Per iniziare
La panoramica, i modelli e l'editor, e come salvare e attivare un'automazione
Ultimo aggiornamento il
In questa pagina crei la tua prima automazione e conosci l'editor, la schermata in cui disegni i flussi. Ti serve il permesso Gestisci automazioni, oppure Tutti i permessi. Per il contesto vedi la Panoramica.
La panoramica
Vai su Amministratore > Automazioni. Vedi un elenco con una riga per automazione:
- il nome e un'etichetta come 2 problemi se nel flusso c'è ancora qualcosa che non va (vedi Problemi e attivazione)
- la descrizione
- il trigger scelto, il numero di passaggi e chi ha creato l'automazione (di)
- una serie di barrette con le ultime esecuzioni, accanto l'orario dell'ultima esecuzione oppure Non ancora eseguita. Una barretta rossa è un'esecuzione non riuscita
- un interruttore per attivare o disattivare l'automazione e un menu con tre puntini
In alto nell'elenco filtri con Tutte, Abilitata e In pausa. Se un'automazione ha problemi, compare anche un filtro Problemi. Con Cerca automazioni cerchi per nome o descrizione.
Fai clic sul nome per aprire l'editor. Con l'interruttore attivi o disattivi un'automazione. Non puoi attivarla finché ci sono problemi. Il menu Azioni dell'automazione ha due voci:
| Voce | Cosa fa |
|---|---|
| Duplica | Crea una copia con il nome [nome] (copia). La copia è in pausa |
| Elimina | Elimina l'automazione e la cronologia delle esecuzioni. Tillor chiede prima conferma |
Le esecuzioni che in quel momento attendono in un ritardo si fermano se elimini l'automazione.
Creare una nuova automazione
Fai clic su Nuova automazione. Si apre una galleria con sei punti di partenza. Puoi modificare ogni passaggio in seguito.
| Punto di partenza | Cosa fa |
|---|---|
| Parti da zero | Un flusso vuoto con solo un trigger |
| Controlla il terreno dopo la partenza | Crea un'attività di controllo per il terreno quando un'occupazione termina, con priorità alta e assegnata a chi ha chiuso l'occupazione |
| Segui le fatture non pagate | Attende fino a dopo la scadenza, invia un promemoria di pagamento e una settimana dopo crea un'attività per chiamare il cliente se la fattura è ancora aperta |
| Invia le prenotazioni a un altro sistema | Per ogni nuova prenotazione invia un payload dedicato al tuo endpoint webhook e crea un'attività se la consegna non riesce |
| Controllare un contatore che non conta più | Crea un'attività per la reception quando un contatore resta fermo mentre il terreno è stato usato, con sottoattività per il controllo sul posto |
| Chiama la Tillor API | Aggiunge un commento a ogni nuova attività tramite la Tillor API |
Appena scegli, Tillor crea l'automazione e apre l'editor. L'automazione è in pausa finché non la attivi.
L'editor
L'editor riempie tutto lo schermo e ha tre parti: a sinistra l'elenco dei passaggi, al centro la tela e a destra il pannello. Il nome dell'automazione compare in alto nella barra di navigazione e puoi modificarlo direttamente lì.
Passa sopra i simboli ℹ per una breve spiegazione di ogni parte.
Elenco dei passaggi (a sinistra). Cerca un passaggio con Cerca passaggi. In alto c'è il gruppo Strumenti con Commento e Riquadro (vedi Commenti e riquadri). Sotto ci sono i passaggi in sei gruppi, con Documenti in mezzo:
- Logica: il trigger Quando succede questo e condizioni, attese, ricerche e cicli, come Se / altrimenti, Smista, Ritardo, Aperto ora?, Cerca un record, Per ogni e Chiedi una decisione. Vedi Condizioni, selettori e ritardi
- Attività: creare, cercare e aggiornare attività
- Documenti: cercare e aggiornare documenti
- Ospiti e messaggi: messaggi a ospiti e colleghi, commenti, la inbox, clienti e prenotazioni
- Fatture e pagamenti: fatture, link di pagamento, mandati e consumi
- Accesso e dispositivi: mezzi di accesso, sbarre, corrente, tag NFC e tablet
- Integrazioni: Invia webhook e Richiesta API
Cosa fa ogni azione lo trovi in Azioni. In fondo c'è Richiedi un passaggio se ne manca uno.
