Primeiros passos
A vista geral, os modelos e o editor, e como guardar e ativar uma automação
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Nesta página cria a sua primeira automação e fica a conhecer o editor, o ecrã onde desenha os fluxos. Precisa da permissão Gerir automatizações ou de Todas as permissões. Veja a Visão geral para o contexto.
A vista geral
Vá a Administrador > Automações. Vê uma lista com uma linha por automação:
- o nome e uma etiqueta como 2 problemas se ainda houver algo errado no fluxo (veja Problemas e ativação)
- a descrição
- o acionador escolhido, o número de passos e quem criou a automação (por)
- uma série de barrinhas com as últimas execuções, com ao lado a hora da última execução ou Ainda não foi executada. Uma barrinha vermelha é uma execução falhada
- um interruptor para ativar ou desativar a automação, e um menu com três pontos
No topo da lista filtra com Todas, Ativa e Em pausa. Se uma automação tiver problemas, surge também um filtro Problemas. Com Pesquisar automações pesquisa por nome ou descrição.
Clique no nome para abrir o editor. Com o interruptor liga ou desliga uma automação. Não é possível ligá-la enquanto houver problemas. O menu Ações da automação tem duas opções:
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Duplicar | Cria uma cópia com o nome [nome] (cópia). A cópia fica em pausa |
| Eliminar | Elimina a automação e o histórico de execuções. O Tillor pede primeiro confirmação |
As execuções que nesse momento aguardam num atraso terminam se eliminar a automação.
Criar uma nova automação
Clique em Nova automação. Abre-se uma galeria com seis pontos de partida. Pode ajustar cada passo depois.
| Ponto de partida | O que faz |
|---|---|
| Começar de raiz | Um fluxo vazio, apenas com um acionador |
| Verificar a parcela após a partida | Cria uma tarefa de verificação da parcela quando uma ocupação termina, com prioridade alta e atribuída a quem terminou a ocupação |
| Acompanhar faturas por pagar | Espera até depois da data de vencimento, envia um lembrete de pagamento e, uma semana depois, cria uma tarefa para telefonar ao cliente se a fatura continuar em aberto |
| Enviar reservas para outro sistema | Para cada nova reserva, envia um payload próprio para o seu endpoint de webhook e cria uma tarefa se a entrega falhar |
| Verificar um contador que deixou de contar | Cria uma tarefa para a receção quando um contador fica parado enquanto o terreno foi usado, com subtarefas para a verificação no local |
| Chamar a Tillor API | Adiciona um comentário a cada nova tarefa através da Tillor API |
Assim que escolhe, o Tillor cria a automação e abre o editor. A automação fica em pausa até a ativar.
O editor
O editor ocupa o ecrã todo e tem três partes: à esquerda a lista de passos, ao centro a tela e à direita o painel. O nome da automação aparece no topo, no caminho de navegação, e pode ser alterado diretamente aí.
Passe o rato sobre as marcas ℹ para ver uma breve explicação de cada parte.
Lista de passos (esquerda). Procure um passo com Pesquisar passos. No topo está o grupo Utilitários com Comentário e Moldura (veja Comentários e molduras). Por baixo estão os passos em seis grupos, com Documentos pelo meio:
- Lógica: o acionador Quando isto acontece e condições, esperas, pesquisas e ciclos, como Se / senão, Desvio, Atraso, Aberto agora?, Procurar um registo, Para cada e Pedir uma decisão. Veja Condições, desvios e atrasos
- Tarefas: criar, procurar e atualizar tarefas
- Documentos: procurar e atualizar documentos
- Hóspedes e mensagens: mensagens a hóspedes e colegas, comentários, a caixa de entrada, clientes e reservas
- Faturas e pagamentos: faturas, ligações de pagamento, mandatos e consumo
- Acesso e dispositivos: meios de acesso, cancelas, eletricidade, etiquetas NFC e tablets
- Integrações: Enviar webhook e Pedido à API
O que cada ação faz está em Ações. No fim está Pedir um passo, para quando sentir falta de um passo.
