Suivre une demande
Consulte qui a déjà signé, envoie un rappel, annule une demande et télécharge le PDF signé.
Dernière mise à jour le
Après l'envoi, tu suis une demande de signature sur la page de détail : qui a déjà signé, qui est à son tour et ce que tu peux encore faire. C'est aussi ici que tu envoies un rappel, annules une demande et télécharges le PDF signé.
Avant de commencer :
- Tout le monde peut consulter. Relancer, annuler, remettre en brouillon et envoyer vers la tablette nécessitent le droit Gérer les demandes de signature. Sans ce droit, ces boutons sont grisés.
- La demande doit avoir été envoyée. Un Brouillon se modifie dans l'éditeur, voir Demander des signatures.
Ouvrir la demande
Ouvre AdministrationSignatures. La liste affiche pour chaque demande le Titre, le Client, le Statut, le nombre de personnes ayant déjà Signé, la date de création (Créé le) et la date limite de signature (Signer avant le). Cherche par titre ou nom de client, ou filtre avec Statut pour ne voir par exemple que les demandes encore en cours. Clique sur une demande pour l'ouvrir.
Ces mêmes demandes figurent aussi chez le client, dans l'onglet Documents sous Demandes de signature.
La page de détail
À gauche, tu vois les données de la demande, les signataires dans l'ordre et l'Historique. À droite se trouve le document, avec les signatures déjà apposées. En haut, il est indiqué qui est attendu, par exemple En attente de la signature de Marc Janssens.
Pour chaque signataire, tu vois s'il doit encore attendre (En attente), s'il a reçu le lien (Lien envoyé), s'il a Signé ou Refusé, avec l'heure. La page se rafraîchit d'elle-même quand quelqu'un signe.
Avant et après : de En cours à Terminé
Voici à quoi ressemble le même type de demande pendant la signature, puis après. D'abord elle est En cours : le locataire a signé et c'est au tour du garant.
Dès que le dernier signataire a signé, elle passe à Terminé. Toutes les signatures figurent dans le document, l'historique est complété et le bouton pour télécharger le PDF signé apparaît en haut.
Envoyer un rappel
Chez un signataire dont c'est le tour, clique sur Envoyer un rappel. Cette personne reçoit à nouveau le même lien, et Tillor affiche Le lien a été renvoyé. Le lien du premier message continue aussi de fonctionner. Le bouton n'existe pas pour les collaborateurs, qui signent dans Tillor, ni pour les signataires qui doivent encore attendre.
Par ailleurs, Tillor envoie lui-même des rappels. Un signataire dont c'est le tour reçoit un rappel après le nombre de jours réglé dans Rappel après (3 par défaut), compté à partir du premier message ou du rappel précédent. Cela se produit 2 fois au maximum par signataire, lors du contrôle quotidien de Tillor. Un rappel peut donc arriver jusqu'à un jour plus tard que le nombre de jours que tu as réglé.
Faire signer sur la tablette
Si le signataire est au comptoir, clique chez cette personne sur Signer sur tablette. Comment cela fonctionne et pourquoi le bouton manque parfois, tu le lis dans Sur la tablette à la réception.
Signer soi-même en tant que collaborateur
Si c'est le tour d'un collègue ou le tien, cette personne reçoit un message avec un lien vers Tillor. Sur la page de détail apparaît alors le bouton Signer maintenant.
Annuler une demande
Clique sur Annuler la demande et confirme. Les liens de signature ne fonctionnent alors plus et les signatures déjà apposées ne sont pas utilisées. Si tu veux finalement continuer, clique sur Conserver.
On ne peut annuler que tant que la demande est En cours. Une demande terminée, refusée ou expirée est définitive.
Revenir à la modification
Si personne n'a encore signé, ou seulement toi, le bouton Revenir à la modification apparaît sur la page de détail. La demande redevient un brouillon, les liens envoyés ne fonctionnent plus et chacun signe à nouveau après l'envoi. Si quelqu'un d'autre a déjà signé, le bouton est absent. Annule alors la demande et crée-en une nouvelle.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Quelqu'un signe : le signataire passe au statut Signé et le suivant reçoit le lien. La page se rafraîchit d'elle-même.
- Tout le monde a signé : tu vois brièvement Tout le monde a signé. Le PDF signé est en préparation. La demande passe à Terminé. Le PDF signé figure sous le nom [titre] (signé) dans les Documents du client, avec le même type de document que le PDF d'origine. Si celui-ci n'avait pas de type, il reçoit le type Accord signé. Chaque signataire reçoit une copie.
- Quelqu'un refuse : la demande s'arrête avec le statut Refusé. La personne qui a créé la demande reçoit une notification et les autres signataires ne sont plus sollicités. Le motif figure chez le signataire, s'il a été renseigné.
- Tu annules : la demande reçoit le statut Annulé et les liens ne fonctionnent plus.
- Le délai est dépassé : après le jour indiqué dans Signer avant le, plus personne ne peut signer. Tillor passe la demande à Expiré lors du contrôle quotidien. Jusqu'à ce contrôle, tu vois sur la page de détail que le délai est dépassé. Si tu veux que quelqu'un signe encore, crée une nouvelle demande.
Le PDF signé
Sur la page de détail, tu télécharges le PDF avec Télécharger le PDF signé, sous l'historique. L'Horodatage y figure aussi, voir Preuve et validité.
Par e-mail, le PDF est en pièce jointe du message au signataire. Si ce n'est pas possible, un bouton permet de le télécharger. Quiconque n'a qu'un numéro de téléphone reçoit un SMS avec un lien.
Le PDF signé et le PDF d'origine constituent la preuve de la signature. Tu ne peux donc pas les supprimer, seulement les archiver.
Historique et événements
Sous Historique figure chaque étape avec l'heure et la personne concernée : créée, envoyée, lien envoyé, page ouverte, code envoyé, code erroné, signée, refusée, remise en brouillon, annulée, expirée et terminée. Cette même ligne figure chez le client dans l'onglet Événements et dans le journal d'activité.