Ocupări
Asociați clienții cu parcelele și gestionați cine unde stă
Ultima actualizare la
O ocupare stabilește că un client folosește o anumită parcelă (un loc de camping, un stâlp electric și altele asemenea). Cât timp ocuparea este activă, Tillor atribuie automat clientului consumul contoarelor de pe acea parcelă. Gestionați ocupările în profilul clientului. Începeți cu Crearea unei ocupări.
Bine de știut
- O parcelă poate fi ocupată de un singur client la un moment dat. Parcelele cu o ocupare activă nu apar în lista de alegere.
- Plătit până la acceptă doar astăzi sau o dată ulterioară.
- Parcela unei ocupări nu poate fi modificată ulterior. Dacă un client se mută, încheiați ocuparea și creați una nouă.
- Ștergerea unei ocupări nu poate fi anulată, dar consumul până la data de încheiere se păstrează și poate fi încă facturat.
- La Prelungiți ocuparea (factură), factura ciornă primește o dată scadentă la 14 zile după creare.
- Doar câmpurile Tip, Frecvența chiriei și Preț sunt informative. Ele nu controlează automat înregistrarea contoarelor sau facturarea.
Cum se leagă lucrurile?
O ocupare leagă trei lucruri: clientul, parcela și contoarele de pe acea parcelă. Astfel Tillor știe pe numele cui se înregistrează consumul.
La creare, Tillor notează citirile inițiale ale contoarelor, iar la încheiere citirile finale. Consumul dintre ele aparține clientului. O ocupare nouă pe aceeași parcelă începe o perioadă nouă.
Vizualizarea ocupărilor
Deschideți un profil de client prin CliențiPrezentare generală și mergeți la cardul Ocupări din fila Prezentare generală.
- Tabelul afișează pentru fiecare ocupare Parcelă, Tip, Frecvența chiriei, Preț, Stare și Plătit până la, cu o indicație relativă precum „peste 12 zile".
- La Plătit până la apare o pictogramă de informare cu Facturat până la într-un tooltip, dacă acea dată este completată sau este egală cu Plătit până la.
- Cu Filtrați ocupările... căutați după numele parcelei.
- Acțiunile pentru fiecare ocupare (editare, prelungire, ștergere) se află în meniul cu trei puncte de la sfârșitul rândului.
Crearea unei ocupări
Înainte de a începe:
- Parcela trebuie să fie liberă. Dacă nu apare în listă, este deja ocupată. Consultați Probleme, mai jos.
- Dacă parcela are contoare, aveți la îndemână citirile inițiale. Dacă nu completați nimic, Tillor preia ultima citire cunoscută.
Deschideți profilul clientului
Mergeți la CliențiPrezentare generală, deschideți clientul și mergeți la cardul Ocupări.
Faceți clic pe Creați ocupare
Găsiți butonul în bara de instrumente a tabelului. Se deschide un dialog.
Completați datele
Doar Parcelă este obligatorie. Restul este opțional.
- Parcelă: alegeți prin Selectați o parcelă. În listă apar doar parcelele disponibile. Dacă nicio parcelă nu este disponibilă, vedeți Nu s-au găsit parcele disponibile.
- Plătit până la (opțional): până când a plătit clientul în avans. Alegeți astăzi sau mai târziu.
- Facturat până la (opțional): lăsați gol pentru a urma aceeași dată ca Plătit până la, sau alegeți o dată proprie.
- Tip: Cazare proprie (implicit) sau Rulotă de închiriat.
- Frecvența chiriei (opțional): una dintre opțiunile setate de organizația dumneavoastră, fiecare cu o lună de început și un număr de luni (de exemplu început în ianuarie, 6 luni). Alegeți Fără frecvență dacă nu doriți să stabiliți una.
- Descriere (opțional): o explicație, de exemplu înțelegeri privind tariful.
- Preț: ocuparea preia prețul parcelei. Cu Înlocuiți prețul moștenit al parcelei indicați un preț propriu.
- Citiri inițiale ale contoarelor (opțional): apare imediat ce parcela are contoare. Dacă nu are contoare, vedeți Niciun contor asociat.
Confirmați
Faceți clic pe Creați ocupare pentru a salva.
Completarea citirilor contoarelor
Tastați singur citirea în fila Manual. Câmpul afișează ca exemplu ultima citire cunoscută. Dacă există citiri anterioare, puteți alege o citire existentă prin Selectați.
Dacă introduceți o citire mai mică decât ultima citire salvată, Tillor afișează un avertisment. Puteți totuși confirma valoarea mai mică sau modifica introducerea.
Ce se întâmplă apoi?
- Ocuparea este activă imediat și apare în tabelul din profilul clientului.
- Tillor începe pentru fiecare contor de pe parcelă o perioadă de consum pentru acest client. Citirile noi ale contoarelor contează de acum ca consum al clientului.
- Parcela nu mai este disponibilă pentru o altă ocupare.
Editarea unei ocupări
Deschideți meniul ocupării
Faceți clic pe meniul cu trei puncte de lângă ocupare și alegeți Editați.
Modificați câmpurile
Puteți modifica Tip, Frecvența chiriei, Descriere, Plătit până la, Facturat până la și Preț. Parcelă este doar pentru citire. Dacă organizația dumneavoastră are câmpuri personalizate pentru ocupări, acestea apar în partea de jos a dialogului.
