Panoramica
Fai in modo che Tillor faccia qualcosa da solo quando succede qualcosa, come creare un'attività o inviare un promemoria di pagamento
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Con le automazioni fai in modo che Tillor faccia qualcosa senza che un collega debba ricordarsene. Definisci una regola: quando succede questo, fai quello. Alcuni esempi:
- Termina un'occupazione su una casa mobile, quindi Tillor crea un'attività di controllo con sottoattività e la assegna al collega che ha chiuso l'occupazione
- Una fattura è scaduta, quindi Tillor invia un promemoria di pagamento e una settimana dopo crea un'attività per telefonare al cliente se la fattura risulta ancora aperta
- Arriva una nuova prenotazione, quindi Tillor invia i dati al tuo sistema
- Ogni lunedì alle 08:00 Tillor crea un'attività per il controllo settimanale
- Arriva una nuova prenotazione, quindi Tillor crea un codice QR per l'ospite e glielo invia per e-mail
Costruisci un'automazione da solo su una tela, senza codice. Scegli un momento di avvio, aggiungi dei passaggi e li colleghi con delle linee.
In parole semplici
Un'automazione ha tre tipi di elementi. I dettagli tecnici ti servono solo quando ne hai bisogno.
- Il momento di avvio (trigger) è il "quando". Succede qualcosa in Tillor, come la fine di un'occupazione, oppure scatta un certo orario o una certa data. Vedi Trigger
- La logica è il "se". Qui il flusso guarda i dati e sceglie una strada, oppure aspetta che succeda qualcosa. Un esempio: la fattura non è ancora pagata dopo una settimana? Vedi Condizioni, smistamenti e ritardi
- Le azioni sono il "allora fai". Creare un'attività, inviare un messaggio, registrare una fattura. Vedi Azioni
Inoltre, le variabili sono i dati del momento stesso, come il nome del terreno o del cliente. Le metti tra parentesi graffe in un testo e Tillor inserisce il valore reale. Vedi Variabili e modelli.
Chi può usarle
Solo per gli amministratori
Le automazioni lavorano con tutti i permessi nella tua organizzazione. Per visualizzarle serve il permesso Visualizza automazioni, per crearle e modificarle Gestisci automazioni. Gli amministratori con Tutti i permessi hanno entrambi. Vedi Chi può usare le automazioni?.
Trovi la pagina nel menu laterale in AmministratoreAutomazioni.
Come si collega al resto?
Ogni automazione è composta da passaggi che colleghi in un flusso. Un'automazione lavora insieme alle attività: crea attività, aspetta che un collega scelga un pulsante oppure parte quando un'attività cambia. Vedi Attività. Ogni volta che un'automazione parte, parliamo di un'esecuzione. Un'esecuzione inizia dal momento di avvio e segue le linee verso il basso.
| Elemento | Cosa fa |
|---|---|
| Quando succede questo (trigger) | Il momento di avvio. Un evento in Tillor, un webhook, un'azione scelta su un'attività, una fattura scaduta, una data come l'arrivo di un ospite, un orario fisso o una pianificazione personalizzata. Un flusso può avere più trigger. Ogni trigger avvia un'esecuzione propria |
| Solo quando | Un filtro sul trigger. L'automazione parte solo se i dati corrispondono, per esempio solo per le case mobili |
| Se / altrimenti | Divide il flusso in Sì e No in base a una o più condizioni |
| Smista | Divide il flusso in più rami, a seconda del valore di un campo |
| Ritardo e altri passaggi di attesa | Fanno attendere il flusso, fino a un'ora, una data, gli orari di apertura, una condizione, un evento o la decisione di un collega |
| Aperto ora?, Cerca un record, Per ogni | Controllano se sei aperto, recuperano un record o eseguono i passaggi successivi per ogni elemento di un elenco |
| Azioni | Fanno davvero qualcosa: attività, messaggi a ospiti e colleghi, fatture, pagamenti e mandati, accessi, contatori e dispositivi, webhook e richieste API |
I passaggi con più uscite, come Sì e No, Fatto e Saltato oppure Riuscito e Non riuscito, ti permettono di scegliere un seguito diverso per ogni esito. Per ogni azione puoi anche attivare un'uscita Errore, così il flusso prosegue se il passaggio fallisce.
