Tâches
Créez des tâches, recherchez-les et modifiez leur statut, leur priorité ou leur assignation.
Dernière mise à jour le
Avec ces étapes, une automatisation crée et modifie des tâches pour qu'un collègue s'en occupe. Elles se trouvent dans le groupe Tâches. Pour le fonctionnement des sorties, lisez Les sorties d'une action.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Une tâche d'une automatisation est une tâche ordinaire : vous la trouvez sur la page des tâches, dans les vues qui lui correspondent et chez le client ou l'enregistrement auquel elle est liée.
Vous en saurez plus sur ce que voient et font les collègues sous Tâches et Tâches avec boutons de choix.
Créer une tâche
Crée une tâche dans le système de tâches. La tâche est au nom de Flux de travail.
| Champ | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Titre | Le nom de la tâche. Obligatoire |
| Description | Une explication de la tâche |
| Assigner à | Choisissez un ou plusieurs collègues. Cliquez sur un nom pour l'activer ou le désactiver |
| Assigner à des groupes | Choisissez un ou plusieurs groupes. La tâche concerne alors toutes les personnes qui font partie du groupe à ce moment-là |
| Labels | Choisissez un ou plusieurs labels |
| Assigner aussi la personne à l'origine de l'événement | Assigne aussi la tâche au collègue qui a provoqué l'événement, par exemple celui qui a mis fin à l'occupation. Si le système a provoqué l'événement, personne n'est ajouté |
| Priorité | Faible, Moyen, Élevé ou Urgent. Moyen par défaut |
| Ajouter au tableau | Choisissez un tableau sur lequel la tâche apparaîtra, ou laissez vide |
| Colonne | Choisissez une colonne du tableau ci-dessus. La liste affiche les colonnes sous la forme [tableau] · [colonne] |
| Sous-tâches | Une sous-tâche par ligne, ou exactement une variable contenant une liste, comme {result} d'une étape Exécuter du code |
| Échéance après | Combien de minutes, d'heures, de jours ou de semaines après l'exécution de l'étape tombe l'échéance. Avec 0, la tâche n'a pas d'échéance. 1 jour par défaut |
| Lier aux enregistrements | Lie la tâche aux enregistrements ci-dessous et à leur client, terrain, facture, réservation ou compteur. Activé par défaut |
| Lier à | Apparaît quand Lier aux enregistrements est activé. Choisissez avec quels enregistrements la tâche apparaît. Tout ce que l'étape connaît est coché d'avance : les enregistrements du déclencheur et ce qu'une étape de recherche précédente a trouvé |
| Seul le flux peut la terminer | Les collègues ne peuvent ni terminer ni supprimer la tâche. Plus loin dans le flux, ajoutez une étape Supprimer la tâche ou Définir le statut pour la terminer |
Faites attention à ceci :
- Si vous ne choisissez personne sous Assigner à ou Assigner à des groupes et que vous laissez Assigner aussi la personne à l'origine de l'événement désactivé, la tâche n'a aucun collègue assigné. Flux de travail n'est jamais assigné lui-même
- Les sous-tâches ont le même titre que celui que vous saisissez, aucun collègue assigné et aucune échéance. Les lignes vides sont ignorées. Vous pouvez utiliser des variables dans les lignes
- Sous Lier à, il s'agit des clients, terrains, factures, réservations et compteurs. Pour une occupation qui se termine, la tâche est donc liée par défaut au terrain, au client et à la réservation. Si vous retirez un enregistrement de la liste, la tâche reste en dehors de celui-ci. Les enregistrements qui s'ajoutent plus tard au flux ne sont pas ajoutés automatiquement par Tillor dès que vous avez modifié vous-même la liste. Si vous recochez tout, l'étape suit de nouveau tous les enregistrements disponibles
- Si une tâche se trouve uniquement sur un tableau personnel, seules les personnes concernées la voient. Voir Tâches privées
Pour les étapes suivantes, l'action fournit {createdTask.id} et {createdTask.name}. Vous pouvez par exemple les utiliser ensuite pour définir le statut.
Si vous ne voulez pas de deuxième tâche alors qu'il existe déjà une tâche ouverte pour le même terrain ou le même client, placez d'abord une étape Rechercher une tâche et ne créez la tâche que via Introuvable. L'exemple Contrôle d'une caravane de location le fait.
