Detalhes da tarefa
Tudo o que pode registar numa tarefa, do prazo e lembrete às subtarefas e ao tempo gasto
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Na janela de detalhes de uma tarefa registe tudo: quem a faz, quando tem de estar concluída, quanto tempo leva e a que está associada. Clique numa tarefa para abrir a janela. À esquerda ficam o nome, a descrição e partes como as subtarefas e os comentários. À direita ficam as propriedades, como o estado, a prioridade e o prazo. As alterações a uma tarefa existente são guardadas de imediato. Só a descrição é que guarda você mesmo com Guardar.
Também pode abrir uma tarefa diretamente com uma ligação. Copie-a no menu com os três pontos, no canto superior direito da janela, veja O menu da tarefa.
Criar uma tarefa
Pode criar tarefas em vários locais: no topo de uma coluna de um quadro (Nova tarefa), no cartão Tarefas para si do painel, na página do cliente, ou a partir de uma conversa, fatura ou outro item, veja Tarefas noutras páginas.
- Clique em Nova tarefa
- Preencha um Nome. O resto é opcional
- Se quiser, adicione subtarefas em Adicionar uma subtarefa: escreva um nome e prima Enter. Pode indicar até 50
- Clique em Criar, ou prima Cmd ou Ctrl juntamente com Enter
No topo da janela aparece a vista em que a tarefa fica. Se criar a tarefa a partir de uma coluna de um quadro, ela recebe automaticamente essa vista e essa coluna. Pode escolher outra ou retirar a vista.
Você próprio aparece preenchido como pessoa atribuída. Se se retirar e não escolher ninguém, a tarefa fica sem pessoa atribuída. Os bloqueios e o tempo gasto adicionam-se depois de a tarefa ser criada.
Propriedades
- Estado e Prioridade - veja a visão geral
- Atribuído a - um ou mais colegas ou grupos. Procure com Procurar pessoas ou grupos.... Se atribuir um grupo, a tarefa aplica-se a todos os que estiverem nesse momento no grupo
- Clientes - associe um ou mais clientes com Adicionar um cliente
- Etiquetas - veja Etiquetas. Uma etiqueta em falta cria-se logo escrevendo o nome e escolhendo Criar [nome]
- Prazo - a data limite, com a hora. Se o prazo já passou, o tempo relativo fica vermelho
- Lembrete - uma data e hora em que quer receber um aviso, eventualmente repetido
- Notificações - assim que um lembrete ou prazo estiver definido, escolha se quer E-mail e/ou Notificação push. Ambos vêm ativados por predefinição
- Criada por - quem criou a tarefa
- Campos personalizados - campos que a sua organização adicionou às tarefas. As alterações são guardadas de imediato. Veja Campos personalizados
- Vista - clique no nome da vista, em cima à esquerda, para escolher em que listas a tarefa está e em que coluna. Numa vista filtrada só escolhe uma coluna
- Privada - se aparecer um cadeado com Privada, a tarefa só está em vistas pessoais, veja Tarefas privadas
Uma tarefa também pode ter uma Descrição. Esta suporta Markdown para formatação.
Lembretes repetidos
Um lembrete pode repetir-se até a tarefa estar concluída:
- Defina primeiro um Lembrete (data e hora)
- Clique no campo de repetição por baixo (por predefinição Não se repete)
- Escolha Diariamente, Todos os dias úteis (seg. – sex.), Semanalmente, Mensalmente, Anualmente ou Personalizado…
Com Personalizado… monta o seu próprio calendário:
- Repetir a cada - um número de dias, semanas, meses ou anos
- Repetir em - num calendário semanal, os dias da semana em que o lembrete pode chegar
- Termina - Nunca, Na data ou Após um número de vezes
Se um lembrete cair num dia que excluiu, passa sem aviso para o próximo dia permitido. A repetição termina quando a tarefa fica Concluída ou o calendário acaba.
Itens associados
Em Itens associados vê a que a tarefa está ligada. Pode associar vários de cada tipo: parcelas, faturas, reservas, contadores, chamadas telefónicas, transações bancárias, produtos e conversas da caixa de entrada. Uma tarefa também pode estar associada a um comentário. Uma tarefa sobre uma transação bancária cria-a no menu da transação em Transações bancárias com Criar tarefa. Uma tarefa sobre um produto, como a verificação da conta do razão, cria-a na página do produto através do menu ⋯ com Criar tarefa; as tarefas em aberto do produto ficam no topo dessa página.
