Occupazioni
Collega i clienti ai terreni e gestisci chi alloggia dove
Ultimo aggiornamento il
Un'occupazione registra che un cliente utilizza un determinato terreno (una piazzola, un palo della corrente e simili). Finché l'occupazione è in corso, Tillor attribuisce automaticamente al cliente i consumi dei contatori di quel terreno. Gestisci le occupazioni dal profilo del cliente. Inizia da Creare un'occupazione.
Buono a sapersi
- Un terreno può essere occupato da un solo cliente alla volta. I terreni con un'occupazione attiva non compaiono nell'elenco di scelta.
- Pagato fino al accetta solo la data di oggi o una data successiva.
- Il terreno di un'occupazione non si può modificare in seguito. Se un cliente si sposta, termina l'occupazione e creane una nuova.
- Eliminare un'occupazione non si può annullare, ma i consumi fino alla data di fine restano salvati e possono ancora essere fatturati.
- Con Estendi occupazione (fattura) la bozza di fattura riceve una scadenza di 14 giorni dopo la creazione.
- Solo i campi Tipo, Frequenza affitto e Prezzo sono informativi. Non guidano automaticamente la registrazione dei contatori né la fatturazione.
Come si collega tutto?
Un'occupazione collega tre elementi: il cliente, il terreno e i contatori di quel terreno. In questo modo Tillor sa a nome di chi vanno i consumi.
Alla creazione Tillor annota le letture iniziali dei contatori, alla chiusura quelle finali. I consumi nel mezzo sono del cliente. Una nuova occupazione sullo stesso terreno inizia un nuovo periodo.
Consultare le occupazioni
Apri il profilo di un cliente da ClientiPanoramica e vai alla scheda Occupazioni nella scheda Panoramica.
- La tabella mostra per ogni occupazione Terreno, Tipo, Frequenza affitto, Prezzo, Stato e Pagato fino al, con un'indicazione relativa come "tra 12 giorni".
- Accanto a Pagato fino al c'è un'icona info con Fatturato fino al in un tooltip, se quella data è compilata o uguale a Pagato fino al.
- Con Filtra occupazioni... cerchi per nome del terreno.
- Le azioni per ogni occupazione (modificare, estendere, eliminare) sono nel menu con tre puntini alla fine della riga.
Creare un'occupazione
Prima di iniziare:
- Il terreno deve essere libero. Se non è nell'elenco, è già occupato. Vedi Problemi in fondo.
- Se il terreno ha contatori, tieni a portata di mano le letture iniziali. Se non inserisci nulla, Tillor prende l'ultima lettura nota.
Apri il profilo del cliente
Vai a ClientiPanoramica, apri il cliente e vai alla scheda Occupazioni.
Fai clic su Crea occupazione
Trovi il pulsante nella barra degli strumenti della tabella. Si apre una finestra.
Compila i dati
Solo Terreno è obbligatorio. Il resto è facoltativo.
- Terreno: scegli tramite Selezioni un terreno. Nell'elenco ci sono solo terreni disponibili. Se nessun terreno è disponibile, vedi Nessun terreno disponibile trovato.
- Pagato fino al (facoltativo): fino a quando il cliente ha pagato in anticipo. Scegli oggi o una data successiva.
- Fatturato fino al (facoltativo): lascia vuoto per seguire la stessa data di Pagato fino al, oppure scegli una data propria.
- Tipo: Alloggio proprio (predefinito) o Caravan a noleggio.
- Frequenza affitto (facoltativo): una delle opzioni impostate dalla tua organizzazione, ciascuna con un mese di inizio e un numero di mesi (per esempio inizio a gennaio, 6 mesi). Scegli Nessuna frequenza se non vuoi registrarne una.
- Descrizione (facoltativo): una nota, per esempio accordi tariffari.
- Prezzo: l'occupazione riprende il prezzo del terreno. Con Sovrascrivi prezzo terreno ereditato indichi un prezzo personalizzato.
- Letture contatore iniziali (facoltativo): compare non appena il terreno ha contatori. Se non ne ha, vedi Nessun contatore collegato.
Conferma
Fai clic su Crea occupazione per salvare.
Inserire le letture dei contatori
Digita tu stesso la lettura nella scheda Manuale. Il campo mostra come esempio l'ultima lettura nota. Se ci sono letture precedenti, con Seleziona puoi anche scegliere una lettura esistente.
Se inserisci una lettura inferiore a quella salvata in precedenza, Tillor mostra un avviso. Puoi comunque confermare il valore più basso oppure correggere l'inserimento.
Cosa succede dopo?
- L'occupazione è attiva subito e compare nella tabella sul profilo del cliente.
- Per ogni contatore del terreno Tillor avvia un periodo di consumo per questo cliente. Le nuove letture contano da ora come consumi del cliente.
- Il terreno non è più disponibile per un'altra occupazione.
Modificare un'occupazione
Apri il menu dell'occupazione
Fai clic sul menu con tre puntini accanto all'occupazione e scegli Modifica.
Modifica i campi
Puoi cambiare Tipo, Frequenza affitto, Descrizione, Pagato fino al, Fatturato fino al e Prezzo. Terreno è di sola lettura. Se la tua organizzazione ha campi personalizzati per le occupazioni, si trovano in fondo alla finestra.
