâche
• Ensuite, la tâche indique quel choix a été fait et par qui
• Peut choisir la personne assignée à la tâche et un administrateur. Si personne n'est assigné, tous ceux qui voient la tâche peuvent choisir

Voici comment la tâche et l'automatisation sont liées :

Une tâche créée par une automatisation et qui ne peut être terminée que par le flux affiche, à la place d'une case à cocher, le texte Terminée par son automatisation. Vous ne pouvez alors pas la terminer et elle n'a pas de Supprimer dans le menu.

Changer rapidement le statut et cocherCopier le lien vers cette section

Sans ouvrir la fenêtre, vous pouvez :

• Cocher la case à gauche du nom de la tâche pour la passer à Terminé. Si vous la décochez, elle repasse à En cours
• Cliquer sur les trois points de la carte de la tâche, ou faire un clic droit sur la carte, pour un menu rapide avec Modifier, Statut, Priorité, Rappel, Date d'échéance, Labels, Vues et Supprimer. Labels n'y figure que s'il existe des labels et Vues seulement s'il existe des listes auxquelles vous ajoutez vous-même des tâches

Supprimer une tâcheCopier le lien vers cette section

Choisissez Supprimer dans le menu rapide de la tâche, ou dans le menu à trois points de la fenêtre de la tâche, et confirmez. Cela ne peut pas être annulé et les éventuelles sous-tâches disparaissent avec elle. La suppression est enregistrée dans le journal d'activité.

Pour une tâche que seule une automatisation peut terminer, Supprimer ne figure pas dans le menu. Si une telle tâche est quand même supprimée d'une autre manière, l'automatisation qui attendait sa fin échoue.

Que se passe-t-il ensuite ?Copier le lien vers cette section

• Les modifications d'une tâche existante sont enregistrées immédiatement. Vous n'enregistrez vous-même que la description, avec Enregistrer.
• Si vous assignez la tâche, ce collègue (ou les membres du groupe) reçoit une notification. Voir Notifications.
• Si vous passez la tâche à Terminé, les sous-tâches ouvertes sont aussi terminées et les collègues assignés ainsi que la personne qui l'a créée reçoivent une notification, sauf vous. La tâche descend vers le bas dans une liste triée manuellement.
• Un rappel ou une échéance génère une notification jusqu'à ce que la tâche soit terminée.
• Une tâche créée par une automatisation peut elle-même démarrer une automatisation, par exemple lors d'un changement de statut ou quand quelqu'un choisit un bouton de choix.
• La suppression ne peut pas être annulée. Elle est enregistrée dans le journal d'activité.

Un problème ?Copier le lien vers cette section

Voir aussiCopier le lien vers cette section