Accueillir un client saisonnier
De la création du client au rapport de paiement, avec Jonas Maes qui loue le terrain 12 pour la saison.
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Accueillir un client saisonnier signifie, dans Tillor : créer le client, lui attribuer un terrain, faire signer le contrat de location, facturer le droit de stationnement et veiller à ce que le paiement arrive dans votre comptabilité. Cet exemple parcourt ce trajet pour Jonas Maes, qui loue le terrain 12 au Recreatiepark Het Meer pour la saison. Chaque étape renvoie vers la page qui donne l'explication complète.
Avant de commencer :
- Le terrain 12 existe et n'a aucune occupation active. S'il en a une, il n'apparaît pas dans la liste de choix de Créer une occupation.
- Il existe un produit avec l'action Prolonger l'occupation, souvent le droit de stationnement. Voir Associer des actions à un produit.
- Vous avez le contrat de location prêt en PDF.
- Vous avez le droit Gérer les demandes de signature pour faire signer le contrat.
- Pour une signature à distance, le client a besoin d'une adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone. Pour un mandat SEPA, une adresse e-mail est nécessaire.
Le parcours étape par étape
Créez le client
Allez dans ClientsAperçu et cliquez sur Créer un nouveau client. Si un scan d'identité attend dans la file, choisissez ce scan dans le menu : Tillor remplit les données à partir du document. Sinon, choisissez Manuel et remplissez Prénom, Nom, Adresse e-mail et Numéro de téléphone.
Après la création, vous arrivez sur le profil de Jonas. Complétez-y l'adresse. Vous en saurez plus dans Gestion des clients et Scans d'identité.
Donnez le terrain 12 à Jonas
Sur son profil, ouvrez l'onglet Aperçu, allez à la carte Occupations et cliquez sur Créer une occupation. Choisissez le terrain 12 sous Terrain. Remplissez si nécessaire Payé jusqu'au, le Type et la Fréquence de loyer. Le prix provient par défaut du terrain.
Si le terrain 12 a des compteurs, vous pouvez aussi remplir maintenant les Lectures de compteur de début (optionnel). Voir Occupations.
Faites signer le contrat de location
Allez dans AdministrationSignatures et cliquez sur Demander des signatures. Choisissez Jonas Maes comme Client, téléversez le contrat, ajoutez Jonas comme signataire avec Client : Jonas Maes et placez un champ de signature. Ajoutez éventuellement un collaborateur comme second signataire.
Cliquez sur Envoyer. Jonas reçoit un e-mail avec un lien personnel, ou un SMS s'il n'y a qu'un numéro de téléphone. Il signe sur son propre appareil et confirme avec un code à 6 chiffres.
Tous les détails se trouvent dans Demander des signatures et Comment signer.
Comptabilisez le droit de stationnement
Retournez à la carte Occupations sur le profil de Jonas, ouvrez le menu de l'occupation et choisissez Prolonger l'occupation (facture). Cliquez sur Créer le brouillon. Tillor crée une facture brouillon avec le produit ayant l'action Prolonger l'occupation. Vérifiez la période sur la facture et cliquez sur Comptabiliser la facture.
La facture reçoit un numéro de facture et le statut Comptabilisé. Voir Comptabiliser une facture et Prolonger l'occupation.
Choisissez comment Jonas paie
Comptabiliser n'envoie rien au client. Vous choisissez maintenant comment l'argent arrive.
Cliquez sur Envoyer la notification et choisissez un canal comme E-mail. Jonas reçoit le bouton Consulter et payer en ligne et finalise le paiement avec, par exemple, iDEAL ou Bancontact. S'il veut d'abord ne payer qu'une partie, créez un lien pour un paiement partiel. Voir Payer en ligne.
Voyez arriver le paiement
Sous AdministrationPaiements se trouve le paiement. Un paiement en ligne apparaît dès que Mollie le confirme. Un prélèvement a d'abord le statut En attente et devient Payé après quelques jours. Quand tout est rentré, la facture passe à Payé.
Vous en saurez plus dans Retrouver des paiements.
Voyez le paiement dans le rapport de paiement
Allez dans AdministrationRapports de paiement. Les paiements du jour figurent sur le rapport avec le statut Brouillon. Tillor finalise le rapport lors du prochain contrôle quotidien, les jours ouvrables à 09:00. Si votre liaison comptable est active, Tillor transmet lui-même le rapport.
Voir Rapports de paiement.
Que se passe-t-il ensuite ?
- L'occupation de Jonas est en cours. Le terrain 12 n'est plus disponible pour d'autres clients et la consommation des compteurs du terrain va à Jonas.
- Dès que tout le monde a signé, la demande passe à Terminée. Le PDF signé avec les pages de preuve se trouve dans ses Documents. Si vous voulez qu'une automatisation fasse alors quelque chose, par exemple créer une tâche, utilisez le déclencheur Demande de signature terminée.
- Lors de la comptabilisation de la facture, Tillor place Facturé jusqu'au à la fin de la ligne de facture. Après le paiement, Payé jusqu'au avance. Voir Payé jusqu'au, type, fréquence de loyer et prix.
- La saison suivante, vous prolongez la même occupation avec Prolonger l'occupation (facture), ou pour toutes les occupations d'un client à la fois avec Tout prolonger.
- Les paiements Mollie figurent sur le rapport brouillon comme avance sur Mollie, jusqu'à ce que le versement soit connu.