Tela (al centro). Qui vedi il flusso. In alto c'è il trigger, sotto i passaggi con le linee tra loro. In basso a sinistra ingrandisci e riduci.
Pannello (a destra). In alto c'è l'interruttore Attiva, se ci sono problemi un pulsante come 1 problema, un pulsante Riordina che mette i passaggi in ordine uno sotto l'altro (i commenti restano dove sono) e un pulsante Nascondi pannello. Se nascondi il pannello, Mostra pannello lo mostra di nuovo. Sotto scegli una scheda:
| Scheda | Cosa fai |
|---|---|
| Configura | Modificare il passaggio selezionato. Se non selezioni nulla, puoi inserire una Descrizione per l'automazione |
| Esecuzione di prova | Provare il flusso, vedi Test ed esecuzioni |
| Esecuzioni | Vedere cosa hanno fatto le esecuzioni reali |
| Cronologia | Vedere e ripristinare le versioni salvate in precedenza, vedi Versioni precedenti |
Se hai fatto modifiche, in fondo al pannello compare Modifiche non salvate con i pulsanti Ripristina e Salva. Ripristina riporta il flusso all'ultima versione salvata. Se il pannello è nascosto, quei pulsanti sono in alto a destra sulla tela.
Finché non hai selezionato un passaggio, sotto la descrizione compare chi ha creato l'automazione. Le esecuzioni non riuscite vengono inviate via e-mail a quella persona, al massimo una volta all'ora per automazione.
Su un telefono il pannello è prima nascosto, così la tela occupa tutto lo schermo. Tocca un passaggio o Mostra pannello per aprirlo.
Aggiungere e collegare i passaggi
Hai quattro modi per aggiungere un passaggio:
- Fai clic su un passaggio nell'elenco a sinistra. Compare al centro della tela
- Trascina un passaggio dall'elenco sulla tela
- Fai clic sul più sotto un'uscita che non porta ancora da nessuna parte (Aggiungi un passaggio dopo "[uscita]") e scegli un passaggio. Il nuovo passaggio viene collegato subito
- Trascina un passaggio su una linea. Si posiziona allora tra i due passaggi (Inserisci un passaggio qui)
Per collegare i passaggi tra loro, trascina dall'uscita sotto un passaggio a un altro passaggio. Vale quanto segue:
- Ogni uscita porta a un solo passaggio. Se colleghi di nuovo un'uscita, la nuova linea sostituisce quella vecchia
- Una linea che formerebbe un anello viene rifiutata. Se c'è comunque un ciclo, non puoi attivare l'automazione. Un'esecuzione si ferma appena dovrebbe rifare un passaggio
- Un passaggio senza linea in entrata non viene mai eseguito. Tillor lo segnala come problema (Non collegato, quindi questo passaggio non viene mai eseguito.)
- Un trigger puoi modificarlo, duplicarlo e aggiungerne altri dall'elenco a sinistra. L'ultimo trigger non puoi eliminarlo. Un trigger non va su una linea: avvia un'esecuzione propria
Dai a un passaggio un nome proprio nel campo Nome del passaggio. Aiuta quando il flusso diventa più grande. Con i pulsanti Duplica passaggio ed Elimina passaggio in alto nel pannello copi o elimini il passaggio selezionato.
Commenti e riquadri
Con un commento spieghi sulla tela cosa fa una parte del flusso, ad esempio perché c'è una condizione. Un Riquadro è una linea tratteggiata con un nome che metti attorno a un gruppo di passaggi.
- Nel gruppo Strumenti fai clic su Commento o Riquadro e digita il testo
- Trascina il commento o il riquadro sui passaggi che spiegano. Selezionali per ingrandirli o ridurli con gli angoli
- Elimina un commento con Elimina commento o un riquadro con Elimina riquadro, oppure selezionali e premi Canc
- Commenti e riquadri non vengono mai eseguiti e non contano per i problemi. Puoi inserirne al massimo 50 in totale. Vengono conservati con Salva, come i passaggi, e con Ctrl/Cmd + Z annulli una modifica
Versioni precedenti
Ogni volta che salvi una modifica, Tillor conserva la versione precedente. Nella scheda Cronologia vedi le versioni con ciò che è cambiato, ad esempio 1 passaggio aggiunto o Disposizione o collegamenti modificati, e da chi o da cosa proviene la modifica (ad esempio Tramite l’API). Con Ripristina porti una versione sulla tela. Conta come modifica non salvata: salva per mantenere la versione, oppure annulla.
