Aperçu
Fais signer en ligne un PDF tel qu'un contrat de location ou un règlement intérieur et conserve le document signé chez le client.
Dernière mise à jour le
Avec Signatures, tu fais signer en ligne un PDF tel qu'un contrat de location, un règlement intérieur, une décharge ou un cautionnement. Les signataires signent l'un après l'autre, et tu décides où placer chaque signature, paraphe ou champ de saisie sur les pages. La marche à suivre est décrite dans Demander des signatures.
Lorsque tout le monde a signé, Tillor crée un PDF signé suivi de pages de preuve. Il se trouve ensuite dans les Documents du client et chaque signataire en reçoit une copie. Ton PDF d'origine est conservé sans modification.
Préparer, envoyer, relancer, reprendre et annuler des demandes de signature nécessite le droit Gérer les demandes de signature, dans le groupe Signatures sous ParamètresUtilisateurs. Si tu n'as pas ce droit, ces boutons sont grisés. Tous les utilisateurs de ton organisation peuvent consulter les demandes et signer eux-mêmes lorsque c'est leur tour.
Bon à savoir
- Une demande compte 10 signataires au maximum et uniquement des fichiers PDF, jusqu'à 250 Mo.
- Par défaut, on peut signer pendant 14 jours, jusqu'à la fin du dernier jour. Tu peux choisir une autre date.
- Un signataire dont c'est le tour reçoit par défaut un rappel après 3 jours (tu peux choisir de 1 à 14 jours), avec un maximum de 2 rappels automatiques. Ils partent lors du contrôle quotidien de Tillor.
- Lors de la signature, le signataire confirme avec un code à 6 chiffres. Le code est valable 10 minutes et un nouveau code peut être demandé après 2 minutes.
- Ton PDF d'origine ne change jamais. L'original et le PDF signé peuvent être archivés mais pas supprimés, car ils constituent la preuve.
- La demande passe au statut Expiré lors du contrôle quotidien, pas au moment exact où le délai est dépassé.
Où le trouver
- AdministrationSignatures affiche toutes les demandes de signature avec leur statut et le nombre de signatures déjà apposées.
- Sur le profil d'un client, l'onglet Documents contient le bouton Demander des signatures, avec en dessous les Demandes de signature de ce client.
Comment tout cela s'articule-t-il ?
Une demande de signature est toujours liée à un seul client et à un seul PDF. Les signataires ne sont pas forcément le client lui-même : un contact, un collègue ou une partie externe peut aussi signer.
Déroulement d'une demande
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Tu prépares encore la demande. Rien n'a encore été envoyé. |
| En cours | La demande est envoyée et la signature est en cours. |
| Terminé | Tout le monde a signé et le PDF signé se trouve chez le client. |
| Refusé | Un signataire a refusé. La demande est arrêtée. |
| Annulé | Toi ou un collègue avez retiré la demande. |
| Expiré | La signature n'a pas eu lieu à temps. |
Pour chaque signataire, tu vois En attente (ce n'est pas encore son tour), Lien envoyé (c'est son tour), Signé ou Refusé.
Qui peut signer
| Type | Comment cette personne signe |
|---|---|
| Client | Via un lien personnel par e-mail, ou par SMS s'il n'y a qu'un numéro de téléphone |
| Contact | Comme le client, pour un contact de ce client |
| Collaborateur | Dans Tillor même, sans code |
| Partie externe | Comme le client, avec un nom et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone que tu renseignes toi-même |
Un client, un contact ou une partie externe peut aussi signer au comptoir, sur une tablette avec l'app Tillor. Voir Sur la tablette à la réception.
Automatiser
Une demande de signature peut déclencher une automatisation. Avec Demande de signature terminée, tu crées par exemple une tâche dès qu'un contrat de location est signé, et avec Demande de signature modifiée tu réagis à chaque changement de statut. Tu peux aussi envoyer ces mêmes événements comme webhook vers ton propre système.
Demander des signatures
Suivre une demande
Comment une personne signe
Preuve et validité
Accueillir un client saisonnier
Avec signature du contrat de location
Termes
- Demande de signature : l'ordre de faire signer un PDF, avec des signataires, des champs et un délai. Voir demande de signature.
- Signataire : une personne qui doit signer. Un client, un contact, un collaborateur ou une partie externe.
- Champ : un emplacement sur le PDF où un signataire signe, appose un paraphe ou saisit quelque chose.
- Brouillon : une demande que tu prépares encore. Rien n'a encore été envoyé.
- Pages de preuve : les pages à la fin du PDF signé indiquant qui a signé, quand et comment. Voir page de preuve.
- Sceau : la signature numérique de ton organisation avec laquelle le PDF signé est clôturé. Voir sceau.