Prova e validità
Cosa registra Tillor con una firma e che tipo di firma elettronica è.
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Per ogni firma Tillor registra chi ha firmato, quando e come, e chiude il PDF in modo che una modifica successiva sia visibile. Il risultato è una firma elettronica semplice, adatta a contratti di locazione, regolamenti interni, liberatorie e condizioni. Per i documenti per cui la legge richiede una firma più forte, Tillor non è lo strumento giusto.
Cosa c'è sulle pagine di prova?
Il PDF firmato riceve in fondo una o più pagine Prova di firma. Contengono:
- il titolo del documento, la richiesta, la tua organizzazione, il numero di pagine e quando la richiesta è stata creata, inviata e completata
- due impronte del file: quella del PDF così come lo hai caricato e quella delle pagine firmate prima dell'aggiunta delle pagine di prova. Se cambia anche un solo carattere nel file, l'impronta non corrisponde più
- per ogni firmatario: nome, ruolo, tipo, indirizzo e-mail, numero di telefono e lingua, quando è partito il link e quando quella persona ha aperto la pagina per la prima volta, l'ora della firma, l'indirizzo IP e il dispositivo
- come è stato confermato il firmatario: con un codice monouso, su quale canale è stato inviato il codice e quando, oppure accesso effettuato in Tillor per i collaboratori
- la frase con cui il firmatario ha dato il suo consenso, esattamente come appariva sullo schermo
- ciò che il firmatario ha compilato: ogni campo di testo, data e casella di spunta con il suo valore, anche quelli rimasti vuoti
- la firma e la sigla così come sono state tracciate, e in quali pagine compaiono. Una firma digitata appare come immagine del nome digitato, proprio come una firma tracciata
- come è stato firmato: sulla pagina di firma tramite il link, in Tillor da un collaboratore con accesso effettuato, oppure sul tablet alla reception (con codice, oppure con l'identità confermata da un collaboratore)
- il registro di controllo: ogni passaggio con ora, chi lo ha fatto e da quale indirizzo IP e dispositivo. Ad esempio Link di firma inviato, Pagina di firma aperta, Codice di verifica inviato, Codice errato inserito, Firmato e Completato e sigillato
Gli orari sono nel fuso orario della tua organizzazione, con accanto l'ora UTC (l'ora standard mondiale). Tillor conserva gli indirizzi IP e i dispositivi in forma cifrata. Li vedi in Tillor e sulle pagine di prova. Le firme e i valori compilati compaiono nel documento nei punti che hai scelto tu. Il tuo caricamento originale resta conservato a parte e non cambia mai.
Gli stessi passaggi li vedi anche nella pagina della richiesta sotto Cronologia e nella scheda del cliente sotto Eventi.
Per il lettore tecnico
Le due impronte sono valori di controllo SHA-256. Un'impronta SHA-256 cambia completamente non appena cambia anche un solo byte di un file, per questo dimostra che il file non è stato modificato. Sulla pagina di prova compare anche l'impronta del certificato di sigillo (vedi sotto).
Sigillo e marca temporale
Come ultimo passaggio il PDF firmato viene sigillato con una firma digitale della tua organizzazione, creata da Tillor. Se lo apri in Adobe Reader o in un altro lettore PDF, vedi un pannello delle firme. Se dopo la sigillatura il file viene modificato, il lettore lo segnala.
Il lettore può indicare il firmatario come sconosciuto o non attendibile. È normale: il certificato proviene da Tillor e non da un'autorità di certificazione a pagamento. Quale certificato è, è indicato con la sua impronta sulla pagina di prova.
Il sigillo riceve anche una marca temporale da un servizio di marcatura temporale indipendente e gratuito (FreeTSA, oppure DigiCert se non risponde). Questo dimostra, indipendentemente da Tillor, quando il file esisteva in questa esatta forma. L'ora è indicata nella pagina della richiesta sotto Marca temporale.
Che tipo di firma è
È una firma elettronica semplice secondo le regole europee eIDAS. Tillor verifica l'indirizzo e-mail o il numero di telefono con un codice, registra il tratto della firma e conserva la prova. È adatta a contratti di locazione, regolamenti interni, liberatorie e condizioni.
Una firma qualificata, ad esempio con itsme o una carta eID, non è possibile. Se hai un documento per cui la legge la richiede, fallo firmare al di fuori di Tillor.
Cosa succede alla prova?
- Il PDF originale e il PDF firmato restano tra i documenti del cliente. Puoi archiviarli ma non eliminarli.
- La prova fa parte del PDF firmato. Chi ha ricevuto una copia ha quindi anche le pagine di prova.
- Il registro di controllo resta nella pagina della richiesta, anche se la richiesta è stata rifiutata, annullata o è scaduta.