Demander des signatures
Choisis un PDF, ajoute des signataires, place les champs de signature et envoie la demande.
Dernière mise à jour le
Avec une demande de signature, tu fais signer un PDF en ligne par une ou plusieurs personnes. Tu la crées en deux temps : tu choisis d'abord le client et le PDF, puis tu règles les signataires et les champs dans l'éditeur. La manière de suivre qui a signé est décrite dans Suivre une demande.
Avant de commencer :
- Tu as besoin du droit Gérer les demandes de signature. Si tu ne l'as pas, le bouton Demander des signatures est grisé.
- Le fichier doit être un PDF de 250 Mo maximum. Tillor refuse un autre type de fichier avec le message Ce n'est pas un PDF. Choisissez un fichier PDF.
- Chaque signataire a besoin d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone pour recevoir le lien ou le code. Pour un client ou un contact, renseigne-les d'abord dans ses données.
- Chaque signataire a besoin d'au moins un champ de signature ou de paraphe.
Créer une demande de signature
Démarre la demande
Choisis par où tu commences.
Va dans AdministrationSignatures et clique sur Demander des signatures. Choisis le Client.
Dans Document, choisis un PDF déjà présent chez ce client, ou laisse Téléverser un nouveau PDF et glisse le PDF dans la zone (ou clique sur Choisir un PDF). Saisis un Titre, par exemple Contrat de location 2027. Si tu le laisses vide, Tillor reprend le nom du document. Clique ensuite sur Continuer.
Un PDF téléversé est placé parmi les documents du client. Tillor ne le modifie jamais : les signatures sont placées dans une copie distincte.
Ajoute des signataires
Sous Signataires, clique sur Ajouter un signataire et choisis :
- Client : [nom]
- Contact du client
- Collaborateur
- Partie externe : renseigne Nom, Adresse e-mail et/ou Numéro de mobile et Langue. Au moins une des deux coordonnées est nécessaire. Sans adresse e-mail, la personne reçoit le lien par SMS.
Tu peux ajouter 10 signataires au maximum. Ils signent de haut en bas, et le suivant ne reçoit le lien que lorsque le précédent a signé. Avec Signer plus tôt et Signer plus tard (les flèches), tu changes l'ordre, et avec la corbeille tu retires quelqu'un. Dans le champ sous le nom, tu peux indiquer un Rôle, par exemple Locataire ou Garant.
Chaque signataire reçoit sa propre couleur. Tu la retrouves sur ses champs dans le document.
Place les champs
Dans Champs pour, choisis le signataire pour lequel tu places des champs. Choisis ensuite le type de champ et touche ou glisse sur une page du document. Glisse un champ pour le déplacer et glisse le coin pour l'agrandir ou le réduire.
| Champ | Ce que fait le signataire |
|---|---|
| Signature | Place la signature tracée en touchant la zone |
| Paraphe | Place le paraphe tracé en touchant la zone |
| Nom | Rien : Tillor renseigne le nom du signataire |
| Date de signature | Rien : Tillor renseigne le jour de la signature |
| Texte | Saisit une ligne, jusqu'à 200 caractères, par exemple une plaque d'immatriculation |
| Texte long | Saisit quelques lignes, jusqu'à 2 000 caractères, par exemple une remarque |
| Case à cocher | Coche une condition |
| Date | Choisit une date, par exemple un jour d'arrivée |
Clique sur un champ placé pour le sélectionner. Sous les boutons, tu vois alors :
- Signataire : attribue le champ à un autre signataire, sans le redessiner.
- Pour Texte, Texte long, Case à cocher et Date, aussi une Question ou libellé (que le signataire voit près de la zone de saisie) et Obligatoire. Un champ qui n'est pas obligatoire peut rester vide.
- La croix sur le champ le supprime.
Si quelqu'un a besoin d'un paraphe sur chaque page, utilise Paraphe sur chaque page. Tillor place alors un champ de paraphe sur toutes les pages pour ce signataire. Tant qu'un signataire n'a pas de champ de signature ou de paraphe, tu vois Pas encore de champ de signature à côté de cette personne.
Règle le message et le délai
Sous Demande, renseigne :
- Titre : tel que les signataires le voient.
- Message aux signataires : facultatif, il figure dans l'e-mail et sur la page de signature.
- Signer avant le : la date limite. Par défaut, 14 jours après la création. On peut signer jusqu'à la fin de ce jour.
- Rappel après : après combien de jours (de 1 à 14) un signataire dont c'est le tour reçoit un rappel. Par défaut 3 jours.
Envoie la demande
Clique sur Envoyer et confirme. Le premier signataire reçoit le lien.
Si tu veux continuer plus tard, clique sur Enregistrer le brouillon. Avec la corbeille à côté (Supprimer le brouillon), tu jettes la demande, après confirmation. Le PDF reste parmi les documents du client.
Que se passe-t-il ensuite ?
- La demande reçoit le statut En cours. Tu la trouves chez le client sous Documents et sous AdministrationSignatures. Tillor affiche Envoyée au premier signataire.
- Le premier signataire reçoit un e-mail avec un lien personnel, ou un SMS s'il n'y a qu'un numéro de téléphone. Chaque signataire suivant reçoit le lien dès que le précédent a signé.
- Un signataire dont c'est le tour et qui ne réagit pas reçoit automatiquement un rappel après le nombre de jours indiqué dans Rappel après, 2 fois au maximum. Tu peux toujours envoyer un rappel toi-même, voir Suivre une demande.
- Dès que tout le monde a signé, la demande passe à Terminé et le PDF signé se trouve chez le client.
- Si le délai est dépassé sans que tout le monde ait signé, la demande passe à Expiré.
Si tu veux encore modifier quelque chose alors que personne n'a signé, ou seulement toi, clique sur Revenir à la modification. La demande redevient un brouillon : les liens envoyés ne fonctionnent plus et chacun signe à nouveau dès que tu la renvoies. Si quelqu'un d'autre a déjà signé, annule la demande et crée-en une nouvelle.
Tu veux qu'une automatisation réagisse à une demande terminée, par exemple avec une tâche ? Utilise alors le déclencheur Demande de signature terminée, voir Déclencheurs.