Reservas
Gira estadias, check-ins e atribuições de terreno para os hóspedes no Tillor
Última atualização em
Com as reservas acompanha as estadias no seu parque: quem chega, quando, em que terreno e com quantos hóspedes. A partir de uma reserva também trata do check-in e do check-out. Vê todas as reservas numa cronologia em Reservas e, por cliente, no separador Reservas. Comece por Criar uma reserva.
Bom saber
- Cada reserva pertence a um cliente e recebe automaticamente um Número da reserva único. Esse número não pode ser alterado.
- A data de check-out tem de ser posterior à data de check-in. O Tillor recusa o mesmo dia ou uma data anterior.
- Uma matrícula é composta por letras e números, no máximo 10 carateres, sem espaços nem hífenes.
- Fazer check-in e cancelar só é possível a partir do estado Reservada. Já não se pode cancelar depois do check-in.
- Uma reserva não é o mesmo que uma ocupação: uma reserva é um registo para uma estadia, uma ocupação liga um cliente a um terreno durante um período, veja Ocupações.
- As notas de uma reserva são internas e nunca são partilhadas com o cliente.
Como se liga tudo?
As faturas do cliente encontra-as no perfil do cliente, em Faturação.
A cronologia
Aceda a Reservas no menu principal. A cronologia mostra as reservas por terreno ao longo de um calendário. Com a vista escolhe dia, semana, mês, trimestre ou ano e salta para uma data com Ir para a data.
- Clique ou arraste sobre uma zona livre para acrescentar uma reserva. No canto superior direito também existe Nova reserva.
- Se arrastar uma reserva para outras datas, o Tillor pergunta Atualizar as datas da reserva? Só depois de confirmar é que a reserva muda.
- O menu de contexto de uma reserva tem Ver reserva, Copiar hiperligação e Cancelar reserva.
Criar uma reserva
Antes de começar:
- Precisa de um cliente. Se ainda não existir, crie-o durante o início, veja Gestão de clientes.
- Sabe que terreno o hóspede quer? Então escolha-o. Caso contrário, deixe o campo vazio.
Iniciar a reserva
Clique em Nova reserva no canto superior direito. Escolha um cliente existente ou crie um novo cliente.
Preencher o formulário
Veja O formulário de reserva abaixo para todos os campos.
Criar a reserva
Clique em Criar reserva.
O que acontece a seguir?
- A reserva fica com o estado Reservada e um número de reserva.
- Se E-mail de confirmação automático estiver ativo, o cliente recebe uma confirmação.
- Encontra a reserva na cronologia e no separador Reservas do cliente.
- Se quiser que uma automatização reaja a uma reserva nova ou alterada, use um gatilho, veja Gatilhos.
O formulário de reserva
Datas e duração da estadia
- Check-in: escolha a data de chegada.
- Check-out: escolha a data de partida. Depois da data de check-in, o seletor de check-out abre sozinho. A data de partida tem de ser posterior à data de chegada.
- Número de noites: o Tillor calcula-o por si.
Quantidades e animais
Indique o número de Adultos (no mínimo 1), Crianças, Bebés e Animais com os botões de mais e menos.
Terreno
- Terreno: escolha um terreno se o hóspede tiver uma preferência. A lista mostra apenas terrenos reserváveis sem ocupação ativa que estejam livres no período escolhido. O Tillor exclui reservas ativas sobrepostas no mesmo terreno. Se alterar as datas, a lista atualiza-se. Sem preferência? Deixe o campo vazio.
- Incluir parcelas não reserváveis: mostra também terrenos que não podem ser reservados online, por exemplo lugares anuais fixos. Se a reserva já estiver num desses terrenos, esta opção fica ativa automaticamente.
- Incluir parcelas ocupadas: mostra também terrenos que já têm uma ocupação.
Matrículas
Escreva uma matrícula, prima Enter e repita para cada matrícula. Uma cruz numa matrícula remove-a. As matrículas só podem conter letras e números, no máximo 10 carateres.
As matrículas de uma reserva podem ser encontradas através da pesquisa. O acesso à cancela regula-o à parte, no cliente, no separador Controlo de acesso, veja Controlo de acesso.
Notas
Use o campo de notas para observações internas, como pedidos especiais ou acordos.
Preferências de comunicação
- E-mail de confirmação automático: envia uma confirmação depois de criar a reserva.
- Pagamento online: permite que o cliente pague a reserva online.
Ver e editar uma reserva
Clique numa reserva na cronologia ou no perfil do cliente para abrir a página de detalhe.
- Detalhes da reserva (à esquerda): o formulário completo. Altere o que quiser e clique em Guardar. Com Cancelar repõe os valores originais. Junto ao título está Copiar hiperligação da reserva, útil para colar uma ligação clicável num documento.
- Ações da reserva (à direita): os botões abaixo.
- Comentários (à direita): discussão interna sobre esta reserva.
- Atividade (à direita): uma cronologia com criação, check-in, check-out, cancelamento, anulações e dados alterados, com hora e utilizador. Numa alteração vê que campos foram modificados (antes / depois).
Check-in, check-out e cancelamento
Na página de detalhe, as ações estão em Ações da reserva. Cada ação pede uma confirmação.
| Ação | Possível quando | Resultado |
|---|---|---|
| Fazer check-in | Estado Reservada | Estado Check-in feito |
| Fazer check-out | Estado Check-in feito | Estado Check-out feito |
| Cancelar reserva | Apenas antes do check-in | Estado Cancelada |
| Anular cancelamento | Apenas antes do check-in | De volta a Reservada |
| Anular check-in | Em caso de check-in errado. Se o hóspede já tiver feito check-out, anule primeiro o check-out | De volta a Reservada |
| Anular check-out | Em caso de check-out errado | De volta a Check-in feito |
Além disso, existem Enviar formulário de confirmação ao cliente (SMS) e Criar tarefa. Com a última cria uma tarefa a partir desta reserva.
Numa reserva cancelada não pode fazer check-in nem check-out. Anule primeiro o cancelamento.
Problemas?
Conceitos
- Reserva: um registo para uma estadia. Veja reserva.
- Reservada, Check-in feito, Check-out feito, Cancelada: os quatro estados de uma reserva.
- Número da reserva: o número automático com que encontra uma reserva.
- Ocupação: um cliente num terreno durante um período, independentemente de uma reserva. Veja ocupação.
- Cronologia: a visão geral das reservas por terreno ao longo de um calendário.