Variabili
I campi di testo di un passaggio accettano variabili tra parentesi graffe, come {occupation.terrain.name}. Tillor inserisce il nome del terreno legato all'evento. Così crei messaggi e attività diversi caso per caso. Leggi di più in Variabili e modelli.
Per iniziare subito
- Vai su Amministratore > Automazioni e fai clic su Nuova automazione
- Scegli un modello oppure Parti da zero
- Imposta il trigger e i passaggi e fai clic su Salva
- Prova il flusso nella scheda Esecuzione di prova. In questo caso non viene inviato né creato nulla di reale
- Attiva Attivo quando sei soddisfatto
La nuova automazione resta in pausa finché non la attivi tu. Una spiegazione passo per passo si trova in Per iniziare.
Da sapere
- Una nuova automazione resta in pausa finché non la attivi tu
- Un'automazione ha al massimo 100 passaggi. Le note e i riquadri sulla tela contano a parte, al massimo 50
- Uno Smista ha al massimo 8 rami e Chiedi una decisione al massimo 8 opzioni
- Le pianificazioni e le date vengono controllate ogni minuto. Un evento fa partire l'automazione subito
- Le modifiche possono richiedere mezzo minuto prima di valere ovunque
- Un'esecuzione non riuscita viene inviata per e-mail a chi ha creato l'automazione, al massimo una volta all'ora
- Nella scheda Esecuzioni compaiono le ultime 20 esecuzioni
- Un flusso non può avviare se stesso o un altro flusso tramite ciò che crea lui stesso
Le automazioni fanno davvero qualcosa
Un'automazione attivata invia promemoria reali e crea attività reali. Usa la scheda Esecuzione di prova e controlla le prime esecuzioni nella scheda Esecuzioni prima di essere sicuro che tutto sia corretto.
Sezioni
Per iniziare
La panoramica, i modelli e l'editor, e come salvare e attivare un'automazione
Trigger
Eventi, date, fatture scadute e pianificazioni, più filtri e avvio una tantum
Condizioni, smistamenti e ritardi
Dividere e far attendere il flusso, cercare record, scorrere elenchi e chiedere una decisione
Azioni
Tutto ciò che può fare un'automazione, con tutti i campi
Variabili e modelli
Usare i dati dell'evento nei tuoi testi
Chi esegue un'automazione?
Perché le attività e i commenti di un'automazione compaiono a nome di un utente di sistema fisso
Test ed esecuzioni
Fare un'esecuzione di prova e rivedere le esecuzioni reali
Problemi e attivazione
Perché un'automazione non si può attivare e cosa significano le segnalazioni
Esempio: controllo della casa mobile in affitto
Costruire un flusso completo passo per passo
Domande frequenti
Limiti, spiegazioni sulla pausa e cosa fare se non succede nulla
Per gli sviluppatori
La richiesta API, la busta del webhook, la firma e la gestione tramite API
Termini
- Automazione: una regola del tipo "quando succede questo, fai quello", costruita come flusso
- Flusso: la tela di una singola automazione, con passaggi e linee
- Trigger: il momento di avvio di un flusso
- Esecuzione: una singola volta in cui un'automazione parte e percorre il flusso
- Azione: un passaggio che fa davvero qualcosa, come creare un'attività
- Variabile: un dato del momento, tra parentesi graffe in un testo
- Esecuzione di prova: una prova in cui non viene inviato né creato nulla di reale
- Flusso di lavoro (Workflow): l'utente a nome del quale lavora un'automazione
Altri termini si trovano nel glossario.