Zajęcia miejsc
Powiąż klientów z działkami i zarządzaj tym, kto gdzie przebywa
Ostatnio zaktualizowano
Zajęcie miejsca określa, że klient korzysta z danej działki (miejsca kempingowego, słupka z prądem itp.). Dopóki zajęcie trwa, Tillor automatycznie przypisuje klientowi zużycie z liczników na tej działce. Zajęciami zarządzasz w profilu klienta. Zacznij od Utworzenie zajęcia miejsca.
Warto wiedzieć
- Działka może być zajęta tylko przez jednego klienta naraz. Działki z aktywnym zajęciem nie są na liście wyboru.
- Opłacone do akceptuje tylko dzisiejszą lub późniejszą datę.
- Działki zajęcia nie można potem zmienić. Gdy klient się przeprowadza, zakończ zajęcie i utwórz nowe.
- Usunięcia zajęcia miejsca nie można cofnąć, ale zużycie do daty zakończenia zostaje zachowane i nadal można je zafakturować.
- Przy Przedłuż zajęcie miejsca (faktura) szkic faktury dostaje termin płatności 14 dni po utworzeniu.
- Tylko pola Typ, Częstotliwość czynszu i Cena mają charakter informacyjny. Nie sterują automatycznie rejestracją liczników ani fakturowaniem.
Jak to się łączy?
Zajęcie miejsca łączy trzy rzeczy: klienta, działkę i liczniki na tej działce. Dzięki temu Tillor wie, na czyje nazwisko trafia zużycie.
Przy tworzeniu Tillor zapisuje początkowe odczyty liczników, a przy zakończeniu końcowe. Zużycie pomiędzy nimi należy do klienta. Nowe zajęcie na tej samej działce rozpoczyna nowy okres.
Przeglądanie zajęć miejsc
Otwórz profil klienta przez KlienciPrzegląd i przejdź do karty Zawody na zakładce Przegląd.
- Tabela pokazuje dla każdego zajęcia Działka, Typ, Częstotliwość czynszu, Cena, Status i Opłacone do, ze względnym określeniem, np. „za 12 dni".
- Przy Opłacone do jest ikona informacji z Zafakturowane do w podpowiedzi, jeśli ta data jest wypełniona lub równa Opłacone do.
- Za pomocą Filtruj zajęcia miejsca... szukasz po nazwie działki.
- Akcje dla każdego zajęcia (edycja, przedłużenie, usunięcie) znajdują się w menu z trzema kropkami na końcu wiersza.
Utworzenie zajęcia miejsca
Zanim zaczniesz:
- Działka musi być wolna. Jeśli nie ma jej na liście, jest już zajęta. Zobacz Problemy na końcu.
- Jeśli działka ma liczniki, przygotuj początkowe odczyty. Jeśli niczego nie wpiszesz, Tillor przyjmie ostatni znany odczyt.
Otwórz profil klienta
Przejdź do KlienciPrzegląd, otwórz klienta i przejdź do karty Zawody.
Kliknij Utwórz zajęcie miejsca
Przycisk znajdziesz na pasku narzędzi tabeli. Otworzy się okno.
Wpisz dane
Wymagana jest tylko Działka. Reszta jest opcjonalna.
- Działka: wybierz przez Wybierz działkę. Na liście są tylko dostępne działki. Jeśli żadna nie jest dostępna, zobaczysz Nie znaleziono dostępnych działek.
- Opłacone do (opcjonalnie): do kiedy klient zapłacił z góry. Wybierasz dzisiaj lub później.
- Zafakturowane do (opcjonalnie): zostaw puste, aby podążało za tą samą datą co Opłacone do, albo wybierz własną datę.
- Typ: Własne zakwaterowanie (domyślnie) lub Wynajmowana przyczepa.
- Częstotliwość czynszu (opcjonalnie): jedna z opcji ustawionych przez Twoją organizację, każda z miesiącem początkowym i liczbą miesięcy (na przykład start w styczniu, 6 miesięcy). Wybierz Bez częstotliwości, jeśli nie chcesz jej zapisywać.
- Opis (opcjonalnie): objaśnienie, na przykład ustalenia dotyczące stawek.
- Cena: zajęcie przejmuje cenę działki. Za pomocą Nadpisz cenę dziedziczoną z działki podajesz własną cenę.
- Początkowe odczyty liczników (opcjonalnie): pojawia się, gdy działka ma liczniki. Jeśli nie ma liczników, zobaczysz Brak powiązanych liczników.
Potwierdź
Kliknij Utwórz zajęcie miejsca, aby zapisać.
Wpisywanie odczytów liczników
Wpisz odczyt samodzielnie na zakładce Ręcznie. Pole pokazuje jako przykład ostatni znany odczyt. Jeśli są wcześniejsze odczyty, możesz też przez Wybierz wybrać istniejący odczyt.
Jeśli wpiszesz odczyt niższy niż poprzednio zapisany, Tillor pokaże ostrzeżenie. Możesz mimo to potwierdzić niższą wartość lub poprawić wpis.
Co dzieje się potem?
- Zajęcie miejsca jest od razu aktywne i widnieje w tabeli w profilu klienta.
- Tillor rozpoczyna dla każdego licznika na działce okres zużycia dla tego klienta. Nowe odczyty liczników liczą się odtąd jako zużycie klienta.
- Działka nie jest już dostępna dla innego zajęcia.
Edycja zajęcia miejsca
Otwórz menu zajęcia
Kliknij menu z trzema kropkami przy zajęciu i wybierz Edytuj.
Zmień pola
Możesz zmienić Typ, Częstotliwość czynszu, Opis, Opłacone do, Zafakturowane do i Cena. Działka jest tylko do odczytu. Jeśli Twoja organizacja ma pola niestandardowe dla zajęć miejsc, znajdują się na dole okna.
