Gestione clienti
Gestisci i clienti e i loro dati in Tillor
Ultimo aggiornamento il
Un cliente è il posto in Tillor dove confluisce tutto su una persona o un'azienda: dati, persone di contatto, fatture, occupazioni, prenotazioni, documenti e accessi. Crei un cliente, lo ritrovi nell'elenco e aggiorni i suoi dati sul profilo del cliente. Inizia da Aggiungere un nuovo cliente.
Da sapere
- Alla creazione è obbligatorio solo il Nome di battesimo. Tutti gli altri dati li completi più tardi sul profilo del cliente.
- Tillor avvisa in caso di possibile cliente duplicato se nome e cognome insieme, l'indirizzo e-mail o il numero di telefono sono già presenti per un altro cliente. Un indirizzo e-mail o un numero di telefono contano a partire da 4 caratteri.
- I suggerimenti di indirizzo compaiono a partire da 3 caratteri digitati nel campo Via.
- Le scansioni dei documenti d'identità senza cliente collegato vengono eliminate da Tillor dopo 7 giorni.
- Eliminare un cliente rimuove anche tutti i dati correlati e non può essere annullato.
Come è collegato tutto?
Tutto ciò che registri in Tillor è legato a un cliente. Un'occupazione collega il cliente a un terreno, e quindi anche ai contatori su quel terreno. Il consumo di quei contatori finisce sulla fattura del cliente.
Aggiungere un nuovo cliente
Prima di iniziare:
- Una scansione d'identità, se vuoi creare il cliente con quella. Se non c'è nessuna scansione in coda, scegli semplicemente l'inserimento manuale.
- Non sei sicuro che il cliente esista già? Cercalo prima nell'elenco, vedi Cercare e filtrare i clienti.
Apri l'elenco dei clienti
Vai su ClientiPanoramica e fai clic in alto a destra su Crea nuovo cliente. Finché ci sono scansioni d'identità in sospeso, il pulsante mostra un menu con Manuale e le scansioni in coda.
Scegli come creare il cliente
Scegli Manuale. Si apre un modulo con Nome di battesimo, Cognome, Indirizzo e-mail e Numero di telefono. Compila ciò che sai e fai clic su Crea cliente. Se esiste forse già un cliente con dati simili, in basso compare un avviso giallo con un link a quel cliente.
Controlla se c'è un cliente duplicato
Se esiste forse già un cliente con lo stesso nome, lo stesso indirizzo e-mail o lo stesso numero di telefono, Tillor mostra Possibile cliente duplicato con il nome e il numero cliente. Fai clic su Usa questo cliente per aprire quel cliente, oppure su Crea comunque se è davvero un'altra persona.
Periodo di conservazione e responsabilità
Le scansioni senza cliente collegato vengono eliminate da Tillor automaticamente dopo 7 giorni. Elaborale in tempo.
Per le scansioni collegate, il periodo di conservazione e la base giuridica li stabilisce la tua organizzazione. Tillor le conserva finché non le scolleghi o le elimini. Il rispetto della normativa sulla privacy e i periodi di conservazione adeguati sono una tua responsabilità come titolare del trattamento.
Cosa succede dopo?
- Arrivi sul nuovo profilo del cliente, dove compili il resto: indirizzo, partita IVA, persone di contatto e campi personalizzati.
- Se il cliente è stato creato da una scansione, quella scansione appartiene al cliente e non è più in coda.
- La creazione compare come prima riga nella scheda Eventi del cliente.
- Se vuoi che succeda subito qualcosa con un nuovo cliente, per esempio una e-mail di benvenuto, usa un'automazione.
Controllare una partita IVA
Nella scheda Panoramica, nel blocco Dati del cliente, inserisci la Partita IVA. Tillor controlla il numero nel registro europeo VIES non appena è compilato anche Paese e il numero è abbastanza lungo.
- Se il numero è valido, vedi una spunta verde e una finestra con la ragione sociale ufficiale e l'indirizzo da VIES. Fai clic su Applicare l'indirizzo dell'azienda per riportare quell'indirizzo nel modulo.
- Se il numero non è valido, vedi un'icona rossa e un messaggio di errore.
Il profilo del cliente
Quando fai clic su un cliente, vedi il profilo del cliente. In alto ci sono i dati riassuntivi del cliente, con sotto i commenti fissati. Con le schede raggiungi il resto.