Um item adicional associa-se com o sinal de mais em Itens associados (dica Associar item). Procure por cliente, parcela, contador, fatura, reserva ou produto. Se o item escolhido pertencer a um cliente, o Tillor pergunta Associar também [cliente]?:
- Associar ambos - a tarefa também aparece no cliente
- Apenas este item - o cliente não é associado à tarefa
Com Desassociar remove de novo uma associação. As tarefas associadas que ainda estão em aberto aparecem na página do item em Tarefas em aberto.
Anexos
Em Anexos adiciona ficheiros à tarefa. Clique no sinal de mais, ou cole um ficheiro com Cmd ou Ctrl e V em qualquer ponto da janela.
Subtarefas
Uma tarefa pode ter subtarefas, uma lista de verificação na janela de detalhes. Só existe um nível: uma subtarefa não pode ter subtarefas.
- Abra a tarefa principal, ou preencha-as já enquanto cria uma tarefa
- Em Adicionar uma subtarefa escreva um nome e prima Enter
- Assinale uma subtarefa para a passar a Concluída. Assinale-a de novo para a repor
- Clique no nome para o alterar, ou no caixote do lixo para a eliminar
- Arraste uma subtarefa pela pega para mudar a ordem. Com Adicionar descrição também lhe dá uma descrição
Numa tarefa nova, as subtarefas são criadas juntamente com a tarefa, pela ordem em que as preencheu. As subtarefas não aparecem como cartão próprio em quadros, tabelas ou no calendário. Na tarefa vê um contador como 2/5. Se passar a tarefa principal a Concluída, todas as subtarefas em aberto são também concluídas. O inverso não acontece: pode concluir a tarefa principal com subtarefas ainda em aberto.
Bloqueios e dependências
Por vezes uma tarefa só pode começar ou terminar quando outra está pronta. Na janela de detalhes regista isso:
- Bloqueada por - tarefas que têm de estar prontas primeiro. Adicione-as com Adicionar tarefa bloqueadora
- Bloqueia outras tarefas - tarefas que esperam por esta. Adicione-as com Adicionar tarefa bloqueada
Em cada grupo vê quantas tarefas ainda estão em aberto (por exemplo 2 ainda em aberto). Procure tarefas com Procurar tarefas... e remova uma associação com Remover ligação. No cartão da tarefa aparece, por baixo do nome, uma linha como Bloqueada por 1 tarefa. Pode filtrar por tarefas bloqueadas, veja Filtrar.
Um bloqueio não o impede. Se tentar assinalar uma tarefa bloqueada, o Tillor pergunta Concluir uma tarefa bloqueada? e só a conclui se escolher Concluir mesmo assim.
Também adiciona um bloqueio através do menu com os três pontos, no canto superior direito da janela, com Adicionar tarefa bloqueadora e Adicionar tarefa bloqueada.
Tempo gasto
Ao lado de Tempo gasto na janela de detalhes está o total. Clique nele para registar tempo.
Tem duas formas:
- Um cronómetro. Clique em Iniciar, trabalhe na tarefa e clique no botão de paragem quando terminar. O tempo é colocado na tarefa com os segundos
- Preencher depois. Indique a duração, por exemplo 1:30, 90 (minutos), 1h 30m ou 1.5h. As quatro formas significam uma hora e meia. Se quiser, adicione uma nota em O que fez? (opcional) e clique em Registar
O tempo é registado no dia de hoje. Na lista vê, por registo, quem o fez, a data, a nota e a duração. Os colegas veem os registos uns dos outros, mas só pode eliminar os seus próprios registos, através do caixote do lixo que aparece quando passa o rato sobre a linha.
O cronómetro
- Um cronómetro em curso continua a contar quando vai para outra página. Fica então como um pequeno cartão em baixo à direita, com botões para pausar (Pausar), retomar (Retomar), Fazer check-in e parar (Terminar). Clique no nome da tarefa para voltar
- Com Fazer check-in guarda o período até agora, com uma nota curta sobre o que estava a fazer, e o cronómetro continua depois
- Só pode registar tempo numa tarefa de cada vez. Enquanto o seu cronómetro estiver a contar, Iniciar fica desativado nas outras tarefas
- Se durante dez minutos não usar o rato nem o teclado, o cronómetro pausa no último momento em que esteve ativo
- Os colegas veem na janela da tarefa que está a trabalhar (Em curso) ou em pausa (Em pausa). Esse tempo só conta para o total depois de guardado
Comentários e atividade
Em baixo na janela fica a secção Comentários. Com Adicionar comentário escreve um comentário. Pode mencionar colegas num comentário, para que recebam uma notificação. Por baixo fica a atividade: uma linha cronológica da criação e das alterações, com o que havia antes e depois em cada alteração.
