Preuve et validité

Lors de chaque signature, Tillor enregistre qui a signé, quand et comment, puis scelle le PDF afin qu'une modification ultérieure soit visible. Le résultat est une signature électronique simple, adaptée aux contrats de location, aux règlements intérieurs, aux décharges et aux conditions. Pour les documents pour lesquels la loi exige une signature plus forte, Tillor n'est pas le bon outil.

Que contiennent les pages de preuve ?Copier le lien vers cette section

Le PDF signé reçoit à la fin une ou plusieurs pages Preuve de signature. Elles contiennent :

• le titre du document, la demande, ton organisation, le nombre de pages et la date de création, d'envoi et de finalisation de la demande
• deux empreintes du fichier : celle du PDF tel que tu l'as téléversé, et celle des pages signées avant l'ajout des pages de preuve. Si un seul caractère du fichier change, l'empreinte ne correspond plus
• pour chaque signataire : nom, rôle, type, adresse e-mail, numéro de téléphone et langue, le moment où le lien a été envoyé et celui où cette personne a ouvert la page pour la première fois, l'heure de signature, l'adresse IP et l'appareil
• comment le signataire a été confirmé : par un code à usage unique, vers quel canal le code a été envoyé et quand, ou connecté dans Tillor pour les collaborateurs
• la phrase par laquelle le signataire a donné son accord, exactement comme elle s'affichait à l'écran
• ce que le signataire a rempli : chaque champ de texte, de date et case à cocher avec sa valeur, y compris ce qui est resté vide
• la signature et le paraphe tels qu'ils ont été tracés, et les pages où ils figurent. Une signature saisie apparaît sous la forme d'une image du nom saisi, comme une signature dessinée
• comment la signature a été apposée : sur la page de signature via le lien, dans Tillor par un collaborateur connecté, ou sur la tablette à la réception (avec un code, ou avec l'identité confirmée par un collaborateur)
• la piste d'audit : chaque étape avec l'heure, la personne concernée, l'adresse IP et l'appareil. Par exemple Lien de signature envoyé, Page de signature ouverte, Code de vérification envoyé, Code erroné saisi, Signé et Finalisé et scellé

Les heures sont indiquées dans le fuseau horaire de ton organisation, avec l'heure UTC (l'heure standard mondiale) à côté. Tillor conserve les adresses IP et les appareils sous forme chiffrée. Tu les vois dans Tillor et sur les pages de preuve. Les signatures et les valeurs saisies figurent dans le document aux endroits que tu as choisis. Ton fichier d'origine est conservé séparément et ne change jamais.

Ces mêmes étapes apparaissent aussi sur la page de la demande sous Historique et chez le client sous Événements.

Sceau et horodatageCopier le lien vers cette section

Le PDF signé est scellé en dernière étape avec une signature numérique de ton organisation, créée par Tillor. Si tu l'ouvres dans Adobe Reader ou un autre lecteur de PDF, tu vois un panneau de signature. Si le fichier est modifié après le scellement, le lecteur l'indique.

Le lecteur peut qualifier le signataire d'inconnu ou de non approuvé. C'est normal : le certificat provient de Tillor et non d'une autorité de certification payante. Le certificat concerné figure avec son empreinte sur la page de preuve.

Le sceau reçoit aussi un horodatage d'un service d'horodatage indépendant et gratuit (FreeTSA, ou DigiCert s'il ne répond pas). Cela prouve, indépendamment de Tillor, quand le fichier existait exactement sous cette forme. L'heure figure sur la page de la demande sous Horodatage.

Quel type de signatureCopier le lien vers cette section

Il s'agit d'une signature électronique simple au sens des règles européennes eIDAS. Tillor vérifie l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone avec un code, enregistre le tracé et conserve la preuve. Cela convient aux contrats de location, aux règlements intérieurs, aux décharges et aux conditions.

Une signature qualifiée, par exemple avec itsme ou une carte eID, n'est pas possible. Si tu as un document pour lequel la loi l'exige, fais-le signer en dehors de Tillor.

Que devient la preuve ?Copier le lien vers cette section

• Le PDF d'origine et le PDF signé restent parmi les documents du client. Tu peux les archiver mais pas les supprimer.
• La preuve fait partie du PDF signé. Quiconque a reçu une copie dispose donc aussi des pages de preuve.
• La piste d'audit reste sur la page de la demande, même si la demande a été refusée, annulée ou a expiré.

Un problème ?Copier le lien vers cette section

Voir aussiCopier le lien vers cette section