Zapisz
Kliknij Zapisz zmiany. Zmiana jest widoczna z zestawieniem przed/po na zakładce Zdarzenia klienta.
Zakończenie zajęcia miejsca
Zakończenie usuwa powiązanie między klientem a działką. Działka znów staje się dostępna.
Wybierz Usuń
Kliknij menu z trzema kropkami przy zajęciu i wybierz Usuń. Otworzy się okno Usuń zajęcie miejsca.
Wybierz datę i końcowe odczyty liczników
Jeśli działka ma liczniki, możesz wpisać Końcowe odczyty liczników (opcjonalnie). Najpierw wybierz w polu Data dzień, w którym zajęcie się kończy (dzisiaj lub wcześniej). Potem dla każdego licznika pojawi się pole na odczyt końcowy. Licznik ręczny wpisujesz przez Ręcznie albo wybierasz przez Wybierz. Licznik automatyczny zawsze wymaga istniejącego odczytu przez Wybierz odczyt.
Potwierdź
Kliknij Usuń. Tego nie można cofnąć.
Co dzieje się potem?
- Tillor zamyka otwarte okresy zużycia klienta. Zużycie do daty zakończenia zostaje zachowane i nadal można je zafakturować.
- Działka jest znów dostępna dla nowego zajęcia.
- Zajęcie znika z tabeli.
Fakturowanie: przedłużenie zajęcia miejsca
Za pomocą Przedłuż zajęcie miejsca (faktura) tworzysz szkic faktury na kolejny okres zajęcia, na przykład roczną opłatę za miejsce stałe. Możesz to zrobić dla jednego zajęcia albo dla wszystkich zajęć klienta naraz.
Zanim zaczniesz: musi istnieć co najmniej jeden produkt z akcją Przedłuż zajęcie miejsca (często opłata za miejsce stałe). Zobacz Produkty.
Uruchom akcję
Otwórz menu z trzema kropkami przy zajęciu i wybierz Przedłuż zajęcie miejsca (faktura).
Wybierz, czy fakturujesz też zużycie
Zaznacz Zafakturuj zaległe zużycie dla tej działki (przy Przedłuż wszystkie: Zafakturuj zaległe zużycie (wszystkie działki)), jeśli chcesz zafakturować na tym samym szkicu faktury także niezafakturowane zużycie. Jeśli na danych licznikach nic nie jest otwarte, pozostają tylko pozycje przedłużenia zajęcia.
Utwórz szkic faktury
Kliknij Utwórz szkic faktury. Tillor używa pierwszego produktu z akcją Przedłuż zajęcie miejsca (alfabetycznie według nazwy) i buduje pozycje za Ciebie. Następnie uzupełnij okres na fakturze i zaksięguj, gdy będziesz gotowy.
Co dzieje się potem?
- U klienta czeka szkic faktury, z komunikatem Gotowe i opisem tego, co utworzono.
- Gdy zaksięgujesz fakturę, Tillor ustawia Zafakturowane do na moment końca pozycji.
- Po opłaceniu Tillor aktualizuje Opłacone do. Zafakturowane do przesuwa się do przodu tylko wtedy, gdy wcześniej było przed tym momentem końca.
Uwaga przy istniejącym szkicu
Jeśli istnieje już szkic faktury, który przedłuża tę działkę, Tillor pokazuje Sprawdź przed kontynuacją. Drugi szkic może dać zdublowane pozycje albo pominąć okres. Otwórz istniejący szkic przez Otwórz szkic ... albo wybierz Utwórz szkic mimo to.
Opłacone do, typ, częstotliwość czynszu i cena
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| Opłacone do | Do kiedy klient zapłacił z góry. Przy tworzeniu lub edycji wybierasz dzisiaj lub później. |
| Zafakturowane do | Do kiedy zafakturowano. Jeśli zostawisz puste, widok podąża za Opłacone do. |
| Typ | Odróżnia własny pobyt od wynajmu. |
| Częstotliwość czynszu | Zapisuje rytm najmu na potrzeby kontroli administracyjnej. |
| Cena | Domyślnie podąża za działką, ale można ją zmienić dla każdego zajęcia. |
Typowe scenariusze
Nowy gość się melduje
- Znajdź klienta lub dodaj go.
- W profilu klienta utwórz zajęcie miejsca na działce.
- Wpisz początkowy odczyt licznika albo pozwól, by Tillor przyjął ostatni odczyt.
- Tillor od tej chwili przypisuje zużycie z liczników na tej działce temu klientowi.
Gość wyjeżdża
- Przy zajęciu wybierz Usuń.
- Wybierz datę wyjazdu i wpisz końcowe odczyty liczników.
- Potwierdź. Tillor zamyka okresy zużycia, a działka jest znów dostępna.
Klient przenosi się na inną działkę
- Zakończ bieżące zajęcie, podając końcowe odczyty liczników starej działki.
- Utwórz nowe zajęcie na nowej działce z początkowymi odczytami liczników.
- Tillor prowadzi okresy zużycia osobno dla każdej działki.
Problemy?
Pojęcia
- Zajęcie miejsca: klient na działce przez pewien okres. Zobacz zajęcie miejsca.
- Działka: samo miejsce, z ewentualnymi licznikami. Zobacz działka.
- Opłacone do: data, do której klient zapłacił z góry.
- Zafakturowane do: data, do której już zafakturowano.
- Okres zużycia: okres, w którym zużycie licznika jest przypisywane jednemu klientowi. Zobacz partia zużycia.
- Częstotliwość czynszu: rytm najmu, na przykład rocznie lub co pół roku.