O menu da tarefa
No canto superior direito da janela fica um menu com três pontos.
- Adicionar tarefa bloqueadora e Adicionar tarefa bloqueada registam uma dependência
- Imprimir tem três opções. Imprimir (A4) abre a caixa de impressão do seu navegador com um PDF da tarefa. Enviar para a impressora A4 e Enviar para a impressora térmica (POS) enviam a tarefa para a sua impressora, por exemplo uma impressora de talões. Estas duas só pode escolhê-las se a sua organização tiver um conector com impressora, veja Impressora
- Copiar ligação copia uma ligação que abre a tarefa diretamente. Quem abrir a ligação tem de poder ver a tarefa
- Remover fica em baixo, veja Eliminar uma tarefa
A impressão mostra o nome, o estado, a prioridade, o prazo e a descrição e, em Itens associados, os clientes, faturas, reservas, parcelas e contadores a que a tarefa está ligada. Se a tarefa tiver bloqueios, também aparecem as tarefas que a bloqueiam e as tarefas que ela própria bloqueia. Um grupo sem itens é omitido.
Tarefas com botões de escolha
Algumas tarefas, por exemplo de uma automação com o passo Pedir uma decisão, pedem uma decisão. Em vez de uma caixa de seleção há botões na tarefa, com por cima Escolha uma ação para concluir esta tarefa. Clica num botão e a tarefa fica concluída.
- Se a escolha exigir um motivo, o Tillor abre primeiro uma janela com Porquê esta escolha? onde preenche uma nota
- Se a escolha exigir uma confirmação, o Tillor mostra primeiro uma janela. Uma escolha feita já não pode ser anulada a partir da tarefa
- Depois, na tarefa fica indicado qual foi a escolha e por quem
- Podem escolher quem está atribuído à tarefa e um administrador. Se ninguém estiver atribuído, qualquer pessoa que veja a tarefa pode escolher
Assim se relacionam a tarefa e a automação:
Uma tarefa criada por uma automação e que só o fluxo pode concluir mostra, em vez de uma caixa de seleção, o texto Concluída pela sua automação. Não a pode concluir e no menu não tem Remover.
Alterar o estado rapidamente e assinalar
Sem abrir a janela pode:
- Assinalar a caixa à esquerda do nome da tarefa para a passar a Concluída. Se a desmarcar, volta a Pendente
- Clicar nos três pontos do cartão da tarefa, ou com o botão direito do rato no cartão, para um menu rápido com Editar, Estado, Prioridade, Lembrete, Prazo, Etiquetas, Vistas e Remover. Etiquetas só aparece se existirem etiquetas e Vistas só se existirem listas a que você próprio adiciona tarefas
Eliminar uma tarefa
Escolha Remover no menu rápido da tarefa, ou no menu com os três pontos na janela da tarefa, e confirme. Isto não pode ser anulado e as eventuais subtarefas desaparecem também. A eliminação fica registada no registo de atividade.
Numa tarefa que só uma automação pode concluir, Remover não aparece no menu. Se uma tarefa assim for mesmo eliminada de outra forma, a automação que esperava pela conclusão falha.
O que acontece a seguir?
- As alterações a uma tarefa existente ficam guardadas de imediato. Só a descrição é que guarda você mesmo com Guardar.
- Se atribuir a tarefa, esse colega (ou os membros do grupo) recebe uma notificação. Veja Notificações.
- Se passar a tarefa a Concluída, as subtarefas em aberto também são concluídas e os colegas atribuídos e o criador recebem uma notificação, exceto você. A tarefa desce para o fim numa lista ordenada manualmente.
- Um lembrete ou prazo gera uma notificação até a tarefa estar concluída.
- Uma tarefa criada por uma automação também pode iniciar uma automação, por exemplo numa alteração de estado ou quando alguém escolhe um botão.
- A eliminação não pode ser anulada. A eliminação fica no registo de atividade.