Panoramica
Fai firmare online un PDF come un contratto di locazione o un regolamento interno e conserva il documento firmato nella scheda del cliente.
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Con Firme fai firmare online un PDF come un contratto di locazione, un regolamento interno, una liberatoria o una garanzia. I firmatari firmano uno dopo l'altro e sei tu a decidere in che punto delle pagine vanno ogni firma, sigla o campo da compilare. Come procedere è spiegato in Richiedere firme.
Quando tutti hanno firmato, Tillor crea un PDF firmato con le pagine di prova in coda. Poi compare nei Documenti del cliente e ogni firmatario riceve una copia. Il tuo PDF originale resta conservato senza modifiche.
Preparare, inviare, sollecitare, ritirare e annullare le richieste di firma richiede il permesso Gestire le richieste di firma, nel gruppo Firme in ImpostazioniUtenti. Se non hai quel permesso, quei pulsanti sono grigi. Tutti gli utenti della tua organizzazione possono vedere le richieste e firmare di persona quando tocca a loro.
Da sapere
- Una richiesta ha al massimo 10 firmatari e accetta solo file PDF, fino a 250 MB.
- Di default si può firmare per 14 giorni, fino alla fine dell'ultimo giorno. Puoi scegliere un'altra data.
- Un firmatario di turno riceve di default un promemoria dopo 3 giorni (puoi scegliere da 1 a 14 giorni), con un massimo di 2 promemoria automatici. Partono con il controllo giornaliero di Tillor.
- Per firmare, il firmatario conferma con un codice di 6 cifre. Il codice è valido 10 minuti e dopo 2 minuti se ne può chiedere uno nuovo.
- Il tuo PDF originale non cambia mai. L'originale e il PDF firmato puoi archiviarli ma non eliminarli, perché sono la prova.
- La richiesta passa allo stato Scaduta durante il controllo giornaliero, non nel momento esatto in cui scade il termine.
Dove si trova
- AmministrazioneFirme mostra tutte le richieste di firma con il loro stato e quante firme ci sono già.
- Nel profilo di un cliente, nella scheda Documenti, c'è il pulsante Richiedi firme, con sotto le Richieste di firma di quel cliente.
Come si collega tutto?
Una richiesta di firma appartiene sempre a un cliente e a un PDF. I firmatari non devono essere per forza il cliente: può firmare anche un contatto, un collega o una parte esterna.
Come procede una richiesta
Stati
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | Stai ancora preparando la richiesta. Non è stato ancora inviato nulla. |
| In corso | La richiesta è stata inviata e si sta firmando. |
| Completata | Tutti hanno firmato e il PDF firmato è nella scheda del cliente. |
| Rifiutata | Un firmatario ha rifiutato. La richiesta è stata interrotta. |
| Annullata | Tu o un collega avete ritirato la richiesta. |
| Scaduta | Non si è firmato in tempo. |
Per ogni firmatario vedi In attesa (non ancora di turno), Link inviato (di turno), Firmato o Rifiutato.
Chi può firmare
| Tipo | Come firma quella persona |
|---|---|
| Cliente | Tramite un link personale via e-mail, o via SMS se c'è solo un numero di telefono |
| Contatto | Come il cliente, per un contatto di quel cliente |
| Collaboratore | In Tillor stesso, senza codice |
| Parte esterna | Come il cliente, con un nome e un indirizzo e-mail o numero di telefono che inserisci tu |
Un cliente, un contatto o una parte esterna può firmare anche al banco, su un tablet con l'app Tillor. Vedi Sul tablet alla reception.
Automatizzare
Una richiesta di firma può avviare un'automazione. Con Richiesta di firma completata crei ad esempio un'attività non appena un contratto di locazione è firmato, con Richiesta di firma modificata reagisci a ogni cambio di stato. Gli stessi eventi puoi inviarli come webhook al tuo sistema.
Richiedere firme
Seguire una richiesta
Come firma una persona
Prova e validità
Acquisire un cliente stagionale
Facendo firmare il contratto di locazione
Termini
- Richiesta di firma: l'incarico di far firmare un PDF, con firmatari, campi e una scadenza. Vedi richiesta di firma.
- Firmatario: chi deve firmare. Un cliente, un contatto, un collaboratore o una parte esterna.
- Campo: un punto del PDF in cui un firmatario firma, mette una sigla o compila qualcosa.
- Bozza: una richiesta che stai ancora preparando. Non è stato ancora inviato nulla.
- Pagine di prova: le pagine in coda al PDF firmato che indicano chi ha firmato, quando e come. Vedi pagina di prova.
- Sigillo: la firma digitale della tua organizzazione con cui si chiude il PDF firmato. Vedi sigillo.