Śledzenie prośby

Po wysłaniu śledzisz prośbę o podpis na stronie szczegółów: kto już podpisał, na kogo jest kolej i co jeszcze możesz zrobić. Tu też wysyłasz przypomnienie, anulujesz prośbę i pobierasz podpisany plik PDF.

Zanim zaczniesz:

• Przeglądać może każdy. Przypominanie, anulowanie, cofanie i wysyłanie na tablet wymaga uprawnienia Zarządzanie prośbami o podpis. Bez tego uprawnienia te przyciski są wyszarzone.
• Prośba musi być wysłana. Szkic edytujesz w edytorze, zobacz Prośba o podpisy.

Otwieranie prośbyKopiuj link do tej sekcji

Otwórz AdministracjaPodpisy. Lista pokazuje przy każdej prośbie Tytuł, Klient, Status, ile podpisów jest już Podpisano, kiedy została Utworzono i do kiedy można podpisać (Podpisać do). Szukaj po tytule lub nazwie klienta albo filtruj przez Status, na przykład tylko prośby, które są jeszcze w toku. Kliknij prośbę, aby ją otworzyć.

Te same prośby są też przy kliencie, na karcie Dokumenty w sekcji Prośby o podpis.

Strona szczegółówKopiuj link do tej sekcji

Po lewej widzisz dane prośby, podpisujących po kolei i Historię. Po prawej jest dokument z już złożonymi podpisami. Na górze widać, na kogo czeka prośba, na przykład Czeka na podpis: Marc Janssens.

Przy każdym podpisującym widać, czy musi jeszcze czekać (Oczekuje), dostał link (Link wysłany), Podpisano lub Odmowa, wraz z czasem. Strona odświeża się sama, gdy ktoś podpisze.

Przed i po: od W toku do ZakończonaKopiuj link do tej sekcji

Tak wygląda ten sam rodzaj prośby w trakcie podpisywania i po nim. Najpierw ma status W toku: najemca podpisał, a na poręczyciela jest kolej.

Gdy ostatni podpisujący podpisze, prośba ma status Zakończona. Wszystkie podpisy są w dokumencie, historia jest uzupełniona, a na górze jest przycisk do pobrania podpisanego pliku PDF.

Wysyłanie przypomnieniaKopiuj link do tej sekcji

Przy podpisującym, na którego jest kolej, kliknij Wyślij przypomnienie. Ta osoba dostaje ten sam link ponownie, a Tillor pokazuje Link został wysłany ponownie. Link z pierwszej wiadomości też nadal działa. Przycisku nie ma przy pracownikach, którzy podpisują w Tillorze, ani przy podpisujących, którzy jeszcze muszą czekać.

Poza tym Tillor sam wysyła przypomnienia. Podpisujący, na którego jest kolej, dostaje przypomnienie po liczbie dni ustawionej w Przypomnienie po (domyślnie 3), licząc od pierwszej wiadomości lub poprzedniego przypomnienia. Dzieje się to maksymalnie 2 razy na podpisującego i podczas codziennej kontroli Tillora. Przypomnienie może więc dotrzeć nawet o dzień później niż liczba dni, którą ustawiłeś.

Podpisywanie na tablecieKopiuj link do tej sekcji

Jeśli podpisujący stoi przy recepcji, klikasz przy tej osobie Podpisz na tablecie. Jak to działa i dlaczego przycisku czasem brakuje, przeczytasz w części Na tablecie przy recepcji.

Samodzielne podpisanie jako pracownikKopiuj link do tej sekcji

Jeśli kolej jest na współpracownika lub na Ciebie, ta osoba dostaje wiadomość z linkiem do Tillora. Na stronie szczegółów jest wtedy przycisk Podpisz teraz.

Anulowanie prośbyKopiuj link do tej sekcji

Kliknij Anuluj prośbę i potwierdź. Linki do podpisu przestają wtedy działać, a już złożone podpisy nie są używane. Jeśli jednak chcesz kontynuować, kliknij Zachowaj.

Anulować można tylko, dopóki prośba jest W toku. Zakończona, odrzucona lub wygasła prośba jest ostateczna.

Wróć do edycjiKopiuj link do tej sekcji

Jeśli nikt jeszcze nie podpisał albo podpisałeś tylko Ty, na stronie szczegółów jest Wróć do edycji. Prośba znów staje się szkicem, wysłane linki przestają działać, a wszyscy podpisują od nowa po wysłaniu. Jeśli podpisał już ktoś inny, przycisku nie ma. Anuluj wtedy prośbę i utwórz nową.

Co dzieje się potem?Kopiuj link do tej sekcji

• Ktoś podpisuje: podpisujący dostaje status Podpisano, a następny dostaje link. Strona odświeża się sama.
• Wszyscy podpisali: na krótko widzisz Wszyscy podpisali. Trwa przygotowanie podpisanego PDF. Prośba zmienia status na Zakończona. Podpisany plik PDF jest jako [tytuł] (podpisany) w Dokumentach klienta, z tym samym typem dokumentu co oryginalny PDF. Jeśli ten nie miał typu, dostaje typ Podpisana umowa. Każdy podpisujący dostaje kopię.
• Ktoś odmawia: prośba zatrzymuje się ze statusem Odrzucona. Osoba, która utworzyła prośbę, dostaje powiadomienie, a pozostali podpisujący nie są już proszeni. Przy podpisującym widać powód, jeśli został podany.
• Anulujesz: prośba dostaje status Anulowana, a linki przestają działać.
• Termin minął: po dniu z Podpisać do nikt już nie może podpisać. Tillor ustawia prośbę podczas codziennej kontroli na Wygasła. Do tej kontroli na stronie szczegółów widać, że termin minął. Jeśli chcesz, aby ktoś jeszcze podpisał, utwórz nową prośbę.

Podpisany plik PDFKopiuj link do tej sekcji

Na stronie szczegółów pobierasz plik PDF przyciskiem Pobierz podpisany PDF, pod historią. Tam jest też Znacznik czasu, zobacz Dowód i ważność.

E-mailem plik PDF jest załącznikiem wiadomości do podpisującego. Jeśli to się nie uda, jest przycisk do pobrania. Kto ma tylko numer telefonu, dostaje SMS z linkiem.

Podpisany plik PDF i oryginalny plik PDF są dowodem podpisania. Dlatego nie możesz ich usunąć, ale możesz je zarchiwizować.

Historia i zdarzeniaKopiuj link do tej sekcji

W sekcji Historia widać każdy krok z czasem i osobą, która to zrobiła: utworzenie, wysłanie, wysłanie linku, otwarcie strony, wysłanie kodu, błędny kod, podpisanie, odmowa, cofnięcie, anulowanie, wygaśnięcie i zakończenie. Ta sama linia jest przy kliencie na karcie Zdarzenia oraz w dzienniku aktywności.

Problemy?Kopiuj link do tej sekcji

Zobacz teżKopiuj link do tej sekcji