Uma casa móvel fica livre
Da cessação da ocupação à tarefa de verificação e à devolução da caução, com uma automação que prepara o trabalho de verificação.
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Quando um cliente sai de uma casa móvel, há trabalho a fazer: a caravana tem de ser verificada e a caução tem de voltar para o cliente. Este exemplo mostra como o Tillor junta tudo isto. Termina a ocupação, uma automação cria uma tarefa de verificação, um colega conclui a tarefa e depois trata da caução. Usamos o Jonas Maes e a parcela 12 do Recreatiepark Het Meer como exemplo, agora como arrendatário de uma casa móvel.
Antes de começar:
- A parcela 12 tem o tipo de parcela Stacaravan e o Jonas tem nela uma ocupação ativa. Veja Tipos de parcela.
- Existe uma automação pronta que cria uma tarefa no fim de uma ocupação. Como a construir está em Exemplo: verificar caravana de aluguer. Nos ambientes de demonstração já está pronta com o nome Nalopen huurcaravan, em pausa, até ligar o interruptor Ativa.
- Para a caução: o produto de caução tem a opção Vigiar o saldo do cliente nesta conta ligada. Veja Vigiar o saldo do cliente.
O caminho passo a passo
Termine a ocupação
Abra o perfil do Jonas, vá, no separador Visão geral, ao cartão Ocupações, abra o menu junto à ocupação e escolha Eliminar. Em Data, escolha o dia em que ele sai. Se a parcela tiver contadores, preencha as Leituras finais dos contadores. Clique em Eliminar.
A parcela 12 fica depois livre para uma nova ocupação. Veja Terminar uma ocupação.
Deixe a automação criar a tarefa de verificação
Não tem de fazer nada. A automação arranca assim que a ocupação termina e verifica primeiro se a parcela tem o tipo de parcela Stacaravan. Depois procura se já existe uma tarefa Nalopen aberta para esta parcela.
- Se ainda não houver uma tarefa aberta, cria uma tarefa Nalopen terrein 12 com cinco subtarefas (Limpeza, Recheio, Internet + TV, Quadro com código QR e Verificar pequenas reparações) e um prazo de 7 dias. A tarefa vai também para o colega que terminou a ocupação.
- Se já houver uma tarefa aberta, por exemplo porque a caravana ficou livre duas vezes em pouco tempo, não cria uma segunda. A prioridade da tarefa existente sobe um nível, até Alta.
Acompanha o que a automação fez em Testes e execuções.
Conclua a tarefa
O colega encontra a tarefa no cartão Tarefas para si no painel, no separador Tarefas do Jonas, ou numa vista em Tarefas. A tarefa está associada à parcela 12 e ao Jonas.
Verifique o saldo da caução
Abra o perfil do Jonas e vá ao separador Faturação. Na tabela Contas vê o saldo por conta contabilística. A conta da caução mostra o que o Jonas ainda tem a haver.
Crie a nota de crédito da caução
Abra a fatura da caução do Jonas, clique nos três pontos no canto superior direito e escolha Estornar fatura. O Tillor cria uma fatura em rascunho com as mesmas linhas em valores negativos. Se retiver uma parte, por exemplo por danos, ajuste o valor. Clique em Lançar fatura. A fatura passa a ser uma Nota de crédito.
O Tillor recusa uma fatura que leve o saldo da conta da caução abaixo de zero. Assim não pode devolver uma caução duas vezes. Veja Estornar uma fatura.
Compense o valor
Se o Jonas ainda tiver uma fatura em aberto, por exemplo pelo último consumo, pode compensar o valor com o método de pagamento Transferência interna. Veja Fazer uma transferência interna.
Devolver o dinheiro
O Tillor regista a nota de crédito e a compensação. Transferir o valor de volta para a conta bancária do cliente é algo que faz através do seu banco.
O que acontece a seguir?
- A parcela volta a estar livre. Um novo cliente pode ocupá-la ou receber uma reserva nela.
- Os períodos de consumo em aberto do Jonas ficam encerrados, com as leituras finais que preencheu. O consumo até à data de fim fica guardado e ainda o pode faturar. Veja Cobrar o consumo.
- A tarefa e as ações nela ficam na cronologia da tarefa e no perfil do Jonas. As alterações à ocupação aparecem no separador Eventos dele.
- A nota de crédito segue para a contabilidade como qualquer outra fatura.