Dokumenty
Przechowuj pliki przy klientach i zarządzaj dokumentami, takimi jak umowy, zezwolenia i załączniki
Ostatnio zaktualizowano
Dzięki zarządzaniu dokumentami przechowujesz pliki przy kliencie, takie jak polisy ubezpieczeniowe, dowody osobiste, umowy, zezwolenia i inne załączniki. Pliki, które nie należą jeszcze do nikogo, znajdują się na centralnej liście dokumentów, dopóki nie przypiszesz ich do klienta. Zacznij od Dokumenty przy kliencie lub od Centralna lista dokumentów.
Warto wiedzieć
- Plik może mieć maksymalnie 250 MB.
- Możesz przesyłać pliki PDF, Word, wiadomości Outlook (.msg), Excel, PowerPoint, obrazy (JPEG, PNG, GIF) i pliki tekstowe.
- Obrazy Tillor po przesłaniu konwertuje do PDF. Pozostałe typy plików zostają bez zmian, a obok powstaje podgląd w PDF.
- Po usunięciu dokumentu otrzymasz na swój adres e-mail jego kopię jako załącznik, o ile udało się zabezpieczyć plik.
- Pliku PDF powiązanego z prośbą o podpis oraz podpisanego pliku PDF nie możesz usunąć, możesz je tylko zarchiwizować.
- Zarchiwizowany dokument zostaje zachowany, ale nie znajduje się już wśród aktywnych dokumentów.
Jak to się łączy?
Dokument znajduje się w jednym miejscu: albo na liście centralnej, albo przy kliencie. Jeśli przypiszesz go do klienta, znika z listy centralnej. Podpisane pliki PDF i podpisane upoważnienia trafiają do dokumentów klienta automatycznie.
Dokumenty przy kliencie
Przeglądanie dokumentów
- Przejdź do KlienciPrzegląd i otwórz profil klienta.
- Kliknij kartę Dokumenty.
- Zobaczysz dokumenty tego klienta, podzielone na Aktywne i Zarchiwizowane.
- Kliknij dokument (lub ikonę oka), aby obejrzeć go po prawej w Podgląd. Ikoną pobierania zapiszesz go na dysku.
Edycja, przenoszenie lub archiwizacja dokumentu
Menu … przy dokumencie zawiera Edytuj, Przenieś do klienta, Pobierz, Archiwizuj (lub Przywróć) oraz Usuń.
Usuwanie dokumentu
Zanim zaczniesz: dokumentu powiązanego z prośbą o podpis nie możesz usunąć. Zarchiwizuj go.
Wybierz Usuń
Wybierz Usuń w menu … przy dokumencie.
Potwierdź
Potwierdź w oknie dialogowym przyciskiem Usuń lub anuluj przyciskiem Anuluj. Usunięcia nie można cofnąć.
Po usunięciu na adres e-mail Twojego konta przychodzi wiadomość z usuniętym dokumentem jako załącznikiem, dzięki czemu zwykle masz pod ręką kopię.
Zlecanie podpisania dokumentu
Pod dokumentami klienta znajdują się Prośby o podpis. Przyciskiem Poproś o podpisy zlecasz podpisanie pliku PDF online klientowi, osobie kontaktowej, współpracownikowi lub podmiotowi zewnętrznemu. Podpisany PDF trafia do dokumentów jako [tytuł] (podpisany), z typem Podpisana umowa, jeśli oryginalny PDF nie miał typu. Zobacz Podpisy.
Centralna lista dokumentów
Oprócz dokumentów przy klientach Tillor ma listę centralną. Pojawiają się na niej pliki, które nie są jeszcze przypisane do klienta, na przykład dokumenty wpływające e-mailem. Przejdź do AdministracjaDokumenty.
Przesyłanie dokumentu
Przeciągnij plik do obszaru przesyłania lub kliknij Wybierz plik. Plik zostanie zapisany automatycznie i pojawi się jako nowa pozycja na liście.
Przypisywanie dokumentu do klienta
Każdy dokument na liście centralnej ma formularz edycji i panel podglądu.
Znajdź dokument
Przejdź do AdministracjaDokumenty i przewiń do dokumentu.
Uzupełnij pola
- Nazwa dokumentu: nazwa dokumentu.
- Przypisz do klienta: klient, do którego należy ten dokument (opcjonalnie).
- Typ dokumentu: na przykład Polisa ubezpieczeniowa, Dowód opłacenia ubezpieczenia, Dowód osobisty, Upoważnienie SEPA, Podpisana umowa lub Inne (opcjonalnie).
- Data wygaśnięcia ubezpieczenia: data, w której ubezpieczenie lub zezwolenie wygasa. To pole pojawia się tylko przy typach dokumentów, które mogą mieć datę ważności.
- Uwagi: dowolne notatki do dokumentu (opcjonalnie).
Zapisz
Kliknij Zapisz zmiany.
Co dzieje się potem?
- Dokument znika z listy centralnej i znajduje się na karcie Dokumenty tego klienta.
- Jeśli uzupełniono Data wygaśnięcia ubezpieczenia, zobaczysz ją jako etykietę przy dokumencie.
Sugestie AI przy dokumentach
Gdy przesyłasz plik PDF, Tillor analizuje jego treść w tle. Jeśli Tillor rozpozna nazwę zgodną z klientem w Twojej administracji, obok Przypisz do klienta pojawia się przycisk sugestii z nazwą klienta i wartością procentową określającą, jak pewny jest Tillor. Taka sugestia może się pojawić także dla daty wygaśnięcia ubezpieczenia.
Kliknij przycisk, aby przyjąć sugestię, lub wybierz samodzielnie innego klienta. Sugestia jest zawsze tylko propozycją. Kliknij Zapisz zmiany, aby Twój wybór stał się ostateczny.
Problemy?
Pojęcia
- Typ dokumentu: rodzaj dokumentu, na przykład Polisa ubezpieczeniowa lub Dowód osobisty.
- Zarchiwizowane: dokument, który jest zachowany, ale nie znajduje się już wśród aktywnych dokumentów.
- Centralna lista dokumentów: pliki, które nie są jeszcze przypisane do klienta.
- Prośba o podpis: polecenie podpisania pliku PDF. Zobacz prośba o podpis.
- Klient: rekord w Tillorze, do którego przypięty jest dokument. Zobacz klient.