Aperçu
Suivez les travaux, assignez-les et assurez leur suivi avec des vues, des tableaux et un calendrier
Dernière mise à jour le
Avec le système de tâches, vous suivez ce qui doit être fait dans votre parc et par qui. Une tâche peut avoir une échéance, un rappel, un ou plusieurs collègues ou groupes assignés, des labels, des pièces jointes, des sous-tâches, du temps passé et des clients, terrains, factures, réservations, compteurs, conversations ou transactions bancaires liés.
Vous consultez les tâches via des vues. Une vue est une manière enregistrée de regarder vos tâches, par exemple Tâches ouvertes, Mes tâches ou Entretien. Chaque vue apparaît sous forme d'onglet en haut de la page.
Où trouver les tâches
- Tâches dans le menu latéral : la page principale avec toutes vos vues
- Tableau de bord : la carte Tâches pour vous affiche les tâches qui vous sont assignées, ou votre vue favorite
- Clients > [client] > Tâches : toutes les tâches liées à un client
- Tâches ouvertes : un bloc sur la page d'un client, d'une réservation, d'une facture, d'un terrain et d'un compteur
En haut, les vues se présentent sous forme d'onglets. En dessous se trouvent la barre de recherche et les filtres, et à droite les boutons Affichage, Suivre et de partage. Plus bas, vous voyez les tâches, ici sous forme de tableau par statut. Survolez les repères ℹ pour obtenir une explication.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Une tâche est une seule chose, et les vues sont des manières de consulter les tâches. Les tâches sont créées par des collègues ou par des automatisations. Une automatisation peut aussi attendre une tâche.
- Si vous placez une tâche dans une vue, la tâche elle-même ne change pas. Seule la vue l'obtient en plus.
- Une vue filtrée ne retire pas de tâches : elles apparaissent ou disparaissent toutes seules selon qu'elles correspondent ou non aux filtres.
- Une tâche créée par une automatisation est une tâche ordinaire. Si elle a des boutons de choix (étape Demander une décision), l'automatisation attend que quelqu'un choisisse un bouton. Voir Tâches avec boutons de choix et Tâches dans les automatisations.
Pour bien démarrer
- Ouvrez Tâches dans le menu latéral
- Cliquez sur Nouvelle vue. Renseignez un Nom et choisissez ce que vous voulez sous Visibilité, Contenu, Colonnes et Commencer avec. Cliquez ensuite sur Nouvelle vue en bas de la boîte de dialogue
- En haut d'une colonne, cliquez sur Nouvelle tâche, donnez un nom à la tâche et cliquez sur Créer
- Cliquez sur une tâche pour ouvrir ses détails : statut, priorité, échéance, collègues assignés et plus encore
- Cochez la case à gauche d'une tâche dès qu'elle est terminée
Sans vues personnelles, vous pouvez toujours vous rabattre sur la vue intégrée Toutes, qui affiche toutes les tâches que vous avez le droit de voir. Les filtres enregistrés sur Toutes s'appliquent à toute l'organisation.
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | La tâche est planifiée mais n'a pas encore été commencée |
| En cours | On travaille activement sur la tâche |
| En attente de réponse | Vous ne pouvez continuer que lorsque quelqu'un d'autre, comme un client ou un fournisseur, a fait quelque chose ou répondu |
| Terminé | La tâche est achevée |
Voici à quoi ressemble le même type de tâche avant et après avoir été cochée. En haut, une tâche ouverte, en dessous une tâche terminée : le titre est barré et le statut est Terminé.
Une tâche terminée descend vers le bas dans une liste ou une colonne triée manuellement. Si vous mettez une tâche parente sur Terminé, les sous-tâches ouvertes sont terminées aussi. Si vous rouvrez ensuite la tâche, les sous-tâches restent terminées.
Une vue peut masquer les tâches terminées au bout d'un certain temps, voir Masquer les tâches terminées.
Priorités
Une tâche a la priorité Faible, Moyen, Élevé ou Urgent.
Composants
Vues
Créer, partager, dupliquer et suivre des listes et des vues filtrées
Table, tableau et calendrier
Choisissez comment vos tâches sont affichées, regroupez-les et triez-les
Filtrer
Retrouver des tâches par statut, échéance, client, élément lié et plus encore
Détails d'une tâche
Tout ce que vous pouvez consigner dans une tâche, des sous-tâches et du temps passé à l'impression
Tâches privées
Qui voit une tâche dépend des vues dans lesquelles elle se trouve
Labels
Gérer les labels et faire définir automatiquement une échéance
Notifications
Rappels, échéances et résumé quotidien d'une vue
Partager des tâches
Créer une page en lecture seule ou un abonnement d'agenda
Tâches sur d'autres pages
Créer des tâches depuis des clients, des factures, des conversations et plus encore
Bon à savoir
- Il n'existe pas de droits distincts pour les tâches. Toute personne qui travaille dans Tillor peut créer et modifier des tâches. Les tâches que vous voyez dépendent des vues dans lesquelles elles se trouvent. Voir Tâches privées
- Une nouvelle tâche peut avoir jusqu'à 50 sous-tâches. Les sous-tâches n'ont qu'un seul niveau
- Si vous mettez une tâche sur Terminé, les sous-tâches ouvertes sont terminées aussi
- Toute personne qui suit une vue reçoit chaque matin à 07:00 un résumé, avec au plus 15 tâches par liste
- Un minuteur en cours se met en pause après dix minutes sans souris ni clavier
- Un label avec un Objectif d'échéance (jours) donne automatiquement une échéance aux tâches qui n'en ont pas
- Une tâche que vous supprimez ne peut pas être restaurée
Termes
- Tâche : un travail que vous suivez, avec statut, priorité, échéance et éventuellement des collègues assignés
- Vue : un onglet de la page des tâches avec sa propre manière d'afficher les tâches, voir Vues
- Liste : une vue qui n'affiche que les tâches que vous y ajoutez vous-même
- Vue filtrée : une vue qui affiche chaque tâche qui correspond aux filtres
- Sous-tâche : une partie d'une tâche, sous forme de liste de contrôle
- Blocage : une tâche qui doit être terminée avant qu'une autre tâche puisse démarrer
- Flux de travail : l'utilisateur au nom duquel une automatisation crée des tâches
D'autres termes figurent dans le glossaire.