Documentos
Guarde ficheiros junto dos clientes e gira documentos como contratos, licenças e anexos
Última atualização em
Com a gestão de documentos guarda ficheiros junto de um cliente, como apólices de seguro, cartões de identidade, contratos, licenças e outros anexos. Os ficheiros que ainda não pertencem a ninguém ficam na lista central de documentos até os associar a um cliente. Comece por Documentos de um cliente ou por A lista central de documentos.
Bom saber
- Um ficheiro pode ter no máximo 250 MB.
- Pode carregar PDF, Word, mensagens do Outlook (.msg), Excel, PowerPoint, imagens (JPEG, PNG, GIF) e ficheiros de texto.
- O Tillor converte as imagens em PDF depois do carregamento. Os outros tipos de ficheiro ficam como estão, com uma pré-visualização em PDF ao lado.
- Quando um documento é eliminado, recebe uma cópia como anexo no seu endereço de e-mail, se o ficheiro tiver podido ser guardado em segurança.
- Um PDF que pertence a um pedido de assinatura, e o PDF assinado, podem ser arquivados mas não eliminados.
- Um documento arquivado continua guardado, mas já não aparece entre os documentos ativos.
Como se relaciona tudo isto?
Um documento está num só sítio: ou na lista central, ou junto de um cliente. Se o associar a um cliente, desaparece da lista central. Os PDF assinados e os mandatos assinados ficam automaticamente nos documentos do cliente.
Documentos de um cliente
Ver documentos
- Vá a ClientesVisão geral e abra o perfil do cliente.
- Clique no separador Documentos.
- Vê os documentos deste cliente, repartidos por Ativos e Arquivados.
- Clique num documento (ou no olho) para o ver à direita em Pré-visualização. Com o ícone de descarregamento guarda-o.
Editar, mover ou arquivar um documento
O menu … ao lado de um documento contém Editar, Mover para o cliente, Descarregar, Arquivar (ou Restaurar do arquivo) e Eliminar.
Eliminar um documento
Antes de começar: não pode eliminar um documento que pertence a um pedido de assinatura. Arquive-o nesse caso.
Escolha Eliminar
Escolha Eliminar no menu … ao lado do documento.
Confirme
Confirme na janela de diálogo com Eliminar, ou cancele com Cancelar. A eliminação não pode ser desfeita.
Depois de eliminar, recebe no endereço de e-mail da sua conta uma mensagem com o documento eliminado como anexo, pelo que normalmente fica com uma cópia à mão.
Pedir a assinatura de um documento
Nos documentos de um cliente encontra os Pedidos de assinatura. Com Pedir assinaturas faz com que um PDF seja assinado online pelo cliente, por uma pessoa de contacto, por um colega ou por uma parte externa. O PDF assinado fica nos documentos como [título] (assinado), com o tipo Acordo assinado se o PDF original não tinha tipo. Veja Assinaturas.
A lista central de documentos
Além dos documentos dos clientes, o Tillor tem uma lista central. Aqui aparecem ficheiros que ainda não estão associados a um cliente, por exemplo documentos que chegam por e-mail. Vá a AdministraçãoDocumentos.
Carregar um documento
Arraste um ficheiro para a área de carregamento, ou clique em Selecionar ficheiro. O ficheiro é guardado automaticamente e aparece como novo item na lista.
Associar um documento a um cliente
Cada documento na lista central tem um formulário de edição e um painel de pré-visualização.
Encontre o documento
Vá a AdministraçãoDocumentos e desloque-se até ao documento.
Preencha os campos
- Nome do documento: o nome do documento.
- Atribuir ao cliente: o cliente a que este documento pertence (opcional).
- Tipo de documento: por exemplo Apólice de seguro, Comprovativo de pagamento do seguro, Cartão de identidade, Mandato SEPA, Acordo assinado ou Outro (opcional).
- Data de validade do seguro: a data em que um seguro ou uma licença expira. Este campo só existe em tipos de documento que podem ter data de validade.
- Notas: notas livres sobre o documento (opcional).
Guarde
Clique em Guardar alterações.
O que acontece a seguir?
- O documento desaparece da lista central e fica no separador Documentos desse cliente.
- Se preencheu uma Data de validade do seguro, vê-a como etiqueta no documento.
Sugestões de IA para documentos
Quando carrega um PDF, o Tillor analisa o conteúdo em segundo plano. Se o Tillor reconhecer um nome que corresponde a um cliente na sua administração, aparece ao lado de Atribuir ao cliente um botão de sugestão com o nome do cliente e uma percentagem que indica a certeza do Tillor. Para uma data de validade do seguro também pode aparecer uma sugestão.
Clique no botão para aceitar a sugestão, ou escolha você mesmo outro cliente. Uma sugestão é sempre uma proposta. Clique em Guardar alterações para tornar a sua escolha definitiva.
Problemas?
Conceitos
- Tipo de documento: o género de documento, por exemplo Apólice de seguro ou Cartão de identidade.
- Arquivado: um documento que continua guardado mas já não aparece entre os documentos ativos.
- Lista central de documentos: ficheiros que ainda não estão associados a um cliente.
- Pedido de assinatura: uma ordem para fazer assinar um PDF. Veja pedido de assinatura.
- Cliente: o registo no Tillor a que um documento está ligado. Veja cliente.