Salva
Fai clic su Salva modifiche. La modifica compare con un confronto prima/dopo nella scheda Eventi del cliente.
Terminare un'occupazione
Terminare rimuove il collegamento tra cliente e terreno. Il terreno torna poi disponibile.
Scegli Elimina
Fai clic sul menu con tre puntini accanto all'occupazione e scegli Elimina. Si apre la finestra Elimina occupazione.
Scegli la data e le letture finali
Se il terreno ha contatori, puoi compilare Letture contatore finali (facoltativo). Scegli prima in Data il giorno in cui l'occupazione termina (oggi o prima). Poi compare un campo per la lettura finale di ogni contatore. Un contatore manuale lo compili con Manuale o lo scegli con Seleziona. Un contatore automatico richiede sempre una lettura esistente tramite Seleziona una lettura.
Conferma
Fai clic su Elimina. Non si può annullare.
Cosa succede dopo?
- Tillor chiude i periodi di consumo aperti del cliente. I consumi fino alla data di fine restano salvati e possono ancora essere fatturati.
- Il terreno torna disponibile per una nuova occupazione.
- L'occupazione scompare dalla tabella.
Fatturazione: estendere un'occupazione
Con Estendi occupazione (fattura) crei una bozza di fattura per il periodo successivo di un'occupazione, per esempio la tariffa annuale di sosta. Puoi farlo per una sola occupazione o per tutte quelle del cliente insieme.
Prima di iniziare: deve esistere almeno un prodotto con l'azione Estendi occupazione (spesso Sosta). Vedi Prodotti.
Avvia l'azione
Apri il menu con tre puntini accanto all'occupazione e scegli Estendi occupazione (fattura).
Scegli se fatturare anche i consumi
Seleziona Fattura consumi in sospeso per questo terreno (con Estendi tutte: Fattura consumi in sospeso (tutti i terreni)) se vuoi fatturare nella stessa bozza anche i consumi in sospeso. Se sui contatori interessati non c'è nulla in sospeso, restano solo le righe dell'estensione dell'occupazione.
Crea la bozza di fattura
Fai clic su Crea bozza fattura. Tillor usa il primo prodotto con l'azione Estendi occupazione (in ordine alfabetico per nome) e costruisce le righe per te. Poi completa il periodo sulla fattura e contabilizza quando sei pronto.
Cosa succede dopo?
- Presso il cliente c'è una bozza di fattura pronta, con il messaggio Completato e una descrizione di ciò che è stato creato.
- Se contabilizzi la fattura, Tillor imposta Fatturato fino al sul momento finale della riga.
- Dopo il pagamento Tillor aggiorna Pagato fino al. Fatturato fino al avanza solo se era ancora precedente a quel momento finale.
Attenzione con una bozza esistente
Se esiste già una bozza di fattura che estende questo terreno, Tillor mostra Verifichi prima di continuare. Una seconda bozza può duplicare righe o saltare un periodo. Apri la bozza esistente con Apri bozza ..., oppure scegli Crea bozza comunque.
Pagato fino al, tipo, frequenza affitto e prezzo
| Campo | Significato |
|---|---|
| Pagato fino al | Fino a quando il cliente ha pagato in anticipo. Alla creazione o modifica scegli oggi o una data successiva. |
| Fatturato fino al | Fino a quando è stato fatturato. Se lo lasci vuoto, la visualizzazione segue Pagato fino al. |
| Tipo | Distingue l'alloggio proprio dal noleggio. |
| Frequenza affitto | Registra il ritmo dell'affitto per il seguito amministrativo. |
| Prezzo | Di norma segue il terreno, ma si può adattare per ogni occupazione. |
Scenari frequenti
Arriva un nuovo ospite
- Cerca il cliente o aggiungilo.
- Sul profilo del cliente crea un'occupazione sul terreno.
- Inserisci la lettura iniziale, oppure lascia che Tillor prenda l'ultima lettura.
- Da quel momento Tillor collega a questo cliente i consumi dei contatori di quel terreno.
Un ospite parte
- Nell'occupazione scegli Elimina.
- Scegli la data di partenza e inserisci le letture finali.
- Conferma. Tillor chiude i periodi di consumo e il terreno torna disponibile.
Un cliente si sposta su un altro terreno
- Termina l'occupazione attuale con le letture finali del vecchio terreno.
- Crea una nuova occupazione sul nuovo terreno con le letture iniziali.
- Tillor tiene separati i periodi di consumo per ogni terreno.
Problemi?
Concetti
- Occupazione: un cliente su un terreno per un periodo. Vedi occupazione.
- Terreno: il posto stesso, con eventuali contatori. Vedi terreno.
- Pagato fino al: la data fino alla quale il cliente ha pagato in anticipo.
- Fatturato fino al: la data fino alla quale è già stato fatturato.
- Periodo di consumo: il periodo in cui i consumi di un contatore sono attribuiti a un solo cliente. Vedi batch di consumo.
- Frequenza affitto: il ritmo dell'affitto, per esempio annuale o semestrale.