Skany dokumentów tożsamości
Szybkie tworzenie klientów ze skanu dowodu, z okresem przechowywania i odpowiedzialnościami
Ostatnio zaktualizowano
Za pomocą czytnika dokumentów tożsamości skanujesz paszporty, dowody osobiste, prawa jazdy, wizy i dokumenty pobytowe. Tillor rozpoznaje typ dokumentu, odczytuje dane i szybko tworzy z nich klienta, bez przepisywania wszystkiego. Czytnik wysyła skan przez konektor Tillor w Twojej sieci lokalnej do Twojej organizacji. Jak potem utworzyć klienta, opisujemy w części Tworzenie klienta ze skanu.
Warto wiedzieć
- Skan bez powiązanego klienta Tillor usuwa automatycznie po 7 dniach, razem z powiązanymi plikami.
- Powiązany skan jest przechowywany, dopóki go nie odłączysz lub nie usuniesz. Okres przechowywania określasz Ty.
- Utworzenie klienta na podstawie skanu wymaga co najmniej imienia w skanie.
- Jeśli istnieje już klient z tym samym numerem rejestru krajowego, powiąż skan z tym klientem zamiast tworzyć duplikat.
- Pliki skanów są przechowywane w postaci zaszyfrowanej. Na obrazach stron jest znak wodny Not valid as ID. Portret pozostaje bez znaku wodnego.
- Konektor domyślnie nasłuchuje na porcie 8765.
Jak to się łączy
Skan zaczyna jako oczekujący skan. Jeśli powiążesz go z klientem lub osobą kontaktową, pozostaje przechowywany przy tym kliencie.
Tworzenie klienta ze skanu
Zanim zaczniesz:
- Skan musi być w Tillorze jako oczekujący skan. Jeśli go nie ma, zobacz Problemy na dole.
- Skan potrzebuje imienia.
Otwórz listę klientów
Przejdź do KlienciPrzegląd i kliknij Utwórz nowego klienta. Dopóki są oczekujące skany, przycisk pokazuje menu: wybierz Ręczny lub skan z listy.
Sprawdź skan
Po wybraniu skanu otwiera się potwierdzenie z podglądem dokumentu i danymi ze strefy odczytu maszynowego. Kliknij Utwórz klienta.
Ta sama droga działa przez Rozpocznij rezerwację (Nowy klient…) oraz przez panel w prawym dolnym rogu z Utwórz klienta na podstawie skanu.
Co dzieje się potem?
- Tillor tworzy klienta, wiąże skan i w miarę możliwości uzupełnia imię, nazwisko, datę urodzenia, adres i inne pola.
- Przechodzisz do nowego profilu klienta.
- Skanu nie ma już w kolejce i pozostaje przechowywany przy kliencie.
- Powiązanie widać na karcie Zdarzenia klienta.
Powiązanie z istniejącym klientem lub osobą kontaktową
Oprócz nowego klienta możesz też powiązać skan z istniejącym klientem lub osobą kontaktową.
W profilu klienta pojawia się karta z przerywaną ramką Przypisz oczekujący skan tożsamości, dopóki są odpowiednie oczekujące skany. Wybierz skan przez Wybierz skan… i kliknij Przypisz do tego klienta.
Po powiązaniu Tillor uzupełnia dane klienta lub kontaktu, o ile to możliwe. Jako imię Tillor przejmuje tylko pierwszy człon imienia, na przykład Andy z Andy Adhemar R. Na skanie wszystkie imiona pozostają widoczne.
Odłączanie, eksportowanie lub usuwanie skanu
Przy powiązanym skanie są akcje Pobierz, Eksportuj PDF, Odłącz skan i Usuń skan. Usunięcie trwale usuwa skan i wszystkie zaszyfrowane pliki i nie można go cofnąć.
Okres przechowywania i Twoja odpowiedzialność
7 dni dla oczekujących skanów
Skany, które nie są jeszcze powiązane z klientem, Tillor usuwa automatycznie po 7 dniach (skan i powiązane pliki). Powiąż lub przetwórz oczekujące skany na czas przez Utwórz nowego klienta, panel w prawym dolnym rogu lub kartę z przerywaną ramką w profilu klienta.
Dla powiązanych skanów obowiązuje inna zasada: pozostają przechowywane, dopóki Twoja organizacja ich nie odłączy lub nie usunie. Ty decydujesz, czy, kiedy i na jakiej podstawie prawnej skanowane są dokumenty tożsamości i jak długo powiązane skany są potrzebne. Tillor przetwarza skany jako podmiot przetwarzający na Twoje polecenie. Przestrzeganie przepisów o ochronie prywatności, okresów przechowywania powiązanych skanów i terminowe usuwanie, gdy przechowywanie nie jest już potrzebne, to Twoja odpowiedzialność jako administratora danych.
Problemy?
Pojęcia
- Skan dokumentu tożsamości: odczytane dane i obrazy jednego dokumentu tożsamości.
- Oczekujący skan: skan, który nie jest jeszcze powiązany z klientem i znika po 7 dniach.
- Strefa odczytu maszynowego (MRZ): linie liter i cyfr na dole dokumentu, które odczytuje czytnik.
- Konektor: urządzenie w Twojej sieci lokalnej, które przekazuje skany do Tillora. Zobacz konektor.
- Klient: rekord w Tillorze. Zobacz klient.