Digitalizações de identidade
Crie clientes rapidamente a partir de uma digitalização de ID, com prazo de conservação e responsabilidades
Última atualização em
Com um leitor de identidade digitaliza passaportes, cartões de identidade, cartas de condução, vistos e documentos de residência. O Tillor reconhece o tipo de documento, lê os dados e cria com eles um cliente rapidamente, sem ter de reescrever tudo. O leitor envia a digitalização para a sua organização através do conector Tillor na sua rede local. Como criar depois um cliente está em Criar cliente a partir de uma digitalização.
Bom saber
- Uma digitalização sem cliente associado é eliminada automaticamente pelo Tillor ao fim de 7 dias, juntamente com os ficheiros que lhe pertencem.
- Uma digitalização associada fica guardada até você a desassociar ou eliminar. O prazo de conservação é você quem o define.
- Criar um cliente com base numa digitalização exige pelo menos um nome próprio na digitalização.
- Se já existir um cliente com o mesmo número de identificação nacional, associe a digitalização a esse cliente em vez de criar um duplicado.
- Os ficheiros da digitalização são guardados encriptados. Nas imagens das páginas consta uma marca de água Not valid as ID. O retrato fica sem marca de água.
- O conector escuta por defeito na porta 8765.
Como tudo se liga
Uma digitalização começa como digitalização pendente. Se a associar a um cliente ou contacto, fica guardada nesse cliente.
Criar cliente a partir de uma digitalização
Antes de começar:
- A digitalização tem de estar no Tillor como digitalização pendente. Se não estiver, veja Problemas no fim.
- A digitalização precisa de um nome próprio.
Abra a lista de clientes
Vá a ClientesVisão geral e clique em Criar novo cliente. Enquanto houver digitalizações pendentes, o botão mostra um menu: escolha Manual ou uma digitalização da lista.
Verifique a digitalização
Depois de escolher uma digitalização abre uma confirmação com uma pré-visualização do documento e os dados da zona de leitura. Clique em Criar cliente.
O mesmo caminho funciona através de Iniciar reserva (Novo cliente…) e através do painel em baixo à direita com Criar cliente com base na digitalização.
O que acontece depois?
- O Tillor cria o cliente, associa a digitalização e preenche, sempre que possível, nome próprio, apelido, data de nascimento, morada e outros campos.
- Chega ao novo perfil do cliente.
- A digitalização deixa de estar na fila e fica guardada no cliente.
- A associação consta no separador Eventos do cliente.
Associar a um cliente ou contacto existente
Além de um novo cliente, também pode associar uma digitalização a um cliente ou contacto existente.
No perfil do cliente aparece um cartão tracejado Atribuir uma digitalização de identidade pendente enquanto houver digitalizações pendentes adequadas. Escolha uma digitalização com Escolher digitalização… e clique em Atribuir a este cliente.
Depois de associar, o Tillor completa, sempre que possível, os dados do cliente ou contacto. Como nome próprio, o Tillor aproveita apenas a primeira parte do nome próprio, por exemplo Andy de Andy Adhemar R. Na digitalização continuam visíveis todos os nomes próprios.
Desassociar, exportar ou eliminar uma digitalização
Numa digitalização associada há ações para Descarregar, Exportar PDF, Desassociar digitalização e Eliminar digitalização. Eliminar remove permanentemente a digitalização e todos os ficheiros encriptados e não pode ser anulado.
Prazo de conservação e a sua responsabilidade
7 dias para digitalizações pendentes
As digitalizações que ainda não estão associadas a um cliente são eliminadas automaticamente pelo Tillor ao fim de 7 dias (a digitalização e os ficheiros que lhe pertencem). Associe ou trate as digitalizações pendentes a tempo através de Criar novo cliente, do painel em baixo à direita ou do cartão tracejado num perfil de cliente.
Para as digitalizações associadas aplica-se outra regra: ficam guardadas até a sua organização as desassociar ou eliminar. É você quem decide se, quando e com que fundamento legal os documentos de identidade são digitalizados e durante quanto tempo as digitalizações associadas são necessárias. O Tillor trata as digitalizações como subcontratante, segundo as suas instruções. O cumprimento da legislação de privacidade, os prazos de conservação das digitalizações associadas e a eliminação atempada quando o armazenamento deixa de ser necessário são da sua responsabilidade como responsável pelo tratamento.
Problemas?
Conceitos
- Digitalização de identidade: os dados e imagens lidos de um documento de identidade.
- Digitalização pendente: uma digitalização que ainda não está associada a um cliente e desaparece após 7 dias.
- Zona de leitura (MRZ): as linhas com letras e números na parte inferior do documento que o leitor lê.
- Conector: a caixinha na sua rede local que reencaminha as digitalizações para o Tillor. Ver conector.
- Cliente: o registo no Tillor. Ver cliente.