Gestão de clientes
Giria clientes e os seus dados no Tillor
Última atualização em
Um cliente é o sítio no Tillor onde converge tudo sobre uma pessoa ou empresa: dados, contactos, faturas, ocupações, reservas, documentos e acesso. Cria um cliente, volta a encontrá-lo na lista e atualiza os seus dados no perfil do cliente. Comece por Adicionar um novo cliente.
Bom saber
- Ao criar, só o Nome próprio é obrigatório. Todos os outros dados preenche-os mais tarde no perfil do cliente.
- O Tillor avisa de um Possível cliente duplicado se o nome próprio e o apelido em conjunto, o endereço de e-mail ou o número de telefone já constarem de outro cliente. Um endereço de e-mail ou número de telefone conta a partir de 4 carateres.
- As sugestões de morada aparecem a partir de 3 carateres escritos no campo Rua.
- As digitalizações de documentos de identidade sem cliente associado são eliminadas pelo Tillor ao fim de 7 dias.
- Eliminar um cliente remove também todos os dados relacionados e não pode ser anulado.
Como tudo se liga
Tudo o que regista no Tillor está ligado a um cliente. Uma ocupação associa o cliente a uma parcela e, por isso, também aos contadores dessa parcela. O consumo desses contadores vai para a fatura do cliente.
Adicionar um novo cliente
Antes de começar:
- Uma digitalização de identidade, se quiser criar o cliente a partir dela. Se não houver nenhuma digitalização na fila, escolha simplesmente a introdução manual.
- Não tem a certeza de que o cliente já existe? Procure-o primeiro na lista, veja Procurar e filtrar clientes.
Abra a lista de clientes
Vá a ClientesVisão geral e clique em Criar novo cliente, em cima à direita. Enquanto houver digitalizações de identidade pendentes, o botão mostra um menu com Manual e as digitalizações da fila.
Escolha como criar o cliente
Escolha Manual. Abre-se um formulário com Nome próprio, Apelido, E-mail e Número de telefone. Preencha o que sabe e clique em Criar cliente. Se já existir um cliente com dados semelhantes, aparece em baixo um aviso amarelo com uma ligação para esse cliente.
Verifique se há um cliente duplicado
Se já existir um cliente com o mesmo nome, o mesmo endereço de e-mail ou o mesmo número de telefone, o Tillor mostra Possível cliente duplicado com o nome e o número de cliente. Clique em Usar este cliente para abrir esse cliente, ou em Criar mesmo assim se for mesmo outra pessoa.
Prazo de conservação e responsabilidade
O Tillor elimina as digitalizações sem cliente associado automaticamente ao fim de 7 dias. Trate-as a tempo.
Nas digitalizações associadas, é a sua organização que determina o prazo de conservação e o fundamento jurídico. O Tillor conserva-as até as desassociar ou eliminar. O cumprimento da legislação de privacidade e dos prazos de conservação adequados é da sua responsabilidade como responsável pelo tratamento.
O que acontece a seguir?
- Chega ao novo perfil do cliente, onde preenche o resto: morada, número de IVA, contactos e campos personalizados.
- Se o cliente foi criado a partir de uma digitalização, essa digitalização passa a pertencer ao cliente e deixa de estar na fila.
- A criação aparece como primeira linha no separador Eventos do cliente.
- Se quiser que algo aconteça de imediato com um novo cliente, por exemplo um e-mail de boas-vindas, utilize uma automatização.
Verificar um número de IVA
No separador Visão geral, no bloco Dados do cliente, preenche o Número de IVA. O Tillor verifica o número no registo europeu VIES assim que o País também estiver preenchido e o número for suficientemente longo.
- Se o número for válido, vê uma marca verde e uma janela com o nome oficial da empresa e a morada do VIES. Clique em Aplicar morada da empresa para copiar essa morada para o formulário.
- Se o número for inválido, vê um ícone vermelho e uma mensagem de erro.
O perfil do cliente
Quando clica num cliente, vê o perfil do cliente. No topo estão os dados resumidos do cliente, com as notas fixadas por baixo. Pelos separadores chega ao resto.
