Una roulotte si libera
Dalla chiusura dell'occupazione all'attività di controllo finale e alla restituzione della cauzione, con un'automazione che prepara il lavoro di controllo.
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Quando un cliente lascia una roulotte fissa, c'è del lavoro da fare: la roulotte va controllata e la cauzione va restituita al cliente. Questo esempio mostra come Tillor mette insieme tutto. Chiude l'occupazione, un'automazione crea un'attività di controllo finale, un collaboratore porta a termine l'attività e poi sistema la cauzione. Come esempio usiamo Jonas Maes e il terreno 12 del Recreatiepark Het Meer, ora come affittuario di una roulotte fissa.
Prima di iniziare:
- Il terreno 12 ha il tipo di terreno Roulotte e Jonas vi ha un'occupazione attiva. Vedere Tipi di terreno.
- Esiste un'automazione che alla fine di un'occupazione crea un'attività. Come costruirla è spiegato in Esempio: controllo finale della roulotte in affitto. Negli ambienti demo è già pronta con il nome Controllo finale roulotte in affitto, in pausa, finché non attiva l'interruttore Attiva.
- Per la cauzione: il prodotto cauzione ha l'opzione Controlla il saldo del cliente su questo conto attivata. Vedere Controllare il saldo del cliente.
L'iter passo per passo
Chiudere l'occupazione
Apra il profilo di Jonas, nella scheda Panoramica vada alla card Occupazioni, apra il menu accanto all'occupazione e scelga Rimuovi. In Data scelga il giorno in cui parte. Se il terreno ha dei contatori, compili le Letture contatore finali. Faccia clic su Rimuovi.
Il terreno 12 torna quindi libero per una nuova occupazione. Vedere Terminare un'occupazione.
Lasciare che l'automazione crei l'attività di controllo
Non deve fare nulla. L'automazione parte non appena l'occupazione termina e controlla innanzitutto se il terreno ha il tipo di terreno Roulotte. Poi cerca se esiste già un'attività aperta Controllo finale per questo terreno.
- Se non c'è ancora un'attività aperta, crea un'attività Controllo finale terreno 12 con cinque sottoattività (Pulizia, Arredi, Internet + TV, Cornice con codice QR e Verifica di piccoli lavori) e una scadenza a 7 giorni. L'attività va anche al collaboratore che ha chiuso l'occupazione.
- Se c'è già un'attività aperta, per esempio perché la roulotte si è liberata due volte a breve distanza, non ne crea una seconda. La priorità dell'attività esistente sale di un livello, fino a Alta.
Può seguire ciò che ha fatto l'automazione in Test ed esecuzioni.
Portare a termine l'attività
Il collaboratore trova l'attività nella card Attività per Lei della dashboard, nella scheda Attività di Jonas, oppure in una vista sotto Attività. L'attività è collegata al terreno 12 e a Jonas.
Apra l'attività e spunti ogni sottoattività non appena è fatta. Accanto all'attività compare un contatore come 2/5. Quando tutte le sottoattività sono pronte, imposti lo stato su Completata. Se imposta l'attività principale su Completata, anche le sottoattività aperte vengono completate.
Controllare il saldo della cauzione
Apra il profilo di Jonas e vada alla scheda Fatturazione. Nella tabella Conti vede il saldo per ogni conto. Il conto della cauzione mostra quanto Jonas ha ancora a credito.
Creare la nota di credito per la cauzione
Apra la fattura della cauzione di Jonas, faccia clic sui tre puntini in alto a destra e scelga Storna fattura. Tillor crea una bozza di fattura con le stesse righe in importi negativi. Se trattiene una parte, per esempio per un danno, adegui l'importo. Faccia clic su Contabilizza fattura. La fattura diventa una Nota di credito.
Tillor rifiuta una fattura che porterebbe il saldo del conto della cauzione sotto zero. In questo modo non è possibile restituire due volte la stessa cauzione. Vedere Stornare una fattura.
Compensare l'importo
Se c'è ancora una fattura aperta di Jonas, per esempio per l'ultimo consumo, può compensare l'importo con il metodo di pagamento Trasferimento interno. Vedere Creare un trasferimento interno.
Restituire il denaro
Tillor registra la nota di credito e la compensazione. Il versamento dell'importo sul conto bancario del cliente va effettuato tramite la Sua banca.
Che cosa succede dopo?
- Il terreno è di nuovo libero. Un nuovo cliente può prendervi un'occupazione o ricevere una prenotazione.
- I periodi di consumo aperti di Jonas sono chiusi, con le letture finali che ha inserito. Il consumo fino alla data di fine resta registrato e può ancora essere fatturato. Vedere Fatturare il consumo.
- L'attività e le azioni su di essa compaiono nella cronologia dell'attività e sul profilo di Jonas. Le modifiche all'occupazione compaiono nella sua scheda Eventi.
- La nota di credito entra nella contabilità come ogni altra fattura.