Acompanhar um pedido
Veja quem já assinou, envie um lembrete, cancele um pedido e descarregue o PDF assinado.
Última atualização em
Depois de enviar, acompanha um pedido de assinatura na página de detalhe: quem já assinou, a quem chegou a vez e o que ainda pode fazer. É também aqui que envia um lembrete, cancela um pedido e descarrega o PDF assinado.
Antes de começar:
- Qualquer pessoa pode ver. Lembrar, cancelar, devolver a rascunho e enviar para o tablet exige a permissão Gerir pedidos de assinatura. Sem essa permissão, esses botões ficam a cinzento.
- O pedido tem de ter sido enviado. Um Rascunho edita-se no editor, ver Pedir assinaturas.
Abrir o pedido
Abra AdministraçãoAssinaturas. A lista mostra por pedido o Título, o Cliente, o Estado, quantos já estão Assinado, quando foi Criado e até quando se pode assinar (Assinar até). Pesquise por título ou nome do cliente, ou filtre com Estado por exemplo só os pedidos que ainda estão em curso. Clique num pedido para o abrir.
Os mesmos pedidos estão também no cliente, no separador Documentos, em Pedidos de assinatura.
A página de detalhe
À esquerda vê os dados do pedido, os signatários por ordem e o Histórico. À direita está o documento, com as assinaturas que já foram colocadas. No topo consta quem o pedido está a aguardar, por exemplo À espera da assinatura de Marc Janssens.
Por signatário vê se ainda tem de esperar (A aguardar), se recebeu a ligação (Ligação enviada), se Assinado ou Recusado, com a hora. A página atualiza-se sozinha quando alguém assina.
Antes e depois: de Em curso a Concluído
Assim se vê o mesmo tipo de pedido durante a assinatura e depois. Primeiro está em Em curso: o inquilino assinou e o fiador tem a vez.
Assim que o último signatário assina, está em Concluído. Todas as assinaturas estão no documento, o histórico foi completado e no topo está o botão para descarregar o PDF assinado.
Enviar um lembrete
Num signatário a quem chegou a vez, clique em Enviar lembrete. Essa pessoa recebe de novo a mesma ligação, e o Tillor indica A ligação foi enviada novamente. A ligação da primeira mensagem continua também a funcionar. O botão não aparece nos colaboradores, que assinam no Tillor, nem nos signatários que ainda têm de esperar.
Além disso, o Tillor envia lembretes por si. Um signatário a quem chegou a vez recebe, após o número de dias que definiu em Lembrete após (por defeito 3), um lembrete, contado a partir da primeira mensagem ou do lembrete anterior. Isto acontece no máximo 2 vezes por signatário, e durante a verificação diária do Tillor. Um lembrete pode por isso chegar até um dia mais tarde do que o número de dias que definiu.
Fazer assinar no tablet
Se o signatário estiver ao balcão, clique nessa pessoa em Assinar no tablet. Como funciona e porque é que o botão por vezes falta, lê-se em No tablet à receção.
Assinar você mesmo como colaborador
Se a vez for de um colega ou sua, essa pessoa recebe uma mensagem com uma ligação para o Tillor. Na página de detalhe aparece então o botão Assinar agora.
Cancelar um pedido
Clique em Cancelar pedido e confirme. As ligações de assinatura deixam então de funcionar e as assinaturas já dadas não são usadas. Se mesmo assim quiser continuar, clique em Manter.
Só se pode cancelar enquanto o pedido estiver Em curso. Um pedido concluído, recusado ou expirado está fechado.
Voltar a editar
Se ainda ninguém assinou, ou só você, a página de detalhe tem Voltar a editar. O pedido volta a ser um rascunho, as ligações enviadas deixam de funcionar e todos assinam de novo após o envio. Se outra pessoa já assinou, o botão não existe. Cancele então o pedido e crie um novo.
O que acontece depois?
- Alguém assina: o signatário passa ao estado Assinado e o seguinte recebe a ligação. A página atualiza-se sozinha.
- Todos assinaram: vê brevemente Todos assinaram. O PDF assinado está a ser preparado. O pedido passa a Concluído. O PDF assinado fica como [título] (assinado) nos Documentos do cliente, com o mesmo tipo de documento que o PDF original. Se este não tinha tipo, fica com o tipo Acordo assinado. Cada signatário recebe uma cópia.
- Alguém recusa: o pedido é interrompido com o estado Recusado. Quem criou o pedido recebe uma notificação e os restantes signatários deixam de ser convidados. No signatário consta o motivo, se foi preenchido.
- Você cancela: o pedido fica com o estado Cancelado e as ligações deixam de funcionar.
- O prazo terminou: depois do dia em Assinar até, ninguém pode assinar. O Tillor passa o pedido a Expirado durante a verificação diária. Até essa verificação, vê na página de detalhe que o prazo terminou. Se quiser que mais alguém assine, crie um novo pedido.
O PDF assinado
Na página de detalhe descarrega o PDF com Descarregar PDF assinado, por baixo do histórico. Aí está também o Carimbo temporal, ver Prova e validade.
Por e-mail, o PDF vai como anexo na mensagem ao signatário. Se isso não resultar, há um botão para o descarregar. Quem só tem número de telefone recebe um SMS com uma ligação.
O PDF assinado e o PDF original são a prova da assinatura. Por isso não os pode eliminar, apenas arquivar.
Histórico e eventos
Em Histórico consta cada passo com a hora e quem o fez: criado, enviado, ligação enviada, página aberta, código enviado, código errado, assinado, recusado, devolvido a rascunho, cancelado, expirado e concluído. A mesma linha está no cliente, no separador Eventos, e no registo de atividade.