Dowód i ważność
Co Tillor zapisuje przy podpisie i jakim rodzajem podpisu elektronicznego jest ten podpis.
Ostatnio zaktualizowano
Przy każdym podpisie Tillor zapisuje, kto, kiedy i jak podpisał, a następnie zamyka plik PDF tak, aby późniejsza zmiana była widoczna. Efektem jest zwykły podpis elektroniczny, odpowiedni dla umów najmu, regulaminów, oświadczeń o zwolnieniu z odpowiedzialności i warunków. Przy dokumentach, dla których prawo wymaga mocniejszego podpisu, Tillor nie jest właściwym miejscem.
Co znajduje się na stronach dowodowych?
Na końcu podpisanego pliku PDF dodawana jest jedna lub więcej stron Dowód podpisu. Znajdziesz na nich:
- tytuł dokumentu, prośbę, Twoją organizację, liczbę stron oraz kiedy prośba została utworzona, wysłana i zakończona
- dwa odciski pliku: pliku PDF takiego, jak go przesłałeś, oraz podpisanych stron przed dodaniem stron dowodowych. Jeśli w pliku zmieni się choćby jeden znak, odcisk przestanie się zgadzać
- dla każdego podpisującego: imię i nazwisko, rolę, rodzaj, adres e-mail, numer telefonu i język, kiedy wyszedł link i kiedy ta osoba po raz pierwszy otworzyła stronę, czas podpisania, adres IP i urządzenie
- jak potwierdzono tożsamość podpisującego: jednorazowym kodem, na jaki kanał kod został wysłany i kiedy, albo przez zalogowanie w Tillorze w przypadku pracowników
- zdanie, którym podpisujący wyraził zgodę, dokładnie tak, jak widział je na ekranie
- co podpisujący wypełnił: każde pole tekstowe, daty i pole wyboru wraz z wartością, także te, które pozostały puste
- podpis i parafę w takiej postaci, w jakiej zostały złożone, oraz na których stronach się znajdują. Podpis wpisany z klawiatury jest tam jako obraz wpisanego imienia i nazwiska, tak samo jak podpis narysowany
- jak podpisano: na stronie podpisu przez link, w Tillorze przez zalogowanego pracownika albo na tablecie przy recepcji (z kodem albo z tożsamością potwierdzoną przez pracownika)
- ścieżkę audytu: każdy krok z czasem, osobą oraz adresem IP i urządzeniem. Na przykład Wysłano link do podpisu, Otwarto stronę podpisu, Wysłano kod weryfikacyjny, Wpisano błędny kod, Podpisano i Zakończono i opieczętowano
Czasy podawane są w strefie czasowej Twojej organizacji, a obok czas UTC (światowy czas standardowy). Adresy IP i urządzenia Tillor przechowuje w postaci zaszyfrowanej. Widzisz je w Tillorze i na stronach dowodowych. Podpisy i wypełnione wartości znajdują się w dokumencie w miejscach, które wybrałeś. Twój oryginalny plik jest przechowywany osobno i nigdy się nie zmienia.
Te same kroki zobaczysz też na stronie prośby w sekcji Historia oraz przy kliencie w sekcji Zdarzenia.
Dla czytelnika technicznego
Dwa odciski to sumy kontrolne SHA-256. Odcisk SHA-256 zmienia się całkowicie, gdy zmieni się choćby jeden bajt pliku, dlatego dowodzi, że plik nie został zmieniony. Na stronie dowodowej jest też odcisk certyfikatu pieczęci (zobacz poniżej).
Pieczęć i znacznik czasu
Podpisany plik PDF jest jako ostatni krok opieczętowany podpisem cyfrowym Twojej organizacji, utworzonym przez Tillor. Gdy otworzysz go w Adobe Reader lub innej przeglądarce PDF, zobaczysz panel podpisów. Jeśli po opieczętowaniu coś w pliku się zmieni, przeglądarka to zgłosi.
Przeglądarka może określać podpisującego jako nieznany lub niezaufany. To normalne: certyfikat pochodzi od Tillora, a nie od płatnego urzędu certyfikacji. Który to certyfikat, widać wraz z jego odciskiem na stronie dowodowej.
Pieczęć dostaje też znacznik czasu od niezależnej, bezpłatnej usługi znaczników czasu (FreeTSA, a gdy ta nie odpowiada, DigiCert). Dowodzi to niezależnie od Tillora, kiedy plik istniał dokładnie w tej postaci. Czas widać na stronie prośby w sekcji Znacznik czasu.
Jaki to rodzaj podpisu
To zwykły podpis elektroniczny według europejskich zasad eIDAS. Tillor sprawdza adres e-mail lub numer telefonu kodem, zapisuje rysunek podpisu i przechowuje dowód. Pasuje to do umów najmu, regulaminów, oświadczeń o zwolnieniu z odpowiedzialności i warunków.
Kwalifikowany podpis, na przykład przez itsme lub kartę eID, nie jest możliwy. Jeśli masz dokument, dla którego prawo tego wymaga, daj go podpisać poza Tillorem.
Co dzieje się z dowodem?
- Oryginalny plik PDF i podpisany plik PDF pozostają w dokumentach klienta. Możesz je zarchiwizować, ale nie usunąć.
- Dowód jest częścią podpisanego pliku PDF. Kto dostał kopię, ma więc także strony dowodowe.
- Ścieżka audytu pozostaje na stronie prośby, także gdy prośba została odrzucona, anulowana lub wygasła.