Zarządzanie klientami

Klient to miejsce w Tillor, w którym zbiera się wszystko o osobie lub firmie: dane, osoby kontaktowe, faktury, zajęcia, rezerwacje, dokumenty i dostęp. Tworzysz klienta, odnajdujesz go na liście i aktualizujesz jego dane w profilu klienta. Zacznij od Dodawania nowego klienta.

Warto wiedzieć

Przy tworzeniu wymagane jest tylko Imię. Wszystkie pozostałe dane uzupełnisz później w profilu klienta.
Tillor ostrzega o Możliwy duplikat klienta, jeśli imię i nazwisko razem, adres e-mail lub numer telefonu są już u innego klienta. Adres e-mail lub numer telefonu liczą się od 4 znaków.
Podpowiedzi adresów pojawiają się od 3 wpisanych znaków w polu Ulica.
Skany dokumentów tożsamości bez powiązanego klienta Tillor usuwa po 7 dniach.
Usunięcie klienta usuwa też wszystkie powiązane dane i nie można tego cofnąć.

Jak to się łączy?

Wszystko, co rejestrujesz w Tillor, jest powiązane z klientem. Zajęcie łączy klienta z działką, a przez to także z licznikami na tej działce. Zużycie z tych liczników trafia na fakturę klienta.

Dodawanie nowego klienta

Zanim zaczniesz:

Skan dokumentu tożsamości, jeśli chcesz utworzyć klienta na jego podstawie. Jeśli w kolejce nie ma skanu, po prostu wybierz wpisanie ręczne.
Nie masz pewności, czy klient już istnieje? Najpierw wyszukaj go na liście, zobacz Wyszukiwanie i filtrowanie klientów.

Otwórz listę klientów

Przejdź do KlienciPrzegląd i kliknij w prawym górnym rogu Utwórz nowego klienta. Dopóki są oczekujące skany dokumentów tożsamości, przycisk pokazuje menu z Ręczny i skanami z kolejki.

Utwórz nowego klienta z menu oczekującego skanu dokumentu tożsamości

Wybierz, jak utworzyć klienta

Wybierz Ręczny. Otworzy się formularz z Imię, Nazwisko, Adres e-mail i Numer telefonu. Wpisz to, co wiesz, i kliknij Utwórz klienta. Jeśli może już istnieć klient z podobnymi danymi, na dole pojawia się żółty komunikat z linkiem do tego klienta.

Sprawdź, czy klient się nie dubluje

Jeśli może już istnieć klient z tym samym imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail lub numerem telefonu, Tillor pokazuje Możliwy duplikat klienta z nazwą i numerem klienta. Kliknij Skorzystaj z tego klienta, aby otworzyć tego klienta, albo Utwórz mimo wszystko, jeśli to naprawdę inna osoba.

Okres przechowywania i odpowiedzialność

Skany bez powiązanego klienta Tillor usuwa automatycznie po 7 dniach. Przetwórz je na czas.

Dla powiązanych skanów okres przechowywania i podstawę prawną określa Twoja organizacja. Tillor przechowuje je, dopóki ich nie odłączysz lub nie usuniesz. Przestrzeganie przepisów o ochronie prywatności i odpowiednich okresów przechowywania to Twoja odpowiedzialność jako administratora danych.

Co dzieje się potem?

Trafiasz do nowego profilu klienta, gdzie uzupełniasz resztę: adres, numer VAT, osoby kontaktowe i pola niestandardowe.
Jeśli klient został utworzony ze skanu, skan należy do klienta i nie ma go już w kolejce.
Utworzenie jest pierwszym wierszem w zakładce Wydarzenia klienta.
Chcesz, aby przy nowym kliencie od razu coś się wydarzyło, na przykład mail powitalny? Użyj automatyzacji.

Sprawdzanie numeru VAT

W zakładce Przegląd, w bloku Dane klienta, wpisujesz Numer VAT. Tillor sprawdza numer w europejskim rejestrze VIES, gdy uzupełniono też Kraj i numer jest wystarczająco długi.

Jeśli numer jest prawidłowy, widzisz zielony znacznik i okno z oficjalną nazwą firmy i adresem z VIES. Kliknij Zastosuj adres firmy, aby przenieść ten adres do formularza.
Jeśli numer jest nieprawidłowy, widzisz czerwoną ikonę i komunikat o błędzie.

Profil klienta

Gdy klikniesz klienta, zobaczysz profil klienta. U góry są podsumowane dane klienta, a pod nimi przypięte uwagi. Zakładki prowadzą do reszty.