| Separador | O que encontra lá |
|---|---|
| Visão geral | Dados do cliente (formulário editável), comunicações recentes, faturas, leituras, notas, ocupações e notificações |
| Faturação | Todas as faturas deste cliente e o saldo por conta do razão |
| Controlo de acesso | Direitos de acesso e matrículas |
| Contactos | Pessoas de contacto adicionais |
| Tags NFC | Tags NFC associadas |
| Reservas | Todas as reservas |
| Comunicação | Mensagens e histórico de comunicação |
| Outlook | Correio de e para o cliente a partir das suas caixas de correio do Outlook. Este separador só aparece se o Outlook estiver ligado e puder Ver caixa de entrada |
| Eventos | Cronologia com alterações, incluindo a criação de cliente ou contacto, a atribuição ou desassociação de um documento de identidade, e antes/depois nas atualizações de cliente, contacto, definição de faturação e método de acesso |
| Documentos | Ficheiros e anexos guardados, e os pedidos de assinatura |
| Tarefas | Tarefas associadas a este cliente |
Num relance
No separador Visão geral, em cima à esquerda, está o cartão Num relance. Mostra apenas o que requer atenção nesse momento e recolhe-se quando não há nada para mostrar:
- Reservas ativas e Próximas reservas, com um botão Ver reserva
- Contadores ativos com alarmes
- Tarefas em aberto deste cliente
- Digitalizações de identidade deste cliente
Os mesmos dados vê no cartão de uma chamada recebida. Uma nota que fixa fica logo por baixo dos dados do cliente, no topo do perfil. Veja Notas.
Aniversários
Se o cliente ou o seu parceiro fizer anos hoje, aparece no topo do perfil do cliente um bloco verde Aniversário hoje, com o nome e a idade, e caem confettis sobre a página. Para o cliente, a data vem do campo Data de nascimento. O parceiro é o contacto com a relação Parceiro. Uma data de nascimento de 29 de fevereiro conta, nos anos sem dia bissexto, a 28 de fevereiro.
Editar dados do cliente
No separador Visão geral, no bloco Dados do cliente, ajusta os campos. Na parte inferior do formulário estão Cancelar e Guardar. Cada alteração aparece no separador Eventos, com um resumo Antes / depois por campo, para ver exatamente o que foi ajustado.
Se a sua organização criou campos personalizados para clientes, eles aparecem como campos adicionais no mesmo bloco.
Preencher a morada
A morada é composta por Rua, N.º e Porta, seguidos de Código postal, Localidade e País.
- Se escrever pelo menos três carateres da rua, o Tillor sugere moradas. Escolha uma: a rua, o número, o código postal, a localidade e o país são preenchidos. As sugestões vêm do OpenStreetMap, uma base de dados de mapas gratuita.
- Se escrever Kerkstraat 5 no campo Rua, o algarismo passa para N.º. Um espaço depois do número leva-o a Porta. Se colar uma morada completa, ela também é repartida. Nos países em que o número vem antes da rua, o número não é movido automaticamente.
- Se o código postal ou a localidade já estiverem preenchidos, o Tillor verifica a morada. Uma marca verde com Morada encontrada significa que a morada existe. Um ícone amarelo com Grafia sugerida mostra a grafia habitual. Clique em Atualizar morada para a adotar.
- A morada é guardada numa só linha, por exemplo em faturas e exportações.
As sugestões são uma ajuda, não uma obrigação. Pode sempre preencher você.
Procurar e filtrar clientes
Vá a ClientesVisão geral. No topo há uma barra de pesquisa.
- Escreva um nome, endereço de e-mail, número de telefone ou número de cliente.
- Os resultados são atualizados enquanto escreve, com um pequeno atraso.
- Também pode filtrar por Criado (intervalo de datas), Estado e Tipo.
Eliminar um cliente
Utilize Eliminar cliente no menu no topo do perfil do cliente. O Tillor pergunta Tem a certeza de que pretende eliminar este cliente? Se confirmar, todos os dados relacionados desaparecem também. Isto não pode ser anulado.
Cenários frequentes
Um novo cliente reserva pela primeira vez
- O cliente telefona ou reserva online.
- Adiciona o cliente com Criar novo cliente.
- Preenche a morada e os restantes dados no perfil do cliente (separador Visão geral > Dados do cliente).
- Cria uma ocupação na parcela pretendida, veja Ocupações.
- O Tillor regista automaticamente o consumo dos contadores associados. Vê-o em Leituras em Visão geral.
Alterar dados do cliente
Abra o perfil do cliente, ajuste a morada no formulário e clique em Guardar.
Problemas?
Conceitos
- Cliente: o registo no Tillor de uma pessoa ou empresa. Veja cliente.
- Pessoa de contacto: uma pessoa adicional junto de um cliente, por exemplo um parceiro ou um contacto de emergência.
- Ocupação: um cliente numa parcela durante um período. Veja ocupação.
- Reserva: uma marcação para uma estadia. Veja reserva.
- Eventos: a cronologia com todas as alterações de um cliente. Veja evento.
- VIES: o registo europeu em que o Tillor verifica um número de IVA.