Prenotazioni
Gestisci soggiorni, check-in e assegnazioni delle piazzole per gli ospiti in Tillor
Ultimo aggiornamento il
Con le prenotazioni tieni traccia dei soggiorni nel tuo parco: chi arriva quando, su quale piazzola e con quanti ospiti. Da una prenotazione gestisci anche il check-in e il check-out. Vedi tutte le prenotazioni su una cronologia sotto Prenotazioni e per cliente nella scheda Prenotazioni. Inizia da Creare una prenotazione.
Da sapere
- Ogni prenotazione appartiene a un cliente e riceve automaticamente un Numero prenotazione unico. Quel numero non si può modificare.
- La data di check-out deve essere dopo la data di check-in. Lo stesso giorno o prima Tillor lo rifiuta.
- Una targa è fatta di lettere e cifre, al massimo 10 caratteri, senza spazi né trattini.
- Check-in e annullamento sono possibili solo dallo stato Prenotato. Annullare non si può più dopo il check-in.
- Una prenotazione non è la stessa cosa di un'occupazione: una prenotazione è una riserva per un soggiorno, un'occupazione collega un cliente a una piazzola per un periodo, vedi Occupazioni.
- Le note di una prenotazione sono interne e non vengono mai condivise con il cliente.
Come si collega tutto?
Trovi le fatture del cliente nel profilo cliente sotto Fatturazione.
La cronologia
Vai su Prenotazioni nel menu principale. La cronologia mostra le prenotazioni per piazzola su un calendario. Con la vista scegli giorno, settimana, mese, trimestre o anno, e salti a una data con Vai alla data.
- Clicca o trascina su un tratto libero per aggiungere una prenotazione. In alto a destra c'è anche Nuova prenotazione.
- Se trascini una prenotazione su altre date, Tillor chiede Aggiornare le date della prenotazione? Solo dopo la tua conferma la prenotazione cambia.
- Il menu contestuale di una prenotazione contiene Visualizza prenotazione, Copia link e Annulla prenotazione.
Creare una prenotazione
Prima di iniziare:
- Ti serve un cliente. Se non esiste ancora, lo crei mentre inizi, vedi Gestione clienti.
- Sai quale piazzola vuole l'ospite? Allora la scegli. Altrimenti lasci il campo vuoto.
Avvia la prenotazione
Clicca in alto a destra su Nuova prenotazione. Scegli un cliente esistente o creane uno nuovo.
Compila il modulo
Vedi Il modulo di prenotazione qui sotto per tutti i campi.
Crea la prenotazione
Clicca su Crea prenotazione.
Cosa succede dopo?
- La prenotazione riceve lo stato Prenotato e un numero di prenotazione.
- Se E-mail di conferma automatica è attiva, il cliente riceve una conferma.
- Trovi la prenotazione sulla cronologia e nella scheda Prenotazioni del cliente.
- Se vuoi che un'automazione reagisca a una prenotazione nuova o modificata, usa un trigger, vedi Trigger.
Il modulo di prenotazione
Date e durata del soggiorno
- Check-in: scegli la data di arrivo.
- Check-out: scegli la data di partenza. Dopo la data di check-in il selettore del check-out si apre da solo. La data di partenza deve essere dopo la data di arrivo.
- Numero di notti: lo calcola Tillor da sé.
Numeri e animali
Indica il numero di Adulti (minimo 1), Bambini, Neonati e Animali con i pulsanti più e meno.
Piazzola
- Piazzola: scegli una piazzola se l'ospite ha una preferenza. L'elenco mostra solo piazzole prenotabili senza occupazione attiva che sono libere nel periodo scelto. Tillor esclude le prenotazioni attive sovrapposte sulla stessa piazzola. Se modifichi le date, l'elenco si aggiorna. Nessuna preferenza? Lascia il campo vuoto.
- Includi piazzole non prenotabili: mostra anche le piazzole che non si possono prenotare online, per esempio i posti annuali fissi. Se la prenotazione è già su una piazzola simile, questa spunta è attiva da sola.
- Includi terreni occupati: mostra anche le piazzole che hanno già un'occupazione.
Targhe
Scrivi una targa, premi Invio e ripeti per ogni targa. Una crocetta su una targa la rimuove. Le targhe possono contenere solo lettere e cifre, al massimo 10 caratteri.
Le targhe di una prenotazione si trovano con la ricerca. L'accesso alla sbarra lo gestisci a parte, nel cliente nella scheda Controllo accessi, vedi Controllo accessi.
Note
Usa il campo note per osservazioni interne, come richieste speciali o accordi.
Preferenze comunicazione
- E-mail di conferma automatica: invia una conferma dopo la creazione.
- Pagamento online: consente al cliente di pagare la prenotazione online.
Visualizzare e modificare una prenotazione
Clicca su una prenotazione sulla cronologia o nel profilo cliente per aprire la pagina di dettaglio.
- Dettagli prenotazione (a sinistra): il modulo completo. Modifica ciò che vuoi e clicca su Salva. Con Annulla ripristini i valori originali. Accanto al titolo c'è Copia link prenotazione, utile per incollare un link cliccabile in un documento.
- Azioni prenotazione (a destra): i pulsanti qui sotto.
- Note (a destra): discussione interna su questa prenotazione.
- Attività (a destra): una cronologia con creazione, check-in, check-out, annullamento, annullamenti di azioni e dati modificati, con ora e utente. Per una modifica vedi quali campi sono stati cambiati (prima / dopo).
Check-in, check-out e annullamento
Nella pagina di dettaglio le azioni sono in Azioni prenotazione. Ogni azione chiede una conferma.
| Azione | Quando è possibile | Risultato |
|---|---|---|
| Check-in | Stato Prenotato | Stato Check-in effettuato |
| Check-out | Stato Check-in effettuato | Stato Check-out effettuato |
| Annulla prenotazione | Solo prima del check-in | Stato Annullato |
| Annulla annullamento | Solo prima del check-in | Torna a Prenotato |
| Annulla check-in | In caso di check-in sbagliato. Se l'ospite aveva già fatto il check-out, annulla prima il check-out | Torna a Prenotato |
| Annulla check-out | In caso di check-out sbagliato | Torna a Check-in effettuato |
Inoltre ci sono Invia modulo di conferma al cliente (SMS) e Crea attività. Con l'ultima crei un'attività da questa prenotazione.
Una prenotazione annullata non si può sottoporre a check-in né a check-out. Annulla prima l'annullamento.
Problemi?
Termini
- Prenotazione: una riserva per un soggiorno. Vedi prenotazione.
- Prenotato, Check-in effettuato, Check-out effettuato, Annullato: i quattro stati di una prenotazione.
- Numero prenotazione: il numero automatico con cui ritrovi una prenotazione.
- Occupazione: un cliente su una piazzola per un periodo, indipendentemente da una prenotazione. Vedi occupazione.
- Cronologia: la panoramica delle prenotazioni per piazzola su un calendario.