Tela (centro). Aqui vê o fluxo. No topo está o acionador, por baixo os passos com linhas entre eles. Em baixo à esquerda aumenta e diminui o zoom.
Painel (direita). No topo está o interruptor Ativo, em caso de problemas um botão como 1 problema, um botão Arrumar que organiza os passos bem uns debaixo dos outros (os comentários ficam onde estão) e um botão Ocultar painel. Se ocultar o painel, Mostrar painel volta a mostrá-lo. Por baixo escolhe um separador:
| Separador | O que faz aí |
|---|---|
| Configurar | Ajustar o passo selecionado. Se não selecionar nada, pode preencher uma Descrição para a automação |
| Execução de teste | Experimentar o fluxo, veja Testes e execuções |
| Execuções | Ver o que as execuções reais fizeram |
| Histórico | Ver e repor versões guardadas anteriores, veja Versões anteriores |
Se fez alterações, no fundo do painel aparece Alterações não guardadas com os botões Reverter e Guardar. Reverter repõe o fluxo na última versão guardada. Se o painel estiver oculto, esses botões estão no canto superior direito da tela.
Enquanto não tiver selecionado nenhum passo, por baixo da descrição aparece quem criou a automação. As execuções falhadas são enviadas por e-mail a essa pessoa, no máximo uma vez por hora por automação.
Num telemóvel, o painel começa oculto, para que a tela ocupe o ecrã todo. Toque num passo ou em Mostrar painel para o abrir.
Adicionar e ligar passos
Tem quatro formas de adicionar um passo:
- Clique num passo da lista à esquerda. Ele aparece no centro da tela
- Arraste um passo da lista para a tela
- Clique no sinal de mais por baixo de uma saída que ainda não leva a lado nenhum (Adicionar um passo depois de "[saída]") e escolha um passo. O novo passo fica logo ligado
- Arraste um passo para cima de uma linha. Ele fica entre os dois passos (Inserir um passo aqui)
Para ligar passos entre si, arraste da saída por baixo de um passo para outro passo. Aplica-se o seguinte:
- Cada saída leva a um passo. Se voltar a ligar uma saída, a nova linha substitui a antiga
- Uma linha que criaria um círculo é recusada. Se mesmo assim existir um ciclo, não pode ativar a automação. Uma execução pára assim que fosse repetir um passo
- Um passo sem linha de entrada nunca é executado. O Tillor assinala isto como problema (Não está ligado, por isso este passo nunca é executado.)
- Pode ajustar, duplicar e adicionar mais acionadores a partir da lista à esquerda. Não pode eliminar o último acionador. Um acionador não pertence a uma linha: inicia uma execução própria
Dê a um passo um nome próprio no campo Nome do passo. Isso ajuda quando o fluxo crescer. Com os botões Duplicar passo e Eliminar passo no topo do painel, copia ou elimina o passo selecionado.
Comentários e molduras
Com um comentário explica na tela o que faz uma parte do fluxo, por exemplo porque existe uma condição. Uma Moldura é uma linha tracejada com um nome que coloca à volta de um grupo de passos.
- No grupo Utilitários, clique em Comentário ou Moldura e escreva o seu texto
- Arraste o comentário ou a moldura para os passos que explicam. Selecione-os para os aumentar ou diminuir com os cantos
- Elimine um comentário com Eliminar comentário ou uma moldura com Eliminar moldura, ou selecione-os e prima Delete
- Os comentários e as molduras nunca são executados e não contam para os problemas. Pode colocar no máximo 50 entre os dois. São guardados com Guardar, tal como os passos, e Ctrl/Cmd + Z desfaz uma alteração
Versões anteriores
De cada vez que guarda uma alteração, o Tillor conserva a versão anterior. No separador Histórico vê as versões com o que mudou, por exemplo 1 passo adicionado ou Disposição ou ligações alteradas, e por quem ou o quê veio a alteração (por exemplo Através da API). Com Restaurar coloca uma versão na tela. Isso conta como alteração não guardada: guarde para manter a versão, ou desfaça.
