Pedir assinaturas
Escolha um PDF, adicione signatários, coloque os campos de assinatura e envie o pedido.
Última atualização em
Com um pedido de assinatura faz assinar online um PDF por uma ou mais pessoas. Cria-o em duas partes: primeiro escolhe o cliente e o PDF, depois define no editor os signatários e os campos. Como acompanhar depois quem já assinou está em Acompanhar um pedido.
Antes de começar:
- Precisa da permissão Gerir pedidos de assinatura. Se não a tiver, o botão Pedir assinaturas fica a cinzento.
- O ficheiro tem de ser um PDF, até 250 MB. O Tillor recusa outro tipo de ficheiro com Isto não é um PDF. Escolha um ficheiro PDF.
- Cada signatário precisa de um e-mail ou número de telefone para receber a ligação ou o código. Num cliente ou contacto, preencha-o primeiro nos dados deles.
- Cada signatário precisa de pelo menos um campo de assinatura ou de rubrica.
Criar um pedido de assinatura
Inicie o pedido
Escolha onde começa.
Vá a AdministraçãoAssinaturas e clique em Pedir assinaturas. Escolha o Cliente.
Em Documento, escolha um PDF que já esteja nesse cliente, ou deixe Carregar um novo PDF e arraste o PDF para a caixa (ou clique em Escolher PDF). Preencha um Título, por exemplo Contrato de arrendamento 2027. Se o deixar vazio, o Tillor usa o nome do documento. Clique depois em Continuar.
Um PDF carregado fica nos documentos do cliente. O Tillor nunca o altera: as assinaturas vão para uma cópia à parte.
Adicione signatários
Em Signatários, clique em Adicionar signatário e escolha:
- Cliente: [nome]
- Contacto do cliente
- Colaborador
- Parte externa: preencha Nome, Endereço de e-mail e/ou Número de telemóvel e Idioma. É necessário pelo menos um dos dois dados de contacto. Sem e-mail, a pessoa recebe a ligação por SMS.
Pode adicionar no máximo 10 signatários. Assinam de cima para baixo, e o seguinte só recebe a ligação quando o anterior tiver assinado. Com Assinar mais cedo e Assinar mais tarde (as setas) muda a ordem, com o caixote do lixo remove alguém. Na caixa por baixo do nome pode preencher, opcionalmente, uma Função, por exemplo Inquilino ou Fiador.
Cada signatário tem uma cor própria. Essa cor volta a ver-se nos campos dele no documento.
Coloque os campos
Em Campos para, escolha o signatário para quem coloca campos. Escolha depois o tipo de campo e toque ou arraste numa página do documento. Arraste um campo para o mover e arraste o canto para o aumentar ou diminuir.
| Campo | O que o signatário faz |
|---|---|
| Assinatura | Coloca a assinatura desenhada ao tocar na caixa |
| Rubrica | Coloca a rubrica desenhada ao tocar na caixa |
| Nome | Nada: o Tillor preenche o nome do signatário |
| Data de assinatura | Nada: o Tillor preenche o dia da assinatura |
| Texto | Escreve uma linha, até 200 carateres, por exemplo uma matrícula |
| Texto longo | Escreve algumas linhas, até 2.000 carateres, por exemplo uma observação |
| Caixa de seleção | Assinala uma condição |
| Data | Escolhe uma data, por exemplo um dia de chegada |
Clique num campo colocado para o selecionar. Por baixo dos botões vê então:
- Signatário: passa o campo para o nome de outro signatário, sem o voltar a desenhar.
- Em Texto, Texto longo, Caixa de seleção e Data, também uma Pergunta ou etiqueta (que o signatário vê junto da caixa de preenchimento) e Obrigatório. Um campo que não é obrigatório pode ficar vazio.
- A cruz no campo elimina-o.
Se alguém precisar de uma rubrica em todas as páginas, use Rubrica em todas as páginas. O Tillor coloca então um campo de rubrica em todas as páginas para esse signatário. Enquanto um signatário não tiver campo de assinatura ou de rubrica, vê Ainda sem campo de assinatura junto dessa pessoa.
Defina a mensagem e o prazo
Em Pedido preencha:
- Título: tal como os signatários o veem.
- Mensagem para os signatários: opcional, aparece no e-mail e na página de assinatura.
- Assinar até: a data limite. Por defeito são 14 dias após a criação. Pode assinar-se até ao fim desse dia.
- Lembrete após: após quantos dias (1 a 14) um signatário a quem chegou a vez recebe um lembrete. Por defeito 3 dias.
Envie o pedido
Clique em Enviar e confirme. O primeiro signatário recebe a ligação.
Se quiser continuar mais tarde, clique em Guardar rascunho. Com o caixote do lixo ao lado (Eliminar rascunho) deita fora o pedido, após confirmação. O PDF fica nos documentos do cliente.
O que acontece depois?
- O pedido passa ao estado Em curso. Encontra-o no cliente, em Documentos, e em AdministraçãoAssinaturas. O Tillor indica Enviado ao primeiro signatário.
- O primeiro signatário recebe um e-mail com uma ligação pessoal, ou um SMS se só houver número de telefone. Cada signatário seguinte recebe a ligação assim que o anterior assinar.
- Um signatário a quem chegou a vez e que não responde recebe automaticamente um lembrete após o número de dias em Lembrete após, no máximo 2 vezes. Também pode enviar um lembrete você mesmo a qualquer momento, ver Acompanhar um pedido.
- Assim que todos assinarem, o pedido passa a Concluído e o PDF assinado fica no cliente.
- Se o prazo terminar sem que todos tenham assinado, o pedido passa a Expirado.
Se quiser alterar algo enquanto ainda ninguém assinou, ou só você, clique em Voltar a editar. O pedido volta a ser um rascunho: as ligações enviadas deixam de funcionar e todos assinam de novo quando o enviar outra vez. Se outra pessoa já assinou, cancele o pedido e crie um novo.
Quer que uma automação reaja a um pedido concluído, por exemplo com uma tarefa? Use o gatilho Pedido de assinatura concluído, ver Gatilhos.