Seguire una richiesta

Dopo l'invio segui una richiesta di firma nella pagina di dettaglio: chi ha già firmato, chi è di turno e cosa puoi ancora fare. Qui invii anche un promemoria, annulli una richiesta e scarichi il PDF firmato.

Prima di iniziare:

• Vedere è consentito a tutti. Sollecitare, annullare, riportare in bozza e inviare al tablet richiede il permesso Gestire le richieste di firma. Senza quel permesso quei pulsanti sono grigi.
• La richiesta deve essere stata inviata. Una Bozza si modifica nell'editor, vedi Richiedere firme.

Aprire la richiestaCopia il link a questa sezione

Apri AmministrazioneFirme. L'elenco mostra per ogni richiesta il Titolo, il Cliente, lo Stato, quante sono già Firmato, quando è stata Creata e fino a quando si può firmare (Firmare entro il). Cerca per titolo o nome del cliente, oppure filtra con Stato, ad esempio solo le richieste ancora in corso. Clicca su una richiesta per aprirla.

Le stesse richieste sono anche nel cliente, nella scheda Documenti sotto Richieste di firma.

La pagina di dettaglioCopia il link a questa sezione

A sinistra vedi i dati della richiesta, i firmatari in ordine e la Cronologia. A destra c'è il documento, con le firme già apposte. In alto compare chi si sta aspettando, ad esempio In attesa della firma di Marc Janssens.

Per ogni firmatario vedi se deve ancora attendere (In attesa), se ha ricevuto il link (Link inviato), se ha Firmato o Rifiutato, con l'orario. La pagina si aggiorna da sola quando qualcuno firma.

Prima e dopo: da In corso a CompletataCopia il link a questa sezione

Ecco come appare lo stesso tipo di richiesta durante la firma e dopo. All'inizio è In corso: l'inquilino ha firmato e tocca al garante.

Non appena l'ultimo firmatario ha firmato, è Completata. Tutte le firme sono nel documento, la cronologia è completa e in alto c'è il pulsante per scaricare il PDF firmato.

Inviare un promemoriaCopia il link a questa sezione

Su un firmatario di turno clicca su Invia promemoria. Quella persona riceve di nuovo lo stesso link e Tillor segnala Il link è stato inviato di nuovo. Anche il link del primo messaggio continua a funzionare. Il pulsante non compare per i collaboratori, che firmano in Tillor, né per i firmatari che devono ancora attendere.

Inoltre Tillor invia promemoria da solo. Un firmatario di turno riceve un promemoria dopo il numero di giorni impostato in Promemoria dopo (di default 3), contati dal primo messaggio o dal promemoria precedente. Succede al massimo 2 volte per firmatario, durante il controllo giornaliero di Tillor. Un promemoria può quindi arrivare fino a un giorno dopo il numero di giorni che hai impostato.

Far firmare sul tabletCopia il link a questa sezione

Se il firmatario è al banco, clicca su Firma sul tablet su quella persona. Come funziona e perché a volte il pulsante manca lo trovi in Sul tablet alla reception.

Firmare di persona come collaboratoreCopia il link a questa sezione

Se tocca a un collega o a te, quella persona riceve un messaggio con un link a Tillor. Nella pagina di dettaglio compare allora il pulsante Firma ora.

Annullare una richiestaCopia il link a questa sezione

Clicca su Annulla richiesta e conferma. I link di firma non funzionano più e le firme già apposte non vengono usate. Se vuoi proseguire comunque, clicca su Mantieni.

Si può annullare solo finché la richiesta è In corso. Una richiesta completata, rifiutata o scaduta è definitiva.

Torna a modificareCopia il link a questa sezione

Se nessuno ha ancora firmato, o ha firmato solo tu, nella pagina di dettaglio compare Torna a modificare. La richiesta torna bozza, i link inviati non funzionano più e tutti firmano di nuovo dopo l'invio. Se ha già firmato un altro, il pulsante manca. Annulla allora la richiesta e creane una nuova.

Cosa succede dopo?Copia il link a questa sezione

• Qualcuno firma: il firmatario passa allo stato Firmato e il successivo riceve il link. La pagina si aggiorna da sola.
• Tutti hanno firmato: vedi brevemente Tutti hanno firmato. Il PDF firmato è in preparazione. La richiesta diventa Completata. Il PDF firmato compare come [titolo] (firmato) nei Documenti del cliente, con lo stesso tipo di documento del PDF originale. Se quello non aveva un tipo, riceve il tipo Accordo firmato. Ogni firmatario riceve una copia.
• Qualcuno rifiuta: la richiesta si interrompe con lo stato Rifiutata. Chi ha creato la richiesta riceve una notifica e agli altri firmatari non viene più chiesto di firmare. Sul firmatario compare il motivo, se è stato indicato.
• Annulli tu: la richiesta riceve lo stato Annullata e i link non funzionano più.
• La scadenza è passata: dopo il giorno indicato in Firmare entro il nessuno può più firmare. Tillor porta la richiesta a Scaduta durante il controllo giornaliero. Fino a quel controllo vedi nella pagina di dettaglio che il termine è passato. Se vuoi che qualcuno firmi ancora, crea una nuova richiesta.

Il PDF firmatoCopia il link a questa sezione

Nella pagina di dettaglio scarichi il PDF con Scarica PDF firmato, sotto la cronologia. Lì c'è anche la Marca temporale, vedi Prova e validità.

Via e-mail il PDF è allegato al messaggio al firmatario. Se non è possibile, c'è un pulsante per scaricarlo. Chi ha solo un numero di telefono riceve un SMS con un link.

Il PDF firmato e il PDF originale sono la prova della firma. Per questo non puoi eliminarli, ma solo archiviarli.

Cronologia ed eventiCopia il link a questa sezione

Sotto Cronologia compare ogni passaggio con orario e chi lo ha eseguito: creata, inviata, link inviato, pagina aperta, codice inviato, codice errato, firmata, rifiutata, riportata in bozza, annullata, scaduta e completata. La stessa linea è nel cliente, nella scheda Eventi, e nel registro attività.

Problemi?Copia il link a questa sezione

Vedi ancheCopia il link a questa sezione