Si vous activez Seul le flux peut la terminer, la tâche affiche Terminée par son automatisation. Les collègues ne peuvent ni la terminer ni la supprimer.
Supprimer la tâche
Supprime une tâche, par exemple celle que ce flux a créée dès qu'elle n'est plus utile.
| Champ | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Tâche | L'identifiant de la tâche. {createdTask.id} par défaut. Obligatoire |
Une tâche déjà supprimée est ignorée. Le flux continue alors normalement.
Définir le statut
Modifie le statut d'une tâche existante, par exemple pour la terminer.
| Champ | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Tâche | L'identifiant de la tâche. {task.id} par défaut. Obligatoire |
| Statut | En attente, En cours, En attente de réponse ou Terminé. Terminé par défaut |
{task.id} fonctionne quand l'automatisation démarre sur un événement de tâche, comme task:created. Après une étape Créer une tâche, utilisez {createdTask.id}. L'action fournit {updatedTask.id} et {updatedTask.status}.
Rechercher une tâche
Recherche une tâche existante par titre. L'étape a deux sorties : Trouvée et Introuvable. Vous pouvez ainsi modifier une tâche si elle existe déjà, et sinon en créer une nouvelle.
| Champ | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Titre | Le titre exact que la tâche doit avoir, par exemple Contrôle {occupation.terrain.name}. Les variables sont remplies d'abord. Obligatoire |
| Liée aux enregistrements de l'événement | Uniquement les tâches liées à au moins un des mêmes enregistrements, comme le terrain ou le client. Activé par défaut |
| Uniquement les tâches non terminées | Ignore les tâches terminées. Activé par défaut |
| Ignorer les sous-tâches | Recherche uniquement les tâches principales. Activé par défaut |
Si plusieurs tâches correspondent, l'étape prend la plus récente. Si Liée aux enregistrements de l'événement est activé mais que l'événement n'a ni client, ni terrain, ni facture, ni réservation, ni compteur, le flux passe par Introuvable.
Via Trouvée, les étapes suivantes peuvent utiliser {foundTask.id}, {foundTask.name}, {foundTask.priority} et {foundTask.status}.
Définir la priorité de la tâche
Modifie la priorité d'une tâche existante.
| Champ | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Tâche | L'identifiant de la tâche. {foundTask.id} par défaut. Obligatoire |
| Modification | Un niveau plus haut (par défaut), Un niveau plus bas ou Vers une priorité fixe |
| Priorité | Uniquement avec Vers une priorité fixe : Faible, Moyen, Élevé ou Urgent |
| Augmenter jusqu'à | Uniquement avec Un niveau plus haut : la priorité la plus haute que l'étape peut donner. Élevé par défaut. Une tâche qui a déjà cette priorité ou plus reste inchangée |
L'ordre est Faible, Moyen, Élevé, Urgent. Un niveau plus bas s'arrête à Faible. Si rien ne change, l'étape réussit simplement sans modifier la tâche. L'action fournit {updatedTask.id} et {updatedTask.priority}.
Modifier la tâche
Modifie une tâche existante. Les champs que vous laissez vides restent inchangés.
| Champ | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Tâche | L'identifiant de la tâche. {foundTask.id} par défaut. Obligatoire |
| Nouveau titre | Le nouveau nom de la tâche. Vide, le titre reste tel quel |
| Personnes assignées | Choisissez un ou plusieurs collègues |
| Groupes | Choisissez un ou plusieurs groupes |
| Assigner aussi la personne à l'origine de l'événement | Ajoute aussi le collègue qui a provoqué l'événement. Si le système a provoqué l'événement, personne n'est ajouté |
| Assignation | Ajouter aux actuelles (par défaut) ou Remplacer les actuelles |
| Ajouter des labels | Choisissez un ou plusieurs labels. Ils s'ajoutent, les labels existants restent |
| Échéance après | Fixe l'échéance à ce nombre de minutes, d'heures, de jours ou de semaines après l'exécution de l'étape. Avec 0, l'échéance reste telle quelle |
Faites attention à ceci :
- Si vous choisissez Remplacer les actuelles et que vous n'indiquez personne, la tâche n'a ensuite plus personne d'assigné
- Si la tâche n'existe plus, l'étape échoue
- L'action fournit
{updatedTask.id}