Urmărirea unei cereri

După trimitere, urmărești o cerere de semnare pe pagina de detalii: cine a semnat deja, cine este la rând și ce mai poți face. Tot aici trimiți un memento, anulezi o cerere și descarci PDF-ul semnat.

Înainte de a începe:

• Oricine poate vizualiza. Trimiterea de mementouri, anularea, readucerea la ciornă și trimiterea la tabletă cer permisiunea Gestionarea cererilor de semnare. Fără această permisiune, butoanele respective apar gri.
• Cererea trebuie să fi fost trimisă. O Ciornă o editezi în editor, vezi Cere semnături.

Deschiderea cereriiCopiază linkul către această secțiune

Deschide AdministrareSemnături. Lista arată pentru fiecare cerere Titlu, Client, Stare, câte au fost deja Semnat, când a fost Creat și până când se poate semna (Semnează până la). Caută după titlu sau numele clientului sau filtrează cu Stare, de exemplu doar cererile care sunt încă în curs. Apasă pe o cerere pentru a o deschide.

Aceleași cereri se află și la client, în fila Documente, la Cereri de semnătură.

Pagina de detaliiCopiază linkul către această secțiune

În stânga vezi datele cererii, semnatarii în ordine și Istoric. În dreapta se află documentul, cu semnăturile deja puse. Sus apare cine este așteptat, de exemplu Se așteaptă semnătura lui Marc Janssens.

Pentru fiecare semnatar vezi dacă încă așteaptă (În așteptare), a primit linkul (Link trimis), a Semnat sau a Refuzat, cu momentul. Pagina se reîmprospătează singură când cineva semnează.

Înainte și după: de la În curs la FinalizatăCopiază linkul către această secțiune

Așa arată același tip de cerere în timpul semnării și după. Mai întâi este În curs: chiriașul a semnat, iar garantul este la rând.

De îndată ce ultimul semnatar a semnat, cererea este Finalizată. Toate semnăturile sunt în document, istoricul este completat, iar sus apare butonul pentru descărcarea PDF-ului semnat.

Trimiterea unui mementoCopiază linkul către această secțiune

La un semnatar care este la rând, apasă Trimite memento. Persoana primește din nou același link, iar Tillor afișează Linkul a fost trimis din nou. Linkul din primul mesaj continuă să funcționeze. Butonul nu apare la angajați, care semnează în Tillor, și nici la semnatarii care încă așteaptă.

În plus, Tillor trimite singur mementouri. Un semnatar care este la rând primește un memento după numărul de zile setat la Memento după (implicit 3), numărate de la primul mesaj sau de la mementoul anterior. Aceasta se întâmplă de maximum 2 ori per semnatar și în timpul verificării zilnice a Tillor. Un memento poate deci ajunge cu până la o zi mai târziu decât numărul de zile setat.

Semnarea pe tabletăCopiază linkul către această secțiune

Dacă semnatarul se află la recepție, apeși la acea persoană Semnează pe tabletă. Cum funcționează și de ce butonul lipsește uneori citești la Pe tableta de la recepție.

Semnarea personală ca angajatCopiază linkul către această secțiune

Dacă este rândul unui coleg sau al tău, persoana primește un mesaj cu un link către Tillor. Pe pagina de detalii apare atunci butonul Semnează acum.

Anularea unei cereriCopiază linkul către această secțiune

Apasă Anulează cererea și confirmă. Linkurile de semnare nu mai funcționează atunci, iar semnăturile deja puse nu sunt folosite. Dacă vrei totuși să continui, apasă Păstrează.

Anularea este posibilă doar cât timp cererea este În curs. O cerere finalizată, refuzată sau expirată este definitivă.

Înapoi la editareCopiază linkul către această secțiune

Dacă nu a semnat încă nimeni, sau doar tu, pe pagina de detalii apare Înapoi la editare. Cererea devine din nou ciornă, linkurile trimise nu mai funcționează, iar toți semnează din nou după trimitere. Dacă altcineva a semnat deja, butonul lipsește. Anulează atunci cererea și creează una nouă.

Ce se întâmplă apoi?Copiază linkul către această secțiune

• Cineva semnează: semnatarul primește starea Semnat, iar următorul primește linkul. Pagina se reîmprospătează singură.
• Toți au semnat: vezi scurt Toți au semnat. PDF-ul semnat este în pregătire. Cererea devine Finalizată. PDF-ul semnat apare ca [titlu] (semnat) la Documente ale clientului, cu același tip de document ca PDF-ul original. Dacă acesta nu avea tip, primește tipul Acord semnat. Fiecare semnatar primește o copie.
• Cineva refuză: cererea se oprește cu starea Refuzată. Cel care a creat cererea primește o notificare, iar ceilalți semnatari nu mai sunt solicitați. La semnatar apare motivul, dacă a fost completat.
• Tu anulezi: cererea primește starea Anulată, iar linkurile nu mai funcționează.
• Termenul a trecut: după ziua de la Semnează până la, nimeni nu mai poate semna. Tillor pune cererea pe Expirată în timpul verificării zilnice. Până la acea verificare vezi pe pagina de detalii că termenul a trecut. Dacă vrei ca cineva să mai semneze, creează o cerere nouă.

PDF-ul semnatCopiază linkul către această secțiune

Pe pagina de detalii descarci PDF-ul cu Descarcă PDF-ul semnat, sub istoric. Tot acolo se află și Marcă temporală, vezi Dovezi și valabilitate.

Prin e-mail, PDF-ul este atașat mesajului către semnatar. Dacă nu reușește, apare un buton pentru a-l descărca. Cine are doar un număr de telefon primește un SMS cu un link.

PDF-ul semnat și PDF-ul original sunt dovada semnării. De aceea nu le poți șterge, doar arhiva.

Istoric și evenimenteCopiază linkul către această secțiune

La Istoric apare fiecare pas cu momentul și cine l-a făcut: creat, trimis, link trimis, pagină deschisă, cod trimis, cod greșit, semnat, refuzat, readus la ciornă, anulat, expirat și finalizat. Aceeași linie apare la client, în fila Evenimente, și în jurnalul de activitate.

Probleme?Copiază linkul către această secțiune

Vezi șiCopiază linkul către această secțiune