Come firma una persona
Cosa vede e cosa fa un cliente, un contatto, una parte esterna o un collega al momento della firma.
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Questa pagina mostra cosa vivono i tuoi firmatari, così puoi rispondere alle loro domande, e come far firmare qualcuno al banco sul tablet. Una richiesta la invii tu stesso tramite Richiedere firme.
Prima di iniziare:
- La richiesta deve avere lo stato In corso e il firmatario deve essere di turno. Se non è ancora il turno di qualcuno, compare Non è ancora il tuo turno.
- Per il tablet ti serve il permesso Gestire le richieste di firma e l'app Tillor deve essere online su un dispositivo della tua organizzazione.
- Il firmatario ha bisogno di un numero di telefono o di un indirizzo e-mail, perché il codice viene inviato lì. Solo un collaboratore firma senza codice.
Sul tablet alla reception
Se la persona è davanti a te, non deve aprire lei il link. Vale per un cliente, un contatto o una parte esterna di turno.
Apri la richiesta
Vai a AmministrazioneFirme e apri la richiesta, oppure aprila dalla scheda Documenti del cliente.
Clicca su Firma sul tablet
Sul firmatario di turno clicca su Firma sul tablet e scegli come viene confermata l'identità:
- Con codice: il firmatario conferma sul tablet con il codice che arriva via SMS o e-mail, come tramite il link.
- Senza codice: hai verificato tu l'identità al banco, ad esempio con una carta d'identità. Non viene chiesto alcun codice. Nella pagina di prova risulta che l'identità è stata confermata da un collaboratore, e nella cronologia chi è stato.
Tillor segnala Aperto sul tablet.
Fai firmare la persona
Il documento si apre nell'app sul tablet, con in alto, a caratteri grandi, il nome del firmatario. Controlla quel nome insieme alla persona che hai davanti. I passaggi sono gli stessi del link, vedi sotto. Subito dopo l'invio il tablet può mostrare ancora per un momento Preparazione del documento….
Dopo la firma o il rifiuto, il tablet torna alla schermata iniziale dopo alcuni secondi. Con più firmatari, mandi ciascuno al tablet separatamente quando è di turno. Nella pagina di prova risulta che la firma è stata apposta sul tablet.
Cosa fa il firmatario?
Il firmatario riceve un'e-mail, o un SMS se c'è solo un numero di telefono. Contiene un link personale alla pagina di firma, con il tuo messaggio e il nome della tua organizzazione. La pagina funziona su telefono, tablet e computer, nella lingua del firmatario.
Poi i passaggi sono gli stessi.
Iniziare
Nella prima scheda compare chi altro firma, la posizione in coda (ad esempio Firmatario 2 di 3) e i passaggi. A destra c'è il documento, con le firme dei firmatari precedenti già al loro posto. Con Inizia a firmare il firmatario comincia. Ogni passaggio ha un pulsante per tornare indietro. Funziona anche il tasto indietro del telefono.
Disegni la sua firma
Il firmatario traccia una Firma con il dito o il mouse, oppure sceglie Digita e digita il proprio nome completo. Tillor trasforma poi il nome digitato in un carattere corsivo. Se ci sono campi sigla, segue allo stesso modo una Sigla (iniziali tracciate o digitate). Con Cancella il firmatario ricomincia. Passare da Disegna a Digita svuota il riquadro.
Apponga la sua firma
Il firmatario tocca ogni riquadro evidenziato nel documento (Clicca per firmare o Clicca per siglare). Campo successivo salta al riquadro vuoto seguente. Con Riquadro precedente e Riquadro successivo il firmatario scorre tutti i riquadri. Un secondo tocco su un riquadro già compilato non fa nulla.
Compili i suoi dati
Solo se hai posizionato dei campi da compilare: testo, data o una spunta. Ogni campo indica obbligatorio o facoltativo. Un campo obbligatorio vuoto blocca il passaggio. Ciò che si digita compare subito nel documento. Nome e data della firma li compila Tillor stesso.
Confermi e firmi
Il firmatario spunta di aver letto il documento. Se manca ancora qualcosa, compare un elenco con pulsanti che portano a quel passaggio.
Solo quando è tutto pronto, il firmatario si fa inviare un codice di 6 cifre con Invia codice di verifica: via SMS se c'è un numero di telefono, altrimenti via e-mail. Il codice è valido 10 minuti. Se non arriva, dopo 2 minuti si può usare Invia di nuovo il codice. Poi il firmatario clicca lui stesso su Firma. Non si firma mai automaticamente.
Cosa vedi dopo?
- Se non è ancora il turno di qualcuno, compare Non è ancora il tuo turno e arriva un messaggio non appena è il suo momento.
- Chi ha già firmato vede Hai firmato finché gli altri non hanno finito.
- Quando tutti hanno firmato, ogni firmatario può scaricare il PDF firmato tramite lo stesso link (Firmato da tutti).
- Con una richiesta ritirata il firmatario vede Richiesta ritirata, con una richiesta scaduta Periodo di firma terminato e con una richiesta rifiutata Firma interrotta.
- Un collaboratore firma in Tillor, con il pulsante Firma ora nella pagina di dettaglio o tramite il link nel messaggio. Non serve un codice, perché quella persona ha già effettuato l'accesso. Anche qui la firma può essere tracciata o digitata.
Rifiutare
Con Rifiuta di firmare un firmatario può respingere la richiesta e, facoltativamente, indicare un motivo (fino a 500 caratteri). La richiesta si interrompe, a nessun altro viene più chiesto di firmare e chi ha creato la richiesta riceve un messaggio. Vedi Seguire una richiesta.