Gestionarea clienților
Gestionați clienții și datele lor în Tillor
Ultima actualizare la
Un client este locul din Tillor unde se adună tot ce ține de o persoană sau de o firmă: date, persoane de contact, facturi, ocupări, rezervări, documente și acces. Creați un client, îl regăsiți în listă și îi actualizați datele pe profilul clientului. Începeți cu Adăugarea unui client nou.
Bine de știut
- La creare este obligatoriu doar Prenume. Toate celelalte date le completați ulterior pe profilul clientului.
- Tillor avertizează la un posibil client duplicat dacă prenumele și numele împreună, adresa de e-mail sau numărul de telefon există deja la alt client. O adresă de e-mail sau un număr de telefon contează începând cu 4 caractere.
- Sugestiile de adresă apar de la 3 caractere tastate în câmpul Stradă.
- Scanările documentelor de identitate fără client asociat sunt șterse de Tillor după 7 zile.
- Ștergerea unui client elimină și toate datele aferente și nu poate fi anulată.
Cum se leagă lucrurile?
Tot ce înregistrați în Tillor este legat de un client. O ocupare leagă clientul de o parcelă și, prin aceasta, și de contoarele de pe acea parcelă. Consumul acestor contoare ajunge pe factura clientului.
Adăugarea unui client nou
Înainte de a începe:
- O scanare de identitate, dacă vreți să creați clientul cu ajutorul ei. Dacă nu există nicio scanare în coadă, alegeți pur și simplu introducerea manuală.
- Nu sunteți sigur dacă clientul există deja? Căutați-l mai întâi în listă, vezi Căutarea și filtrarea clienților.
Deschideți lista de clienți
Mergeți la CliențiPrezentare generală și faceți clic în dreapta sus pe Creați un client nou. Cât timp există scanări de identitate în așteptare, butonul afișează un meniu cu Manual și scanările din coadă.
Alegeți cum creați clientul
Alegeți Manual. Se deschide un formular cu Prenume, Nume, Adresă de e-mail și Număr de telefon. Completați ce știți și faceți clic pe Creați clientul. Dacă există posibil deja un client cu date asemănătoare, jos apare un mesaj galben cu un link către acel client.
Verificați dacă nu este un client duplicat
Dacă există posibil deja un client cu același nume, aceeași adresă de e-mail sau același număr de telefon, Tillor afișează Posibil client duplicat cu numele și numărul clientului. Faceți clic pe Folosiți acest client pentru a deschide acel client sau pe Creați oricum dacă este într-adevăr altă persoană.
Termen de păstrare și responsabilitate
Scanările fără client asociat sunt șterse de Tillor automat după 7 zile. Prelucrați-le la timp.
Pentru scanările asociate, organizația dumneavoastră stabilește termenul de păstrare și temeiul juridic. Tillor le păstrează până când le disociați sau le ștergeți. Respectarea legislației privind confidențialitatea și a termenelor de păstrare adecvate este responsabilitatea dumneavoastră ca operator de date.
Ce se întâmplă apoi?
- Ajungeți pe noul profil al clientului, unde completați restul: adresă, cod TVA, persoane de contact și câmpuri proprii.
- Dacă clientul a fost creat dintr-o scanare, scanarea aparține clientului și nu mai este în coadă.
- Crearea apare ca primul rând în fila Evenimente a clientului.
- Dacă vreți ca ceva să se întâmple imediat la un client nou, de exemplu un e-mail de bun venit, folosiți o automatizare.
Verificarea unui cod TVA
În fila Prezentare generală, în blocul Datele clientului, completați Cod TVA. Tillor verifică numărul în registrul european VIES de îndată ce este completată și Țară și numărul este suficient de lung.
- Dacă numărul este valid, vedeți o bifă verde și o fereastră cu denumirea oficială a firmei și adresa din VIES. Faceți clic pe Aplicați adresa companiei pentru a prelua acea adresă în formular.
- Dacă numărul este invalid, vedeți o pictogramă roșie și un mesaj de eroare.
Profilul clientului
Când faceți clic pe un client, vedeți profilul clientului. Sus se află datele rezumative ale clientului, iar dedesubt comentariile fixate. Prin file ajungeți la restul.
