Documenti
Archivia file presso i clienti e gestisci documenti come contratti, permessi e allegati
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Con la gestione dei documenti conservi i file presso un cliente, come polizze assicurative, carte d'identità, contratti, permessi e altri allegati. I file che non appartengono ancora a nessuno restano nell'elenco centrale dei documenti finché non li colleghi a un cliente. Inizia da Documenti presso un cliente o da L'elenco centrale dei documenti.
Da sapere
- Un file può pesare al massimo 250 MB.
- Puoi caricare PDF, Word, messaggi Outlook (.msg), Excel, PowerPoint, immagini (JPEG, PNG, GIF) e file di testo.
- Dopo il caricamento Tillor converte le immagini in PDF. Gli altri tipi di file restano come sono, con un'anteprima PDF accanto.
- Quando elimini un documento, ricevi una copia come allegato al tuo indirizzo email, se è stato possibile metterlo al sicuro.
- Un PDF che appartiene a una richiesta di firma, e il PDF firmato, puoi archiviarli ma non eliminarli.
- Un documento archiviato viene conservato, ma non compare più tra i documenti attivi.
Come si collega tutto?
Un documento sta in un solo posto: o nell'elenco centrale, o presso un cliente. Se lo colleghi a un cliente, sparisce dall'elenco centrale. I PDF firmati e i mandati firmati finiscono automaticamente tra i documenti del cliente.
Documenti presso un cliente
Vedere i documenti
- Vai a ClientiPanoramica e apri il profilo del cliente.
- Fai clic sulla scheda Documenti.
- Vedi i documenti di questo cliente, divisi tra Attiva e Archiviati.
- Fai clic su un documento (o sull'occhio) per vederlo a destra in Anteprima. Con l'icona di download lo salvi.
Modificare, spostare o archiviare un documento
Il menu … accanto a un documento contiene Modifica, Sposta a cliente, Scarica, Archivia (o Ripristina) ed Elimina.
Eliminare un documento
Prima di iniziare: un documento che appartiene a una richiesta di firma non puoi eliminarlo. Archivialo.
Scegli Elimina
Scegli Elimina nel menu … accanto al documento.
Conferma
Conferma nella finestra di dialogo con Elimina, oppure annulla con Annulla. L'eliminazione non può essere annullata.
Dopo l'eliminazione ricevi al tuo indirizzo email dell'account un messaggio con il documento eliminato come allegato, così di solito hai a portata di mano una copia.
Far firmare un documento
Sotto i documenti di un cliente trovi le Richieste di firma. Con Richiedi firme fai firmare online un PDF dal cliente, da una persona di contatto, da un collega o da una parte esterna. Il PDF firmato compare tra i documenti come [titolo] (firmato), con il tipo Accordo firmato se il PDF originale non aveva un tipo. Vedi Firme.
L'elenco centrale dei documenti
Oltre ai documenti presso i clienti, Tillor ha un elenco centrale. Qui compaiono i file non ancora collegati a un cliente, ad esempio documenti che arrivano via email. Vai a AmministrazioneDocumenti.
Caricare un documento
Trascina un file nell'area di caricamento, oppure fai clic su Seleziona file. Il file viene salvato automaticamente e compare come nuovo elemento nell'elenco.
Collegare un documento a un cliente
Ogni documento nell'elenco centrale ha un modulo di modifica e un pannello di anteprima.
Trova il documento
Vai a AmministrazioneDocumenti e scorri fino al documento.
Compila i campi
- Nome documento: il nome del documento.
- Assegna a cliente: il cliente a cui appartiene questo documento (facoltativo).
- Tipo di documento: ad esempio Polizza assicurativa, Prova di pagamento dell'assicurazione, Carta d'identità, Mandato SEPA, Accordo firmato o Altro (facoltativo).
- Data di scadenza assicurazione: la data in cui scade un'assicurazione o un permesso. Questo campo compare solo per i tipi di documento che possono avere una data di scadenza.
- Note: appunti liberi sul documento (facoltativo).
Salva
Fai clic su Salva modifiche.
Cosa succede dopo?
- Il documento sparisce dall'elenco centrale e si trova nella scheda Documenti di quel cliente.
- Se hai compilato una Data di scadenza assicurazione, la vedi come etichetta accanto al documento.
Suggerimenti IA per i documenti
Quando carichi un PDF, Tillor ne analizza il contenuto in background. Se Tillor riconosce un nome che corrisponde a un cliente nella tua amministrazione, accanto a Assegna a cliente compare un pulsante di suggerimento con il nome del cliente e una percentuale che indica quanto Tillor è sicuro. Può comparire un suggerimento anche per una data di scadenza dell'assicurazione.
Fai clic sul pulsante per accettare il suggerimento, oppure scegli tu un altro cliente. Un suggerimento è sempre una proposta. Fai clic su Salva modifiche per rendere definitiva la tua scelta.
Problemi?
Concetti
- Tipo di documento: il genere di documento, ad esempio Polizza assicurativa o Carta d'identità.
- Archiviati: un documento che viene conservato ma non compare più tra i documenti attivi.
- Elenco centrale dei documenti: file non ancora collegati a un cliente.
- Richiesta di firma: un incarico per far firmare un PDF. Vedi richiesta di firma.
- Cliente: il record in Tillor a cui è agganciato un documento. Vedi cliente.