Visão geral
Acompanhe tarefas, atribua-as e faça o seguimento com vistas, quadros e um calendário
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Com o sistema de tarefas acompanha o que tem de ser feito no seu parque e por quem. Uma tarefa pode ter um prazo, um lembrete, um ou mais colegas ou grupos atribuídos, etiquetas, anexos, subtarefas, tempo gasto e clientes, parcelas, faturas, reservas, contadores, conversas ou transações bancárias associados.
Vê as tarefas através de vistas. Uma vista é uma forma guardada de olhar para as suas tarefas, por exemplo Tarefas em aberto, As minhas tarefas ou Manutenção. Cada vista aparece como um separador no topo da página.
Onde encontrar tarefas
- Tarefas no menu lateral: a página principal com todas as suas vistas
- Painel: o cartão Tarefas para si mostra as tarefas que lhe estão atribuídas, ou a sua vista favorita
- Clientes > [cliente] > Tarefas: todas as tarefas associadas a um cliente
- Tarefas em aberto: um bloco na página de um cliente, reserva, fatura, parcela e contador
No topo estão as vistas como separadores. Por baixo estão a barra de pesquisa e os filtros, e à direita os botões Exibição, Seguir e partilhar. Por baixo vê as tarefas, aqui como um quadro por estado. Passe o rato sobre as marcas ℹ para obter explicações.
Como se liga tudo?
Uma tarefa é uma coisa só, e as vistas são formas de ver tarefas. As tarefas surgem por colegas ou por automatizações. Uma automatização também pode ficar à espera de uma tarefa.
- Se colocar uma tarefa numa vista, nada muda na própria tarefa. Só a vista a recebe.
- Uma vista filtrada não retira tarefas: elas aparecem ou desaparecem sozinhas conforme cumprem ou não os filtros.
- Uma tarefa que uma automatização cria é uma tarefa normal. Se tiver botões de escolha (passo Pedir uma decisão), a automatização espera até alguém escolher um botão. Veja Tarefas com botões de escolha e Tarefas em automatizações.
Começar depressa
- Abra Tarefas no menu lateral
- Clique em Nova vista. Preencha um Nome e escolha em Visibilidade, Conteúdo, Colunas e Começar com o que pretende. Depois clique em Nova vista no fundo da caixa de diálogo
- Clique no topo de uma coluna em Nova tarefa, dê um nome à tarefa e clique em Criar
- Clique numa tarefa para abrir os detalhes: estado, prioridade, prazo, colegas atribuídos e mais
- Marque a caixa à esquerda de uma tarefa assim que estiver concluída
Sem vistas próprias pode sempre recorrer à vista integrada Todas, que mostra todas as tarefas que pode ver. Os filtros guardados em Todas aplicam-se a toda a organização.
Estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendente | A tarefa está planeada mas ainda não foi iniciada |
| Em curso | Está-se a trabalhar ativamente na tarefa |
| A aguardar resposta | Só pode continuar quando outra pessoa, como um cliente ou fornecedor, fizer algo ou responder |
| Concluída | A tarefa está terminada |
Assim se vê o mesmo tipo de tarefa antes e depois de a marcar. Em cima está uma tarefa em aberto, por baixo uma concluída: o título está riscado e o estado é Concluída.
Uma tarefa concluída desce numa lista ou coluna ordenada manualmente. Se colocar uma tarefa principal em Concluída, as subtarefas em aberto também ficam concluídas. Se depois voltar a abrir a tarefa, as subtarefas continuam concluídas.
Uma vista pode ocultar as tarefas concluídas ao fim de algum tempo, veja Ocultar tarefas concluídas.
Prioridades
Uma tarefa tem a prioridade Baixa, Média, Alta ou Urgente.
Componentes
Vistas
Criar, partilhar, duplicar e seguir listas e vistas filtradas
Tabela, quadro e calendário
Escolha como as tarefas são mostradas, agrupe e ordene
Filtrar
Encontrar tarefas por estado, prazo, cliente, item associado e mais
Detalhes da tarefa
Tudo o que pode registar numa tarefa, de subtarefas e tempo gasto até à impressão
Tarefas privadas
Quem vê uma tarefa depende das vistas em que ela está
Etiquetas
Gerir etiquetas e definir automaticamente um prazo
Notificações
Lembretes, prazos e o resumo diário de uma vista
Partilhar tarefas
Criar uma página só de leitura ou uma subscrição de calendário
Tarefas noutras páginas
Criar tarefas a partir de clientes, faturas, conversas e mais
Bom saber
- Não existem permissões separadas para tarefas. Quem trabalha no Tillor pode criar e editar tarefas. Que tarefas vê depende das vistas em que elas estão. Veja Tarefas privadas
- Uma nova tarefa pode ter até 50 subtarefas. As subtarefas têm apenas um nível
- Se colocar uma tarefa em Concluída, as subtarefas em aberto também ficam concluídas
- Quem segue uma vista recebe todas as manhãs às 07:00 um resumo, com no máximo 15 tarefas por lista
- Um cronómetro em curso faz uma pausa após dez minutos sem rato nem teclado
- Uma etiqueta com um Prazo-alvo (dias) dá automaticamente um prazo às tarefas sem prazo
- Uma tarefa que elimina não pode ser reposta
Conceitos
- Tarefa: um trabalho que acompanha, com estado, prioridade, prazo e, eventualmente, colegas atribuídos
- Vista: um separador na página de tarefas com uma forma própria de mostrar tarefas, veja Vistas
- Lista: uma vista que mostra apenas as tarefas que você lhe adiciona
- Vista filtrada: uma vista que mostra todas as tarefas que cumprem os filtros
- Subtarefa: uma parte de uma tarefa, como lista de verificação
- Bloqueio: uma tarefa que tem de estar concluída antes de outra poder começar
- Workflow: o utilizador em nome do qual uma automatização cria tarefas
Encontra mais termos na lista de conceitos.