| Fila | Ce găsiți acolo |
|---|---|
| Prezentare generală | Datele clientului (formular editabil), comunicări recente, facturi, citiri, comentarii, ocupări și notificări |
| Facturare | Toate facturile acestui client și soldul pe cont |
| Control acces | Drepturi de acces și numere de înmatriculare |
| Contacte | Persoane de contact suplimentare |
| Tag-uri NFC | Tag-uri NFC asociate |
| Rezervări | Toate rezervările |
| Comunicare | Mesaje și istoricul comunicării |
| Outlook | E-mailuri de la și către client din căsuțele dumneavoastră Outlook. Această filă apare doar dacă Outlook este conectat și aveți voie la Vizualizați inboxul |
| Evenimente | Cronologie cu modificări, inclusiv crearea clientului sau a contactului, asocierea sau disocierea unui document de identitate și, la actualizările clientului, contactului, setărilor de facturare și metodelor de acces, valorile înainte/după |
| Documente | Fișiere și atașamente salvate și cererile de semnare |
| Sarcini | Sarcini asociate acestui client |
Dintr-o privire
În fila Prezentare generală se află, în stânga sus, cardul Dintr-o privire. Acesta arată doar ce necesită atenție la momentul respectiv și se închide dacă nu există nimic de arătat:
- Rezervări active și Rezervări viitoare, cu un buton Vizualizați rezervarea
- Contoare active cu alarme
- Sarcini deschise ale acestui client
- Scanări de identitate ale acestui client
Aceleași date le vedeți în cardul unui apel primit. Un comentariu pe care îl fixați apare direct sub datele clientului, în partea de sus a profilului. Vezi Comentarii.
Zile de naștere
Dacă clientul sau partenerul său are azi ziua de naștere, în partea de sus a profilului clientului apare un bloc verde Zi de naștere azi, cu numele și vârsta, iar pe pagină cad confetti. Pentru client, data provine din câmpul Data nașterii. Partenerul este contactul cu relația Partener. O dată de naștere de 29 februarie se consideră, în anii fără 29 februarie, 28 februarie.
Editarea datelor clientului
În fila Prezentare generală, în blocul Datele clientului, modificați câmpurile. Jos în formular se află Anulați și Salvați. Fiecare modificare apare în fila Evenimente, cu o prezentare Înainte / după pe câmp, astfel încât să vedeți exact ce s-a modificat.
Dacă organizația dumneavoastră a creat câmpuri proprii pentru clienți, acestea apar ca câmpuri suplimentare în același bloc.
Completarea adresei
Adresa constă din Stradă, Nr. și Ap., urmate de Cod poștal, Localitate și Țară.
- Dacă tastați cel puțin trei caractere din stradă, Tillor sugerează adrese. Alegeți una: se completează strada, numărul, codul poștal, localitatea și țara. Sugestiile provin din OpenStreetMap, o bază de date cartografică gratuită.
- Dacă tastați Kerkstraat 5 în câmpul Stradă, cifra trece în Nr.. Un spațiu după număr vă duce la Ap.. Dacă lipiți o adresă completă, aceasta este împărțită la fel. În țările în care numărul stă înaintea străzii, numărul nu este mutat automat.
- Dacă codul poștal sau localitatea sunt deja completate, Tillor verifică adresa. O bifă verde cu Adresă găsită înseamnă că adresa există. O pictogramă galbenă cu Scriere sugerată arată ortografia uzuală. Faceți clic pe Actualizează adresa pentru a o prelua.
- Adresa este păstrată pe un singur rând, de exemplu pe facturi și în exporturi.
Sugestiile sunt un ajutor, nu o obligație. Puteți oricând să completați singur.
Căutarea și filtrarea clienților
Mergeți la CliențiPrezentare generală. Sus se află o bară de căutare.
- Tastați un nume, o adresă de e-mail, un număr de telefon sau un număr de client.
- Rezultatele se actualizează pe măsură ce tastați, cu o scurtă întârziere.
- Puteți filtra și după Creat (interval de date), Stare și Tip.
Ștergerea unui client
Folosiți Ștergeți clientul în meniul din partea de sus a profilului clientului. Tillor întreabă Sigur doriți să ștergeți acest client? Dacă confirmați, dispar și toate datele aferente. Acest lucru nu poate fi anulat.
Scenarii frecvente
Un client nou rezervă pentru prima dată
- Clientul sună sau rezervă online.
- Adăugați clientul cu Creați un client nou.
- Completați adresa și celelalte date pe profilul clientului (fila Prezentare generală > Datele clientului).
- Creați o ocupare pe parcela dorită, vezi Ocupări.
- Consumul contoarelor asociate este urmărit automat de Tillor. Îl vedeți la Citiri în Prezentare generală.
Modificarea datelor clientului
Deschideți profilul clientului, modificați adresa în formular și faceți clic pe Salvați.
Probleme?
Noțiuni
- Client: înregistrarea din Tillor a unei persoane sau a unei firme. Vezi client.
- Persoană de contact: o persoană suplimentară a unui client, de exemplu un partener sau un contact de urgență.
- Ocupare: un client pe o parcelă pentru o perioadă. Vezi ocupare.
- Rezervare: o rezervare pentru un sejur. Vezi rezervare.
- Evenimente: cronologia cu toate modificările unui client. Vezi eveniment.
- VIES: registrul european în care Tillor verifică un cod TVA.