Scorciatoie da tastiera
| Tasto | Cosa fa |
|---|---|
| Ctrl/Cmd + S | Salvare |
| Ctrl/Cmd + Z | Annullare |
| Ctrl/Cmd + Shift + Z oppure Ctrl/Cmd + Y | Ripetere |
| Ctrl/Cmd + C, Ctrl/Cmd + V | Copiare e incollare i passaggi selezionati |
| Ctrl/Cmd + D | Duplicare i passaggi selezionati |
| Ctrl/Cmd + A | Selezionare tutto |
| Canc o Backspace | Eliminare i passaggi o le linee selezionati |
| Esc | Annullare la selezione |
Salvare e attivare
Tillor non salva automaticamente. Fai clic su Salva (o premi Ctrl/Cmd + S) per conservare le modifiche. Il pulsante è attivo appena qualcosa è stato modificato e il nome non è vuoto.
Se l'automazione è attiva, puoi salvare solo quando non ci sono più problemi. Un flusso in esecuzione deve restare sempre valido. Risolvi i problemi, oppure metti prima in pausa l'automazione.
Con l'interruttore Attiva attivi l'automazione. Questo salva subito anche il flusso. L'interruttore non funziona finché ci sono problemi, con la spiegazione Risolvi prima i problemi aperti. Poi l'automazione parte a ogni evento corrispondente. Può volerci mezzo minuto prima che una modifica abbia effetto ovunque.
Se in seguito modifichi un flusso attivo, le modifiche valgono solo per le nuove esecuzioni. Le esecuzioni già in corso o in attesa in un ritardo terminano con il flusso così com'era quando sono partite.
La tua prima automazione: un'attività dopo la partenza
Questo esempio crea un'attività quando un'occupazione termina.
- Fai clic su Nuova automazione e scegli Controlla il terreno dopo la partenza
- Fai clic sul trigger. In Evento c'è
occupation:ended - Fai clic sul passaggio Crea attività. Modifica Titolo, Descrizione e Priorità, oppure scegli in Aggiungi alla bacheca una bacheca e una Colonna
- Apri la scheda Esecuzione di prova e fai clic su Esegui prova. Vedi quali passaggi il flusso percorrerebbe
- Fai clic su Salva e attiva Attiva
- Termina un'occupazione e guarda nella scheda Esecuzioni cos'è successo
Richiedere un passaggio o un evento
Ti manca un trigger, una condizione o un'azione? Fai clic su Richiedi un passaggio sotto l'elenco dei passaggi. Nell'elenco degli eventi del trigger c'è anche un link Manca un evento? Richiedilo.
- In Di cosa hai bisogno? scegli tra Un trigger o un evento, Una condizione o un filtro, Un'azione o Qualcos'altro
- In Cosa dovrebbe fare? descrivi cosa vuoi automatizzare. Scrivi almeno 10 caratteri, al massimo 1000
- Fai clic su Invia richiesta
La tua richiesta arriva al team di Tillor, insieme al tuo nome e al nome della tua organizzazione. Ricevi una notifica che la richiesta è stata inviata.
Cosa succede dopo?
- Una nuova automazione è in pausa. Non succede nulla finché non attivi Attiva.
- Dopo l'attivazione, l'automazione parte a ogni evento corrispondente. Può volerci mezzo minuto prima che una modifica abbia effetto ovunque.
- Ogni avvio è un'esecuzione. Le vedi nella scheda Esecuzioni, con lo stato Completata, In attesa, Non riuscita o Annullata.
- Se un'esecuzione non riesce, chi ha creato l'automazione riceve un'e-mail, al massimo una all'ora per automazione.
- Se modifichi un flusso in esecuzione, le modifiche valgono solo per le nuove esecuzioni. Ciò che è già in corso o in attesa termina con il vecchio flusso.
- Le attività e i commenti creati dall'automazione sono a nome di Flusso di lavoro. Vedi Chi esegue un'automazione?.