Documente
Stocați fișiere la clienți și gestionați documente precum contracte, autorizații și anexe
Ultima actualizare la
Cu gestionarea documentelor păstrați fișiere la un client, precum polițe de asigurare, cărți de identitate, contracte, autorizații și alte anexe. Fișierele care nu aparțin încă nimănui se află în lista centrală de documente până când le asociați unui client. Începeți cu Documente la un client sau cu Lista centrală de documente.
Bine de știut
- Un fișier poate avea cel mult 250 MB.
- Puteți încărca PDF, Word, mesaje Outlook (.msg), Excel, PowerPoint, imagini (JPEG, PNG, GIF) și fișiere text.
- Imaginile sunt convertite de Tillor în PDF după încărcare. Celelalte tipuri de fișiere rămân cum sunt, cu o previzualizare PDF alături.
- Pentru un document șters primiți o copie ca anexă pe adresa dumneavoastră de e-mail, dacă fișierul a putut fi salvat.
- Un PDF care aparține unei cereri de semnătură și PDF-ul semnat pot fi arhivate, dar nu șterse.
- Un document arhivat este păstrat, dar nu mai apare printre documentele active.
Cum se leagă toate acestea?
Un document se află într-un singur loc: fie în lista centrală, fie la un client. Dacă îl asociați unui client, dispare din lista centrală. PDF-urile semnate și mandatele semnate ajung automat la documentele clientului.
Documente la un client
Vizualizarea documentelor
- Mergeți la CliențiPrezentare generală și deschideți profilul clientului.
- Faceți clic pe fila Documente.
- Vedeți documentele acestui client, împărțite în Activ și Arhivat.
- Faceți clic pe un document (sau pe ochi) pentru a-l vedea în dreapta, la Previzualizare. Cu pictograma de descărcare îl salvați.
Editarea, mutarea sau arhivarea unui document
Meniul … de lângă un document conține Editați, Mutați la client, Descărcați, Arhivați (sau Dezarhivați) și Ștergere.
Ștergerea unui document
Înainte de a începe: un document care aparține unei cereri de semnătură nu poate fi șters. Arhivați-l în schimb.
Alegeți Ștergere
Alegeți Ștergere din meniul … de lângă document.
Confirmați
Confirmați în fereastra de dialog cu Ștergere sau anulați cu Anulați. Ștergerea nu poate fi anulată.
După ștergere primiți pe adresa de e-mail a contului dumneavoastră un mesaj cu documentul șters ca anexă, astfel încât de obicei aveți o copie la îndemână.
Solicitarea semnării unui document
Sub documentele unui client se află Cereri de semnătură. Cu Cere semnături puneți un PDF să fie semnat online de client, de o persoană de contact, de un coleg sau de o parte externă. PDF-ul semnat ajunge la documente ca [titlu] (semnat), cu tipul Acord semnat dacă PDF-ul original nu avea un tip. Vezi Semnături.
Lista centrală de documente
Pe lângă documentele de la clienți, Tillor are o listă centrală. Aici apar fișierele care nu sunt încă asociate unui client, de exemplu documente care sosesc prin e-mail. Mergeți la AdministrareDocumente.
Încărcarea unui document
Trageți un fișier în zona de încărcare sau faceți clic pe Selectați fișier. Fișierul este salvat automat și apare ca element nou în listă.
Asocierea unui document cu un client
Fiecare document din lista centrală are un formular de editare și un panou de previzualizare.
Găsiți documentul
Mergeți la AdministrareDocumente și derulați până la document.
Completați câmpurile
- Nume document: numele documentului.
- Atribuiți clientului: clientul căruia îi aparține acest document (opțional).
- Tip document: de exemplu Poliță de asigurare, Dovadă de plată a asigurării, Carte de identitate, Mandat SEPA, Acord semnat sau Altele (opțional).
- Data de expirare a asigurării: data la care expiră o asigurare sau o autorizație. Acest câmp apare doar la tipurile de document care pot avea o dată de expirare.
- Comentarii: notițe libere despre document (opțional).
Salvați
Faceți clic pe Salvați modificările.
Ce se întâmplă după aceea?
- Documentul dispare din lista centrală și apare în fila Documente a clientului respectiv.
- Dacă ați completat Data de expirare a asigurării, o vedeți ca etichetă la document.
Sugestii AI pentru documente
Când încărcați un PDF, Tillor analizează conținutul în fundal. Dacă Tillor recunoaște un nume care corespunde unui client din administrația dumneavoastră, lângă Atribuiți clientului apare un buton de sugestie cu numele clientului și un procent care arată cât de sigur este Tillor. O astfel de sugestie poate apărea și pentru data de expirare a asigurării.
Faceți clic pe buton pentru a prelua sugestia sau alegeți dumneavoastră alt client. O sugestie este întotdeauna doar o propunere. Faceți clic pe Salvați modificările pentru a face alegerea definitivă.
Probleme?
Noțiuni
- Tip de document: felul documentului, de exemplu Poliță de asigurare sau Carte de identitate.
- Arhivat: un document care este păstrat, dar nu mai apare printre documentele active.
- Lista centrală de documente: fișiere care nu sunt încă asociate unui client.
- Cerere de semnătură: o comandă de a pune un PDF la semnat. Vezi cerere de semnătură.
- Client: înregistrarea din Tillor de care este legat un document. Vezi client.