Ocupações
Associe clientes a parcelas e gira quem fica onde
Última atualização em
Uma ocupação regista que um cliente utiliza uma determinada parcela (um lugar de campismo, um poste de eletricidade e semelhantes). Enquanto a ocupação estiver ativa, a Tillor atribui automaticamente ao cliente o consumo dos contadores dessa parcela. Gere as ocupações no perfil do cliente. Comece em Criar uma ocupação.
Bom saber
- Uma parcela só pode estar ocupada por um cliente de cada vez. As parcelas com uma ocupação ativa não aparecem na lista de seleção.
- Pago até só aceita hoje ou uma data posterior.
- Não pode alterar a parcela de uma ocupação depois de criada. Se um cliente mudar de parcela, termine a ocupação e crie uma nova.
- Eliminar uma ocupação não pode ser anulado, mas o consumo até à data de fim fica guardado e ainda pode ser faturado.
- Em Prorrogar ocupação (fatura), a fatura em rascunho recebe uma data de vencimento de 14 dias após a criação.
- Apenas os campos Tipo, Frequência da renda e Preço são informativos. Não controlam automaticamente o registo de contadores nem a faturação.
Como se relaciona tudo?
Uma ocupação liga três coisas: o cliente, a parcela e os contadores dessa parcela. Assim, a Tillor sabe em nome de quem fica o consumo.
Ao criar, a Tillor regista as leituras iniciais dos contadores e, ao terminar, as leituras finais. O consumo entre ambas pertence ao cliente. Uma nova ocupação na mesma parcela inicia um novo período.
Ver ocupações
Abra um perfil de cliente em ClientesVisão geral e vá ao cartão Ocupações no separador Visão geral.
- A tabela mostra, por ocupação, a Parcela, o Tipo, a Frequência da renda, o Preço, o Estado e Pago até, com uma indicação relativa como "dentro de 12 dias".
- Junto a Pago até há um ícone de informação com Faturado até numa dica, se essa data estiver preenchida ou for igual a Pago até.
- Com Filtrar ocupações... pesquisa pelo nome da parcela.
- As ações de cada ocupação (editar, prorrogar, eliminar) estão no menu de três pontos no fim da linha.
Criar uma ocupação
Antes de começar:
- A parcela tem de estar livre. Se não aparecer na lista, já está ocupada. Veja Problemas no fim.
- Se a parcela tiver contadores, tenha à mão as leituras iniciais. Se não preencher nada, a Tillor usa a última leitura conhecida.
Abra o perfil do cliente
Vá a ClientesVisão geral, abra o cliente e vá ao cartão Ocupações.
Clique em Criar ocupação
O botão está na barra de ferramentas da tabela. Abre-se uma caixa de diálogo.
Preencha os dados
Apenas Parcela é obrigatória. O resto é opcional.
- Parcela: escolha através de Selecione uma parcela. Só aparecem parcelas disponíveis na lista. Se nenhuma parcela estiver disponível, vê Nenhuma parcela disponível encontrada.
- Pago até (opcional): até quando o cliente pagou antecipadamente. Escolha hoje ou mais tarde.
- Faturado até (opcional): deixe vazio para seguir a mesma data de Pago até, ou escolha uma data própria.
- Tipo: Alojamento próprio (predefinição) ou Caravana de aluguer.
- Frequência da renda (opcional): uma das opções definidas pela sua organização, cada uma com um mês de início e um número de meses (por exemplo, início em janeiro, 6 meses). Escolha Sem frequência se não quiser registar nenhuma.
- Descrição (opcional): uma nota, por exemplo acordos de tarifa.
- Preço: a ocupação assume o preço da parcela. Com Substituir o preço herdado da parcela indica um preço próprio.
- Leituras iniciais dos contadores (opcional): aparece assim que a parcela tem contadores. Se não tiver contadores, vê Nenhum contador associado.
Confirme
Clique em Criar ocupação para guardar.
Preencher leituras dos contadores
Escreva a leitura no separador Manual. O campo mostra a última leitura conhecida como exemplo. Se houver leituras anteriores, também pode escolher uma leitura existente através de Selecionar.
Se introduzir uma leitura inferior à última leitura guardada, a Tillor mostra um aviso. Pode então confirmar mesmo assim o valor mais baixo ou corrigir a introdução.
O que acontece a seguir?
- A ocupação fica ativa de imediato e aparece na tabela do perfil do cliente.
- A Tillor inicia, para cada contador da parcela, um período de consumo para este cliente. As novas leituras contam, a partir de agora, como consumo do cliente.
- A parcela deixa de estar disponível para outra ocupação.
Editar uma ocupação
Abra o menu da ocupação
Clique no menu de três pontos junto à ocupação e escolha Editar.
Ajuste os campos
Pode alterar Tipo, Frequência da renda, Descrição, Pago até, Faturado até e Preço. Parcela é só de leitura. Se a sua organização tiver campos personalizados para ocupações, aparecem no fim da caixa de diálogo.