Atalhos de teclado
| Tecla | O que faz |
|---|---|
| Ctrl/Cmd + S | Guardar |
| Ctrl/Cmd + Z | Desfazer |
| Ctrl/Cmd + Shift + Z ou Ctrl/Cmd + Y | Refazer |
| Ctrl/Cmd + C, Ctrl/Cmd + V | Copiar e colar os passos selecionados |
| Ctrl/Cmd + D | Duplicar os passos selecionados |
| Ctrl/Cmd + A | Selecionar tudo |
| Delete ou Backspace | Eliminar os passos ou linhas selecionados |
| Esc | Anular a seleção |
Guardar e ativar
O Tillor não guarda automaticamente. Clique em Guardar (ou prima Ctrl/Cmd + S) para conservar as suas alterações. O botão fica ativo assim que algo foi alterado e o nome não está vazio.
Se a automação estiver ligada, só pode guardar quando já não houver problemas. Um fluxo em execução tem de se manter sempre válido. Resolva os problemas ou ponha primeiro a automação em pausa.
Com o interruptor Ativo liga a automação. Isso também guarda logo o fluxo. O interruptor não funciona enquanto houver problemas, com a explicação Corrija primeiro os problemas em aberto. Depois, a automação arranca a cada evento correspondente. Pode demorar meio minuto até uma alteração produzir efeito em todo o lado.
Se mais tarde alterar um fluxo ligado, essas alterações aplicam-se apenas a novas execuções. As execuções que já estão em curso ou à espera num atraso terminam com o fluxo tal como era quando arrancaram.
A sua primeira automação: uma tarefa após a partida
Este exemplo cria uma tarefa quando uma ocupação termina.
- Clique em Nova automação e escolha Verificar a parcela após a partida
- Clique no acionador. Em Evento aparece
occupation:ended - Clique no passo Criar tarefa. Ajuste o Título, a Descrição e a Prioridade, ou escolha em Adicionar ao quadro um quadro e uma Coluna
- Abra o separador Execução de teste e clique em Executar teste. Vê que passos o fluxo percorreria
- Clique em Guardar e ligue Ativo
- Termine uma ocupação e veja no separador Execuções o que aconteceu
Pedir um passo ou evento
Sente falta de um acionador, condição ou ação? Clique em Pedir um passo por baixo da lista de passos. Na lista de eventos do acionador também há uma ligação Falta um evento? Peça-o.
- Em De que precisa? escolha entre Um acionador ou evento, Uma condição ou filtro, Uma ação ou Outra coisa
- Em O que deve fazer? descreva o que quer automatizar. Escreva pelo menos 10 carateres, no máximo 1000
- Clique em Enviar pedido
O seu pedido vai para a equipa do Tillor, juntamente com o seu nome e o nome da sua organização. Recebe uma notificação de que o pedido foi enviado.
O que acontece a seguir?
- Uma nova automação fica em pausa. Não acontece nada até ligar Ativo.
- Depois de ligada, a automação arranca a cada evento correspondente. Pode demorar meio minuto até uma alteração produzir efeito em todo o lado.
- Cada arranque é uma execução. Vê-as no separador Execuções, com o estado Concluída, A aguardar, Falhou ou Cancelada.
- Se uma execução falhar, quem criou a automação recebe um e-mail, no máximo um por hora por automação.
- Se alterar um fluxo em execução, as alterações aplicam-se apenas a novas execuções. O que já está em curso ou à espera termina com o fluxo antigo.
- As tarefas e os comentários que a automação cria ficam em nome de Fluxo de trabalho. Veja Quem executa uma automação?.