Przegląd
Zbieraj podpisy online pod plikiem PDF, takim jak umowa najmu lub regulamin, i przechowuj podpisany dokument przy kliencie.
Ostatnio zaktualizowano
Dzięki modułowi Podpisy zbierasz podpisy online pod plikiem PDF, takim jak umowa najmu, regulamin, oświadczenie o zwolnieniu z odpowiedzialności lub poręczenie. Podpisujący podpisują po kolei, a Ty decydujesz, w którym miejscu na stronach pojawi się każdy podpis, parafa lub pole do wypełnienia. Jak się do tego zabrać, opisujemy w części Prośba o podpisy.
Gdy wszyscy podpiszą, Tillor tworzy podpisany plik PDF ze stronami dowodowymi na końcu. Trafia on potem do Dokumentów klienta, a każdy podpisujący dostaje kopię. Twój oryginalny plik PDF zostaje przechowany bez zmian.
Przygotowywanie, wysyłanie, przypominanie, cofanie i anulowanie próśb o podpis wymaga uprawnienia Zarządzanie prośbami o podpis w grupie Podpisy w UstawieniaUżytkownicy. Jeśli go nie masz, te przyciski są wyszarzone. Wszyscy użytkownicy w Twojej organizacji mogą przeglądać prośby i sami się podpisać, gdy przyjdzie ich kolej.
Warto wiedzieć
- Prośba może mieć maksymalnie 10 podpisujących i obsługuje tylko pliki PDF do 250 MB.
- Domyślnie podpisać można w ciągu 14 dni, do końca ostatniego dnia. Możesz wybrać inną datę.
- Podpisujący, na którego jest kolej, domyślnie dostaje przypomnienie po 3 dniach (możesz wybrać od 1 do 14 dni), maksymalnie 2 automatyczne przypomnienia. Wysyłane są przy codziennej kontroli Tillora.
- Przy podpisywaniu podpisujący potwierdza się 6-cyfrowym kodem. Kod jest ważny 10 minut, a nowy można poprosić po 2 minutach.
- Twój oryginalny plik PDF nigdy się nie zmienia. Oryginał i podpisany plik PDF możesz zarchiwizować, ale nie usunąć, bo stanowią dowód.
- Prośba dostaje status Wygasła podczas codziennej kontroli, a nie dokładnie w chwili upływu terminu.
Gdzie to znajdziesz
- AdministracjaPodpisy pokazuje wszystkie prośby o podpis wraz ze statusem i liczbą złożonych już podpisów.
- W profilu klienta, na karcie Dokumenty, znajdziesz przycisk Poproś o podpisy, a pod nim Prośby o podpis tego klienta.
Jak to się łączy
Prośba o podpis zawsze należy do jednego klienta i jednego pliku PDF. Podpisujący nie muszą być samym klientem: podpisać może także osoba kontaktowa, współpracownik lub strona zewnętrzna.
Jak przebiega prośba
Statusy
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Szkic | Dopiero przygotowujesz prośbę. Nic jeszcze nie zostało wysłane. |
| W toku | Prośba została wysłana i trwa podpisywanie. |
| Zakończona | Wszyscy podpisali, a podpisany plik PDF jest u klienta. |
| Odrzucona | Któryś z podpisujących odmówił. Prośba została zatrzymana. |
| Anulowana | Ty lub współpracownik wycofaliście prośbę. |
| Wygasła | Nie podpisano na czas. |
Przy każdym podpisującym zobaczysz Oczekuje (jeszcze nie jego kolej), Link wysłany (jego kolej), Podpisano lub Odmowa.
Kto może podpisać
| Rodzaj | Jak ta osoba podpisuje |
|---|---|
| Klient | Przez osobisty link w e-mailu lub w SMS-ie, jeśli jest tylko numer telefonu |
| Kontakt | Tak jak klient, dla osoby kontaktowej tego klienta |
| Pracownik | W samym Tillorze, bez kodu |
| Strona zewnętrzna | Tak jak klient, z imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail lub numerem telefonu, które sam wpisujesz |
Klient, osoba kontaktowa lub strona zewnętrzna może też podpisać przy recepcji, na tablecie z aplikacją Tillor. Zobacz Na tablecie przy recepcji.
Automatyzacja
Prośba o podpis może uruchomić automatyzację. Za pomocą Prośba o podpis zakończona utworzysz na przykład zadanie, gdy umowa najmu zostanie podpisana, a za pomocą Zmieniono prośbę o podpis zareagujesz na każdą zmianę statusu. Te same zdarzenia możesz wysyłać jako webhook do własnego systemu.
Poproś o podpisy
Śledzenie prośby
Tak podpisuje odbiorca
Dowód i ważność
Pozyskanie klienta sezonowego
Z podpisaniem umowy najmu
Pojęcia
- Prośba o podpis: zlecenie zebrania podpisów pod jednym plikiem PDF, z podpisującymi, polami i terminem. Zobacz prośba o podpis.
- Podpisujący: osoba, która ma podpisać. Klient, osoba kontaktowa, pracownik lub strona zewnętrzna.
- Pole: miejsce w pliku PDF, w którym podpisujący składa podpis, parafę lub coś wpisuje.
- Szkic: prośba, którą jeszcze przygotowujesz. Nic jeszcze nie zostało wysłane.
- Strony dowodowe: strony na końcu podpisanego pliku PDF, które pokazują, kto, kiedy i jak podpisał. Zobacz strona dowodowa.
- Pieczęć: podpis cyfrowy Twojej organizacji, którym zamykany jest podpisany plik PDF. Zobacz pieczęć.