| Scheda | Cosa trovi |
|---|---|
| Panoramica | Dati del cliente (modulo modificabile), comunicazioni recenti, fatture, letture, commenti, occupazioni e notifiche |
| Fatturazione | Tutte le fatture di questo cliente e il saldo per conto |
| Controllo accessi | Diritti di accesso e targhe |
| Contatti | Persone di contatto aggiuntive |
| Tag NFC | Tag NFC collegati |
| Prenotazioni | Tutte le prenotazioni |
| Comunicazioni | Messaggi e cronologia delle comunicazioni |
| Outlook | Posta da e per il cliente dalle tue caselle Outlook. Questa scheda compare solo se Outlook è collegato e puoi Visualizza inbox |
| Eventi | Cronologia con le modifiche, inclusa la creazione di cliente o contatto, l'assegnazione o lo scollegamento di un documento d'identità, e prima/dopo per gli aggiornamenti di cliente, contatto, impostazioni di fatturazione e metodo di accesso |
| Documenti | File e allegati salvati, e le richieste di firma |
| Attività | Attività collegate a questo cliente |
A colpo d'occhio
Nella scheda Panoramica, in alto a sinistra, c'è la scheda A colpo d'occhio. Mostra solo ciò che in quel momento richiede attenzione e si chiude quando non c'è nulla da mostrare:
- Prenotazioni attive e Prossime prenotazioni, con un pulsante Visualizza prenotazione
- Contatori attivi con allarmi
- Attività aperte di questo cliente
- Scansioni d'identità di questo cliente
Gli stessi dati li vedi nella scheda di una chiamata in arrivo. Un commento che fissi compare direttamente sotto i dati del cliente in alto nel profilo. Vedi Commenti.
Compleanni
Se oggi è il compleanno del cliente o del suo partner, in alto nel profilo del cliente compare un blocco verde Compleanno oggi, con il nome e l'età, e sulla pagina cadono dei coriandoli. Per il cliente la data proviene dal campo Data di nascita. Il partner è il contatto con la relazione Partner. Una data di nascita del 29 febbraio, negli anni senza giorno bisestile, conta il 28 febbraio.
Modificare i dati del cliente
Nella scheda Panoramica, nel blocco Dati del cliente, modifichi i campi. In fondo al modulo ci sono Annulla e Salva. Ogni modifica compare nella scheda Eventi, con un riepilogo Prima / dopo per campo, così puoi vedere esattamente cosa è stato cambiato.
Se la tua organizzazione ha creato dei campi personalizzati per i clienti, compaiono come campi aggiuntivi nello stesso blocco.
Compilare l'indirizzo
L'indirizzo è composto da Via, N. e Interno, seguiti da CAP, Luogo e Paese.
- Se digiti almeno tre caratteri della via, Tillor propone degli indirizzi. Scegline uno: vengono compilati via, numero, CAP, luogo e paese. I suggerimenti provengono da OpenStreetMap, un database cartografico gratuito.
- Se digiti Kerkstraat 5 nel campo Via, il numero passa automaticamente a N.. Uno spazio dopo il numero ti porta a Interno. Se incolli un indirizzo completo, viene suddiviso allo stesso modo. Nei paesi in cui il numero precede la via, il numero non viene spostato automaticamente.
- Se CAP o luogo sono già compilati, Tillor controlla l'indirizzo. Una spunta verde con Indirizzo trovato significa che l'indirizzo esiste. Un'icona gialla con Grafia suggerita mostra l'ortografia abituale. Fai clic su Aggiorna indirizzo per adottarla.
- L'indirizzo viene conservato come un'unica riga, per esempio sulle fatture e nelle esportazioni.
I suggerimenti sono un aiuto, non un obbligo. Puoi sempre compilare tu qualcosa.
Cercare e filtrare i clienti
Vai su ClientiPanoramica. In alto c'è una barra di ricerca.
- Digita un nome, un indirizzo e-mail, un numero di telefono o un numero cliente.
- I risultati si aggiornano mentre digiti, con un breve ritardo.
- Puoi anche filtrare per Creata (intervallo di date), Stato e Tipo.
Eliminare un cliente
Usa Elimini cliente nel menu in alto nel profilo del cliente. Tillor chiede È sicuro di voler eliminare questo cliente? Se confermi, vengono rimossi anche tutti i dati correlati. Questa operazione non può essere annullata.
Scenari frequenti
Un nuovo cliente prenota per la prima volta
- Il cliente telefona o prenota online.
- Aggiungi il cliente con Crea nuovo cliente.
- Compili indirizzo e altri dati sul profilo del cliente (scheda Panoramica > Dati del cliente).
- Crei un'occupazione sul terreno desiderato, vedi Occupazioni.
- Il consumo dei contatori collegati lo registra Tillor automaticamente. Lo vedi sotto Letture in Panoramica.
Modificare i dati del cliente
Apri il profilo del cliente, modifica l'indirizzo nel modulo e fai clic su Salva.
Problemi?
Glossario
- Cliente: il record in Tillor di una persona o un'azienda. Vedi cliente.
- Persona di contatto: una persona aggiuntiva di un cliente, per esempio un partner o un contatto di emergenza.
- Occupazione: un cliente su un terreno per un periodo. Vedi occupazione.
- Prenotazione: una prenotazione per un soggiorno. Vedi prenotazione.
- Eventi: la cronologia con tutte le modifiche di un cliente. Vedi evento.
- VIES: il registro europeo in cui Tillor controlla una partita IVA.