Salvați
Faceți clic pe Salvați modificările. Modificarea apare, cu o prezentare înainte/după, în fila Evenimente a clientului.
Încheierea unei ocupări
Încheierea elimină legătura dintre client și parcelă. Parcela devine apoi din nou disponibilă.
Alegeți Eliminați
Faceți clic pe meniul cu trei puncte de lângă ocupare și alegeți Eliminați. Se deschide fereastra Ștergeți ocuparea.
Alegeți data și citirile finale ale contoarelor
Dacă parcela are contoare, puteți completa Citiri finale ale contoarelor (opțional). Alegeți mai întâi la Dată ziua în care se încheie ocuparea (astăzi sau mai devreme). Apoi apare pentru fiecare contor un câmp pentru citirea finală. Un contor manual îl completați prin Manual sau îl alegeți prin Selectați. Un contor automat cere întotdeauna o citire existentă prin Selectați o citire de contor.
Confirmați
Faceți clic pe Ștergeți ocuparea. Aceasta nu poate fi anulată.
Ce se întâmplă apoi?
- Tillor închide perioadele de consum deschise ale clientului. Consumul până la data de încheiere se păstrează și poate fi încă facturat.
- Parcela este din nou disponibilă pentru o ocupare nouă.
- Ocuparea dispare din tabel.
Facturare: prelungirea unei ocupări
Cu Prelungiți ocuparea (factură) creați o factură ciornă pentru următoarea perioadă a unei ocupări, de exemplu taxa anuală de loc. Puteți face acest lucru pentru o singură ocupare sau pentru toate ocupările clientului deodată.
Înainte de a începe: trebuie să existe cel puțin un produs cu acțiunea Prelungiți ocuparea (adesea taxa de loc). Consultați Produse.
Porniți acțiunea
Deschideți meniul cu trei puncte de lângă ocupare și alegeți Prelungiți ocuparea (factură).
Alegeți dacă facturați și consumul
Bifați Facturați consumul restant pentru această parcelă (la Prelungiți toate: Facturați consumul restant (toate parcelele)) dacă doriți să facturați și consumul restant pe aceeași factură ciornă. Dacă nu este nimic restant pe contoarele implicate, rămân doar rândurile pentru prelungirea ocupării.
Creați factura ciornă
Faceți clic pe Creați factură ciornă. Tillor folosește primul produs cu acțiunea Prelungiți ocuparea (alfabetic după nume) și construiește rândurile pentru dumneavoastră. Apoi completați perioada pe factură și înregistrați contabil când sunteți gata.
Ce se întâmplă apoi?
- O factură ciornă este pregătită la client, cu mesajul Gata și o descriere a ceea ce a fost creat.
- Dacă înregistrați contabil factura, Tillor setează Facturat până la la momentul de sfârșit al rândului.
- După plată, Tillor actualizează Plătit până la. Facturat până la avansează doar dacă era încă înaintea acelui moment de sfârșit.
Atenție la o ciornă existentă
Dacă există deja o factură ciornă care prelungește această parcelă, Tillor afișează Verificați înainte de a continua. O a doua ciornă poate genera rânduri duble sau poate sări peste o perioadă. Deschideți ciorna existentă cu Deschideți ciorna ..., sau alegeți Creați ciorna oricum.
Plătit până la, tip, frecvența chiriei și preț
| Câmp | Semnificație |
|---|---|
| Plătit până la | Până când a plătit clientul în avans. La creare sau editare alegeți astăzi sau mai târziu. |
| Facturat până la | Până când s-a facturat. Dacă îl lăsați gol, afișarea urmează Plătit până la. |
| Tip | Deosebește șederea proprie de închiriere. |
| Frecvența chiriei | Stabilește ritmul chiriei pentru urmărire administrativă. |
| Preț | Urmează implicit parcela, dar poate fi modificat pentru fiecare ocupare. |
Scenarii frecvente
Un oaspete nou face check-in
- Căutați clientul sau adăugați-l.
- În profilul clientului, creați o ocupare pe parcelă.
- Completați citirea inițială sau lăsați Tillor să preia ultima citire.
- De acum, Tillor asociază acestui client consumul contoarelor de pe acea parcelă.
Un oaspete pleacă
- La ocupare alegeți Eliminați.
- Alegeți data plecării și completați citirile finale ale contoarelor.
- Confirmați. Tillor închide perioadele de consum, iar parcela este din nou disponibilă.
Un client se mută pe altă parcelă
- Încheiați ocuparea curentă cu citirile finale ale contoarelor de pe parcela veche.
- Creați o ocupare nouă pe parcela nouă, cu citirile inițiale ale contoarelor.
- Tillor ține separat perioadele de consum pentru fiecare parcelă.
Probleme?
Noțiuni
- Ocupare: un client pe o parcelă pentru o perioadă. Consultați ocupare.
- Parcelă: locul în sine, cu eventuale contoare. Consultați parcelă.
- Plătit până la: data până la care clientul a plătit în avans.
- Facturat până la: data până la care s-a facturat deja.
- Perioadă de consum: perioada în care consumul unui contor este atribuit unui singur client. Consultați lot de consum.
- Frecvența chiriei: ritmul chiriei, de exemplu anual sau la jumătate de an.