Resumo
Faça a Tillor agir sozinha quando algo acontece, como criar uma tarefa ou enviar um lembrete de pagamento
Última atualização em
Com as automações, faz a Tillor agir sem que um colega tenha de se lembrar. Define uma regra: quando isto acontecer, faça aquilo. Alguns exemplos:
- Termina uma ocupação numa caravana residencial, por isso a Tillor cria uma tarefa de verificação com subtarefas e atribui-a ao colega que terminou a ocupação
- Uma fatura está vencida, por isso a Tillor envia um lembrete de pagamento e, uma semana depois, cria uma tarefa para telefonar ao cliente se a fatura continuar em aberto
- Chega uma nova reserva, por isso a Tillor envia os dados para o seu próprio sistema
- Todas as segundas-feiras às 08:00, a Tillor cria uma tarefa para a verificação semanal
- Chega uma nova reserva, por isso a Tillor cria um código QR para o hóspede e envia-o por e-mail
Uma automação constrói-se numa área de desenho, sem código. Escolhe um momento de início, adiciona passos e liga-os com linhas.
Em palavras simples
Uma automação tem três tipos de blocos. Só precisa de conhecer os detalhes técnicos quando precisar deles.
- O momento de início (gatilho) é o "quando". Acontece algo na Tillor, como uma ocupação que termina, ou chega uma certa hora ou uma certa data. Veja Gatilhos
- A lógica é o "se". Aqui o fluxo olha para os dados e escolhe um caminho, ou espera até que algo aconteça. Um exemplo: a fatura continua por pagar após uma semana? Veja Condições, desvios e atrasos
- As ações são o "então faça". Criar uma tarefa, enviar uma mensagem, lançar uma fatura. Veja Ações
Além disso, as variáveis são os dados do próprio momento, como o nome da parcela ou do cliente. Coloca-as entre chavetas num texto, e a Tillor preenche o valor real. Veja Variáveis e modelos.
Quem pode usar
Apenas para administradores
As automações funcionam com todos os direitos na sua organização. Para as ver é necessária a permissão Ver automatizações, para as construir e alterar Gerir automatizações. Os administradores com Todas as permissões podem fazer ambas as coisas. Veja Quem pode usar automações?.
Encontra a página no menu lateral, em AdministradorAutomações.
Como se relaciona isto?
Cada automação é composta por passos que liga num fluxo. Uma automação trabalha em conjunto com as tarefas: cria tarefas, espera que um colega escolha um botão, ou começa assim que uma tarefa muda. Veja Tarefas. Cada vez que uma automação começa, chamamos-lhe uma execução. Uma execução começa no momento de início e segue as linhas para baixo.
| Componente | O que faz |
|---|---|
| Quando isto acontece (gatilho) | O momento de início. Um evento na Tillor, um webhook, uma ação de tarefa escolhida, uma fatura vencida, uma data como a chegada de um hóspede, uma hora fixa ou um horário próprio. Um fluxo pode ter vários gatilhos. Cada gatilho começa uma execução própria |
| Apenas quando | Um filtro no gatilho. A automação só começa se os dados corresponderem, por exemplo apenas para caravanas residenciais |
| Se / senão | Divide o fluxo em Sim e Não com base numa ou mais condições |
| Desvio | Divide o fluxo em vários ramos, consoante o valor de um campo |
| Atraso e outros passos de espera | Fazem o fluxo esperar, por uma hora, uma data, o horário de funcionamento, uma condição, um evento ou uma decisão de um colega |
| Aberto agora?, Procurar um registo, Para cada | Verificam se está aberto, obtêm um registo ou executam os passos seguintes para cada item de uma lista |
| Ações | Fazem realmente alguma coisa: tarefas, mensagens a hóspedes e colegas, faturas, pagamentos e mandatos, acesso, contadores e dispositivos, webhooks e pedidos à API |
Os passos com várias saídas, como Sim e Não, Concluído e Ignorado ou Sucesso e Falhou, permitem escolher uma continuação diferente para cada resultado. Em cada ação pode também ativar uma saída Erro, para que o fluxo continue se o passo falhar.
Variáveis
Os campos de texto de um passo aceitam variáveis entre chavetas, como {occupation.terrain.name}. A Tillor preenche aí o nome da parcela que pertence ao evento. Assim cria mensagens e tarefas que são diferentes consoante o caso. Leia mais em Variáveis e modelos.
Começar rapidamente
- Vá a Administrador > Automações e clique em Nova automação
- Escolha um modelo ou Começar de raiz
- Defina o gatilho e os passos e clique em Guardar
- Experimente o fluxo no separador Execução de teste. Nada é realmente enviado ou criado
- Ative Ativo quando estiver satisfeito
A nova automação fica em pausa até a ativar. Uma explicação passo a passo está em Primeiros passos.
Bom saber
- Uma nova automação fica em pausa até a ativar
- Uma automação tem no máximo 100 passos. As notas e molduras na área de desenho contam à parte, no máximo 50
- Um Desvio tem no máximo 8 ramos, e Pedir uma decisão no máximo 8 opções
- Os horários e as datas são verificados a cada minuto. Um evento começa de imediato
- As alterações podem demorar meio minuto até valerem em todo o lado
- Uma execução falhada é enviada por e-mail a quem criou a automação, no máximo uma vez por hora
- No separador Execuções estão as últimas 20 execuções
- Um fluxo não se pode iniciar a si próprio nem a outro fluxo através do que ele próprio cria
As automações fazem realmente alguma coisa
Uma automação ativada envia lembretes reais e cria tarefas reais. Use o separador Execução de teste e veja as primeiras execuções no separador Execuções antes de ter a certeza de que tudo está certo.
Componentes
Primeiros passos
O resumo, os modelos e o editor, e como guardar e ativar uma automação
Gatilhos
Eventos, datas, faturas vencidas e horários, além de filtros e início único
Condições, desvios e atrasos
Fazer o fluxo dividir-se e esperar, procurar registos, percorrer listas e pedir uma decisão
Ações
Tudo o que uma automação pode fazer, com todos os campos
Variáveis e modelos
Usar os dados do evento nos seus textos
Quem executa uma automação?
Porque é que as tarefas e os comentários de uma automação ficam em nome de um utilizador de sistema fixo
Testes e execuções
Fazer uma execução de teste e rever as execuções reais
Problemas e ativação
Porque é que uma automação não pode ser ativada e o que significam as mensagens
Exemplo: verificação de caravana de aluguer
Construir um fluxo completo passo a passo
Perguntas frequentes
Limites, explicações sobre a pausa e o que fazer quando nada acontece
Para programadores
O pedido à API, o envelope do webhook, a assinatura e a gestão através da API
Conceitos
- Automação: uma regra de "quando isto acontecer, faça aquilo", construída como um fluxo
- Fluxo: a área de desenho de uma automação, com passos e linhas
- Gatilho: o momento de início de um fluxo
- Execução: uma vez que uma automação começa e percorre o fluxo
- Ação: um passo que faz realmente alguma coisa, como criar uma tarefa
- Variável: um dado do momento, entre chavetas num texto
- Execução de teste: uma experiência em que nada é realmente enviado ou criado
- Fluxo de trabalho: o utilizador em nome de quem uma automação trabalha
Mais termos estão no glossário.