Richiedere firme
Scegli un PDF, aggiungi i firmatari, posiziona i campi firma e invia la richiesta.
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Con una richiesta di firma fai firmare online un PDF a una o più persone. La crei in due parti: prima scegli il cliente e il PDF, poi nell'editor imposti i firmatari e i campi. Come seguire in seguito chi ha firmato è spiegato in Seguire una richiesta.
Prima di iniziare:
- Ti serve il permesso Gestire le richieste di firma. Se non lo hai, il pulsante Richiedi firme è grigio.
- Il file deve essere un PDF, fino a 250 MB. Tillor rifiuta un altro tipo di file con Questo non è un PDF. Scelga un file PDF.
- Ogni firmatario ha bisogno di un indirizzo e-mail o di un numero di telefono per ricevere il link o il codice. Per un cliente o un contatto, inseriscilo prima nei suoi dati.
- Ogni firmatario ha bisogno di almeno un campo firma o sigla.
Creare una richiesta di firma
Avvia la richiesta
Scegli da dove iniziare.
Vai a AmministrazioneFirme e clicca su Richiedi firme. Scegli il Cliente.
In Documento scegli un PDF già presente per quel cliente, oppure lascia Carica un nuovo PDF e trascina il PDF nel riquadro (o clicca su Scegli PDF). Inserisci un Titolo, ad esempio Contratto di locazione 2027. Se lo lasci vuoto, Tillor usa il nome del documento. Poi clicca su Continua.
Un PDF caricato finisce tra i documenti del cliente. Tillor non lo modifica mai: le firme vanno in una copia separata.
Aggiungi i firmatari
In Firmatari clicca su Aggiungi firmatario e scegli:
- Cliente: [nome]
- Contatto del cliente
- Collaboratore
- Parte esterna: compila Nome, Indirizzo email e/o Numero di cellulare e Lingua. Serve almeno uno dei due dati di contatto. Senza indirizzo e-mail la persona riceve il link via SMS.
Puoi aggiungere al massimo 10 firmatari. Firmano dall'alto verso il basso, e il successivo riceve il link solo quando il precedente ha firmato. Con Firma prima e Firma dopo (le frecce) cambi l'ordine, con il cestino togli una persona. Nel campo sotto il nome puoi inserire un Ruolo facoltativo, ad esempio Inquilino o Garante.
Ogni firmatario ha un colore proprio. Lo ritrovi nei suoi campi nel documento.
Posiziona i campi
In Campi per scegli il firmatario per cui posizioni i campi. Poi scegli il tipo di campo e tocca o trascina su una pagina del documento. Trascina un campo per spostarlo e trascina l'angolo per ingrandirlo o ridurlo.
| Campo | Cosa fa il firmatario |
|---|---|
| Firma | Appone la firma tracciata toccando il riquadro |
| Sigla | Appone la sigla tracciata toccando il riquadro |
| Nome | Niente: Tillor inserisce il nome del firmatario |
| Data di firma | Niente: Tillor inserisce il giorno della firma |
| Testo | Digita una riga, fino a 200 caratteri, ad esempio una targa |
| Testo lungo | Digita alcune righe, fino a 2.000 caratteri, ad esempio un'osservazione |
| Casella di spunta | Spunta una condizione |
| Data | Sceglie una data, ad esempio un giorno di arrivo |
Clicca su un campo posizionato per selezionarlo. Sotto i pulsanti vedi allora:
- Firmatario: assegna il campo a un altro firmatario, senza ridisegnarlo.
- Per Testo, Testo lungo, Casella di spunta e Data anche una Domanda o etichetta (il firmatario la vede accanto al campo da compilare) e Obbligatorio. Un campo non obbligatorio può restare vuoto.
- La croce sul campo lo elimina.
Se qualcuno ha bisogno di una sigla su ogni pagina, usa Sigla su ogni pagina. Tillor mette allora un campo sigla su tutte le pagine per quel firmatario. Finché un firmatario non ha un campo firma o sigla, vedi Ancora nessun campo firma accanto a quella persona.
Imposta messaggio e scadenza
In Richiesta compili:
- Titolo: come lo vedono i firmatari.
- Messaggio ai firmatari: facoltativo, compare nell'e-mail e nella pagina di firma.
- Firmare entro il: la data limite. Di default sono 14 giorni dopo la creazione. Si può firmare fino alla fine di quel giorno.
- Promemoria dopo: dopo quanti giorni (da 1 a 14) un firmatario di turno riceve un promemoria. Di default 3 giorni.
Invia la richiesta
Clicca su Invia e conferma. Il primo firmatario riceve il link.
Se vuoi continuare più tardi, clicca su Salva bozza. Con il cestino accanto (Elimina bozza) scarti la richiesta, dopo conferma. Il PDF resta tra i documenti del cliente.
Cosa succede dopo?
- La richiesta riceve lo stato In corso. La trovi nel cliente sotto Documenti e in AmministrazioneFirme. Tillor segnala Inviata al primo firmatario.
- Il primo firmatario riceve un'e-mail con un link personale, oppure un SMS se c'è solo un numero di telefono. Ogni firmatario successivo riceve il link appena il precedente ha firmato.
- Un firmatario di turno che non risponde riceve automaticamente un promemoria dopo il numero di giorni indicato in Promemoria dopo, al massimo 2 volte. Puoi sempre inviare tu un promemoria, vedi Seguire una richiesta.
- Quando tutti hanno firmato, la richiesta diventa Completata e il PDF firmato è nella scheda del cliente.
- Se la scadenza passa senza che tutti abbiano firmato, la richiesta diventa Scaduta.
Se vuoi ancora cambiare qualcosa mentre nessuno ha ancora firmato, o ha firmato solo tu, clicca su Torna a modificare. La richiesta torna bozza: i link inviati non funzionano più e tutti firmano di nuovo quando la reinvii. Se ha già firmato qualcun altro, annulla la richiesta e creane una nuova.
Vuoi che un'automazione reagisca a una richiesta completata, ad esempio con un'attività? Usa il trigger Richiesta di firma completata, vedi Trigger.