Dovezi și valabilitate
Ce înregistrează Tillor la o semnătură și ce fel de semnătură electronică este.
Ultima actualizare la
Tillor înregistrează la fiecare semnare cine a semnat, când și cum, și sigilează PDF-ul astfel încât orice modificare ulterioară să fie vizibilă. Rezultatul este o semnătură electronică simplă, potrivită pentru contracte de închiriere, regulamente interne, declarații de renunțare (waivers) și condiții. Pentru documentele pentru care legea cere o semnătură mai puternică, Tillor nu este locul potrivit.
Ce se află pe paginile de dovadă?
La finalul PDF-ului semnat se adaugă una sau mai multe pagini Dovada semnării. Acolo găsești:
- titlul documentului, cererea, organizația ta, numărul de pagini și când a fost creată, trimisă și finalizată cererea
- două amprente ale fișierului: ale PDF-ului așa cum l-ai încărcat și ale paginilor semnate înainte de adăugarea paginilor de dovadă. Dacă se schimbă un singur caracter din fișier, amprenta nu mai corespunde
- pentru fiecare semnatar: nume, rol, tip, adresa de e-mail, numărul de telefon și limba, când a plecat linkul și când a deschis persoana pagina pentru prima dată, momentul semnării, adresa IP și dispozitivul
- cum a fost confirmat semnatarul: cu un cod unic, pe ce canal a fost trimis codul și când, sau autentificat în Tillor la angajați
- fraza cu care semnatarul și-a dat acordul, exact așa cum apărea pe ecran
- ce a completat semnatarul: fiecare câmp de text, de dată și de bifat, cu valoarea lui, inclusiv ce a rămas gol
- semnătura și parafa așa cum au fost desenate și pe ce pagini apar. O semnătură tastată apare ca imagine a numelui tastat, la fel ca una desenată
- cum s-a semnat: pe pagina de semnare prin link, în Tillor de un angajat autentificat sau pe tableta de la recepție (cu cod sau cu identitatea confirmată de un angajat)
- istoricul de audit: fiecare pas cu momentul, cine l-a făcut și de la ce adresă IP și dispozitiv. De exemplu Link de semnare trimis, Pagina de semnare deschisă, Cod de verificare trimis, Cod greșit introdus, Semnat și Finalizat și sigilat
Orele sunt în fusul orar al organizației tale, cu ora UTC (ora standard mondială) alături. Adresele IP și dispozitivele sunt păstrate criptat de Tillor. Le vezi în Tillor și pe paginile de dovadă. Semnăturile și valorile completate apar în document la locurile alese de tine. Încărcarea ta originală este păstrată separat și nu se schimbă niciodată.
Aceiași pași îi vezi și pe pagina cererii, la Istoric, și la client, la Evenimente.
Pentru cititorul tehnic
Cele două amprente sunt sume de control SHA-256. O amprentă SHA-256 se schimbă complet de îndată ce se modifică un singur octet al unui fișier, de aceea dovedește că fișierul nu a fost modificat. Pe pagina de dovadă apare și amprenta certificatului de sigiliu (vezi mai jos).
Sigiliu și marcă temporală
PDF-ul semnat este, ca ultim pas, sigilat cu o semnătură digitală a organizației tale, creată de Tillor. Dacă îl deschizi în Adobe Reader sau în alt cititor de PDF, vezi un panou de semnătură. Dacă după sigilare se modifică ceva în fișier, cititorul te avertizează.
Cititorul spune uneori că semnatarul este necunoscut sau nevalidat. Este normal: certificatul vine de la Tillor și nu de la o autoritate de certificare plătită. Ce certificat este, apare cu amprenta lui pe pagina de dovadă.
Sigiliul primește și o marcă temporală de la un serviciu independent și gratuit de marcare temporală (FreeTSA sau DigiCert, dacă primul nu răspunde). Aceasta dovedește, independent de Tillor, când a existat fișierul exact în această formă. Momentul apare pe pagina cererii, la Marcă temporală.
Ce fel de semnătură este
Este o semnătură electronică simplă conform regulilor europene eIDAS. Tillor verifică adresa de e-mail sau numărul de telefon cu un cod, înregistrează desenul semnăturii și păstrează dovada. Aceasta se potrivește cu contractele de închiriere, regulamentele interne, declarațiile de renunțare și condițiile.
O semnătură calificată, de exemplu cu itsme sau cu un card eID, nu este posibilă. Dacă ai un document pentru care legea o cere, semnează-l în afara Tillor.
Ce se întâmplă cu dovada?
- PDF-ul original și PDF-ul semnat rămân la documentele clientului. Le poți arhiva, dar nu le poți șterge.
- Dovada face parte din PDF-ul semnat. Cine a primit o copie are deci și paginile de dovadă.
- Istoricul de audit rămâne pe pagina cererii, chiar dacă cererea a fost refuzată, anulată sau a expirat.