Guarde
Clique em Guardar alterações. A alteração aparece, com uma comparação antes/depois, no separador Eventos do cliente.
Terminar uma ocupação
Terminar remove a ligação entre cliente e parcela. A parcela volta depois a ficar disponível.
Escolha Remover
Clique no menu de três pontos junto à ocupação e escolha Remover. Abre-se a janela Eliminar ocupação.
Escolha a data e as leituras finais
Se a parcela tiver contadores, pode preencher Leituras finais dos contadores (opcional). Escolha primeiro, em Data, o dia em que a ocupação termina (hoje ou antes). Depois aparece um campo para a leitura final de cada contador. Um contador manual preenche-se em Manual ou escolhe-se através de Selecionar. Um contador automático exige sempre uma leitura existente através de Selecionar uma leitura.
Confirme
Clique em Remover. Isto não pode ser anulado.
O que acontece a seguir?
- A Tillor encerra os períodos de consumo em aberto do cliente. O consumo até à data de fim fica guardado e ainda pode ser faturado.
- A parcela volta a estar disponível para uma nova ocupação.
- A ocupação desaparece da tabela.
Faturação: prorrogar ocupação
Com Prorrogar ocupação (fatura) cria uma fatura em rascunho para o período seguinte de uma ocupação, por exemplo o aluguer anual do lugar. Pode fazê-lo para uma ocupação ou para todas as ocupações do cliente de uma vez.
Antes de começar: tem de existir pelo menos um produto com a ação Prorrogar ocupação (muitas vezes o aluguer do lugar). Veja Produtos.
Inicie a ação
Abra o menu de três pontos junto à ocupação e escolha Prorrogar ocupação (fatura).
Escolha se fatura também o consumo
Assinale Faturar o consumo em aberto desta parcela (em Prorrogar todas: Faturar o consumo em aberto (todas as parcelas)) se quiser faturar também o consumo em aberto na mesma fatura em rascunho. Se não houver nada em aberto nos contadores em causa, ficam apenas as linhas de prorrogação da ocupação.
Crie a fatura em rascunho
Clique em Criar fatura em rascunho. A Tillor usa o primeiro produto com a ação Prorrogar ocupação (por ordem alfabética do nome) e monta as linhas por si. Depois complete o período na fatura e lance-a quando estiver pronto.
O que acontece a seguir?
- Fica uma fatura em rascunho pronta no cliente, com a mensagem Concluído e uma descrição do que foi criado.
- Se lançar a fatura, a Tillor define Faturado até para o momento final da linha.
- Após o pagamento, a Tillor atualiza Pago até. Faturado até só avança se ainda for anterior a esse momento final.
Atenção com um rascunho existente
Se já existir uma fatura em rascunho que prorroga esta parcela, a Tillor mostra Verifique antes de continuar. Um segundo rascunho pode gerar linhas duplicadas ou saltar um período. Abra o rascunho existente com Abrir rascunho ..., ou escolha Criar rascunho mesmo assim.
Pago até, tipo, frequência da renda e preço
| Campo | Significado |
|---|---|
| Pago até | Até quando o cliente pagou antecipadamente. Ao criar ou editar, escolhe hoje ou mais tarde. |
| Faturado até | Até quando foi faturado. Se o deixar vazio, a apresentação segue Pago até. |
| Tipo | Distingue alojamento próprio de arrendamento. |
| Frequência da renda | Regista o ritmo da renda para acompanhamento administrativo. |
| Preço | Segue por predefinição a parcela, mas pode ser ajustado por ocupação. |
Cenários frequentes
Um novo hóspede faz check-in
- Procure o cliente ou adicione-o.
- No perfil do cliente, crie uma ocupação na parcela.
- Preencha a leitura inicial do contador, ou deixe a Tillor assumir a última leitura.
- A Tillor passa a associar a este cliente o consumo dos contadores dessa parcela.
Um hóspede parte
- Na ocupação, escolha Remover.
- Escolha a data de partida e preencha as leituras finais dos contadores.
- Confirme. A Tillor encerra os períodos de consumo e a parcela volta a estar disponível.
Um cliente muda para outra parcela
- Termine a ocupação atual com as leituras finais dos contadores da parcela antiga.
- Crie uma nova ocupação na nova parcela com as leituras iniciais dos contadores.
- A Tillor mantém os períodos de consumo separados por parcela.
Problemas?
Conceitos
- Ocupação: um cliente numa parcela durante um período. Veja ocupação.
- Parcela: o lugar em si, com eventuais contadores. Veja parcela.
- Pago até: a data até à qual o cliente pagou antecipadamente.
- Faturado até: a data até à qual já foi faturado.
- Período de consumo: o período em que o consumo de um contador é atribuído a um só cliente. Veja lote de consumo.
- Frequência da renda: o ritmo da renda, por exemplo anual ou semestral.