Profil klienta - blok Dane klienta

Zakładka	Co tam znajdziesz
Przegląd	Dane klienta (formularz do edycji), ostatnia komunikacja, faktury, odczyty liczników, uwagi, zajęcia i powiadomienia
Fakturowanie	Wszystkie faktury tego klienta oraz saldo na koncie księgowym
Kontrola dostępu	Prawa dostępu i tablice rejestracyjne
Łączność	Dodatkowe osoby kontaktowe
Tagi NFC	Połączone tagi NFC
Rezerwacje	Wszystkie rezerwacje
Komunikacja	Wiadomości i historia komunikacji
Outlook	Poczta od klienta i do klienta z Twoich skrzynek Outlook. Ta zakładka pojawia się tylko wtedy, gdy Outlook jest połączony i możesz Wyświetlanie skrzynki odbiorczej
Wydarzenia	Oś czasu ze zmianami, w tym utworzenie klienta lub kontaktu, przypisanie lub odłączenie dokumentu tożsamości oraz przed/po przy aktualizacjach klienta, kontaktu, ustawień fakturowania i metody dostępu
Dokumenty	Zapisane pliki i załączniki oraz prośby o podpis
Zadania	Zadania powiązane z tym klientem

Profil klienta - zakładka Kontrola dostępu z metodami dostępu

W skrócie

W zakładce Przegląd w lewym górnym rogu jest karta W skrócie. Pokazuje tylko to, co w danej chwili wymaga uwagi, i zwija się, gdy nie ma nic do pokazania:

Aktywne rezerwacje i Nadchodzące rezerwacje, z przyciskiem Zobacz rezerwację
Liczniki aktywne z alarmami
Otwarte zadania tego klienta
Skany tożsamości tego klienta

Te same dane widzisz na karcie połączenia przychodzącego. Uwaga, którą przypniesz, jest od razu pod danymi klienta u góry profilu. Zobacz Uwagi.

Urodziny

Jeśli klient lub jego partner ma dziś urodziny, u góry profilu klienta jest zielony blok Urodziny dzisiaj z imieniem i wiekiem, a po stronie spadają konfetti. W przypadku klienta data pochodzi z pola Data urodzenia. Partner to kontakt z relacją Partner. Data urodzenia 29 lutego w latach bez dnia przestępnego liczy się jako 28 lutego.

Edycja danych klienta

W zakładce Przegląd, w bloku Dane klienta, zmieniasz pola. Na dole formularza są Anuluj i Zapisz. Każda zmiana trafia do zakładki Wydarzenia, z podsumowaniem Przed / po dla każdego pola, dzięki czemu dokładnie widzisz, co zostało zmienione.

Jeśli Twoja organizacja utworzyła pola niestandardowe dla klientów, są one dodatkowymi polami w tym samym bloku.

Wpisywanie adresu

Adres składa się z Ulica, Nr i Lokal, a następnie Kod pocztowy, Miejscowość i Kraj.

Jeśli wpiszesz co najmniej trzy znaki ulicy, Tillor podpowiada adresy. Wybierz jeden: zostaną uzupełnione ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość i kraj. Podpowiedzi pochodzą z OpenStreetMap, bezpłatnej bazy map.
Jeśli w polu Ulica wpiszesz Kerkstraat 5, cyfra przeskakuje do Nr. Spacja po numerze przenosi Cię do Lokal. Jeśli wkleisz pełny adres, także zostanie podzielony. W krajach, gdzie numer stoi przed ulicą, numer nie jest automatycznie przenoszony.
Jeśli kod pocztowy lub miejscowość są już wpisane, Tillor sprawdza adres. Zielony znacznik z Znaleziono adres oznacza, że adres istnieje. Żółta ikona z Sugerowana pisownia pokazuje zwyczajową pisownię. Kliknij Zaktualizuj adres, aby ją przejąć.
Adres jest zapisywany jako jeden wiersz, na przykład na fakturach i w eksportach.

Podpowiedzi to pomoc, nie obowiązek. Zawsze możesz wpisać coś sam.

Wyszukiwanie i filtrowanie klientów

Przejdź do KlienciPrzegląd. U góry jest pasek wyszukiwania.

Wpisz nazwę, adres e-mail, numer telefonu lub numer klienta.
Wyniki aktualizują się w trakcie pisania, z krótkim opóźnieniem.
Możesz też filtrować według Utworzono (zakres dat), Status i Typ.

Klient dzwoni lub rezerwuje online.
Dodajesz klienta przez Utwórz nowego klienta.
Uzupełniasz adres i pozostałe dane w profilu klienta (zakładka Przegląd > Dane klienta).
Tworzysz zajęcie na wybranej działce, zobacz Zajęcia.
Zużycie podłączonych liczników Tillor śledzi automatycznie. Zobaczysz je w Odczyty w Przegląd.

Klient: rekord w Tillor osoby lub firmy. Zobacz klient.
Osoba kontaktowa: dodatkowa osoba przy kliencie, na przykład partner lub kontakt awaryjny.
Zajęcie: klient na działce przez pewien okres. Zobacz zajęcie.
Rezerwacja: zamówienie pobytu. Zobacz rezerwacja.
Wydarzenia: oś czasu ze wszystkimi zmianami przy kliencie. Zobacz wydarzenie.
VIES: europejski rejestr, w którym Tillor sprawdza numer VAT.

Zarządzanie klientami

Jak to się łączy?